Секретариат

Оформление выписки из приказа и из других документов: советы и рекомендации

  • 24 января 2018
  • 2472

Работодатель имеет право не предоставлять копии документов целиком, если в них упоминаются третьи лица. В статье рассказывается, как правильно оформить выписку из приказа и других документов.

Есть ситуации, когда работодатель не должен предоставлять копии документов целиком, даже если на этом настаивают проверяющие органы, работник или суд. Например, содержание документа затрагивает персональные данные других работников, их фамилии, размеры зарплат, премии и т. д.

В том случае, если требуется предоставить информацию, касающуюся одного конкретного сотрудника, руководство может подготовить выписку из документа. В таком случае требования закона будут соблюдены, а конфиденциальная информация не получит разглашения.

Как заверить выписку из приказа по запросу суда

Специальных требований к оформлению выписки законодательство не предусматривает. Но и ксерокопия документа юридической силы не имеет. Суд не примет обычную копию в качестве доказательства. Выход – оформить выписку одним из двух способов. Первый – в виде обычного текста. Второй – воспроизвести необходимую часть текста документа в виде таблицы, как в подлиннике.Выписка из приказа

Выписку оформляют на общем бланке организации. 

Она должна содержать следующие обязательные реквизиты:

  • полное официальное название предприятия;
     
  • название вида деловой бумаги, из которой осуществляется выписка, например, "Выписка из приказа";
     
  • регистрационный номер деловой бумаги, из которой производится выписка, а также место и дата ее выдачи;
     
  • информация (отметка), подтверждающая факт нахождения оригинала документа на данном предприятии;
     
  • подпись уполномоченного лица;
     
  • оттиск печати предприятия (ставится, в случае предоставления выписки в стороннюю организацию. 

Выписка из приказа или другого документа обретает юридическую силу после того, как она будет заверена. Отдельных правил заверения данного документа не существует. Она заверяется так же, как и копия документа (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003).

Справка

Чтобы заверить выписку из приказа или другого документа, на ней нужно указать следующее:

  1. Заверительная надпись: "Верно";
  2. Должность лица, которое заверило копию;
  3. Подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия),
  4. Дата, когда была заверена.
  5. Оттиск печати предприятия.

Вы может по собственному усмотрению выбрать печать, оттиском которой будет заверен документ. Чаще всего для этого используется печать отдела кадров. Личную подпись работника и руководителя, подписавшего документ, в выписке приказа воспроизводить не нужно.

ПРИМЕР

В ООО «Чудо» поступил запрос из суда по иску менеджера отдела сбыта Вероники О. о взыскании премии. Чтобы не раскрывать размер премии других сотрудников, кадровик подготовила выписку из приказа о премировании (образец выше). В документ она включила фрагмент табличной части, касающийся одного работника, а также мотив и вид поощрения.

Как сделать выписку из приказа и как оформить выписку из приказа, можно узнать из статьи по ссылке.

Читайте также:

Как предоставить документы по просьбе работника

Закон обязывает работодателя предоставить работнику копии кадровых деловых бумаг по его запросу (ст. 62, 84.1 ТК РФ). При этом обеим сторонам нужно соблюдать ряд правил. Работник, в том числе и бывший, обращается с письменным заявлением. Работодатель проверяет, относится документ и его содержание непосредственно к работе сотрудника или нет. Копии кадровых документов предоставляют в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Выписка из трудовой книжки

Как правило работнику требуется копия трудовой книжки. По просьбе работника она должна быть сделана работодателем. Однако иногда возникают ситуации, когда работнику требуется подтверждение конкретного трудового периода (как правило, текущего), и нет необходимости предоставлять данные обо всех прежних местах работы. В таких случаях делается выписка из трудовой книжки. На самом деле, она представляет собой ни что иное, как разновидность справки с места работы. Предоставление такой бумаги является обязанностью работодателя (ст.62 Трудового кодекса РФ).

Выписка оформляется следующим образом. На стандартный общий бланк предприятия переносятся сведения из трудовой книжки. Нужно указать те сведения о работника, которые находятся на титульном листе.

Следующим этапом нужно создать таблицу, содержащую информацию о требуемых периодах работы данного сотрудника.

После таблицы нужно сделать пометку: "Работает по настоящее время". Заверение данной деловой бумаги осуществляется согласно общим правилам, изложенным выше. 

Справка

Какие виды документов приняты в кадровом документообороте (п. 21–26 ГОСТ Р 7.0.8-2013)

  1. Подлинник. Первый или единственный экземпляр документа.
     
  2. Дубликат. Повторный экземпляр подлинника документа.
     
  3. Копия. Экземпляр деловой бумаги, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
     
  4. Электронная копия. Копия документа, созданная в электронной форме.
     
  5. Заверенная копия. Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
     
  6. Выписка из документа. Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
     
  7. Выписка из локального нормативного акта. По запросу конкретного работника копию локального акта можно не выдавать.

Чтобы избежать споров, предоставьте сведения только в той части, которая имеет отношение к запросу работника. Не дожидайтесь, пока он обратится в судебные инстанции. Выдайте ему выписку из локального документа, например из Правил внутреннего трудового распорядка (образец ниже). 

Как подготовить выписку из приказа по запросу инспектора ГИТ

Нельзя разглашать персональные данные третьей стороне без письменного согласия работника. Выписка из документа помогает соблюдать порядок передачи персональных данных (ст. 88 ТК РФ).

Обычно кадровые бумаги проверяют сотрудники трудовой инспекции, а также фонды: социального страхования и пенсионный. Если они запрашивают информацию только в отношении конкретных сотрудников, а не сам документ целиком, то можно сделать выписку из него.

Если работник пожалуется в трудовую инспекцию о задержке заработной платы или неправильном ее расчете, инспектор обязательно попросит представить штатное расписание. Целесообразно предоставить выписку из расписания и включить в нее информацию, касающуюся только одного работника (образец ниже).

Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Выписка из штатного расписания должна содержать все реквизиты из подлинника штатного расписания, а именно:

  • сведения о приказе, которым было утверждено штатное расписание;
  • период, на который штатное расписание было утверждено;
  • количество единиц, включенных в штатное расписание;
  • фрагмент табличной части, содержащий информацию о конкретной должности.

Выписки предоставляйте проверяющим вместе с описью. Составьте ее в двух экземплярах. Попросите инспектора расписаться на вашем экземпляре и поставить дату. Это поможет избежать в дальнейшем разногласий.

Нормативная база

Документ

Поможет вам

Статья 62 ТК РФ

Выяснить, в каких случаях работодатель обязан выдать документы по запросу сотрудника

Статья 88 ТК РФ

Соблюсти требования при передаче персональных данных работника

Пункт 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003

Узнать, как заверить копию или выписку документа, чтобы они обрели юридическую силу

 Подведем итоги

Работодатель не может отказать работнику, если тот запрашивает документы, непосредственно связанные с работой.

Выписка из документа помогает предоставить информацию по запросу и сохранить конфиденциальность персональных данных других сотрудников.

Когда составляете выписку, включите в нее все реквизиты из подлинника и информацию, касающуюся конкретного работника.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.