Как правильно оформить гриф утверждения

541
Гриф утверждения является одним из важных реквизитов, обязательных для заполнения, когда речь идет о документах, имеющих нормативный характер. Наличие грифа утверждения на документе подтверждает его юридический статус и легитимность. Но для сохранения этого статуса требуется, чтобы содержание и оформление данного реквизита соответствовало требованиям, установленным государственными регламентами.

Из статьи вы узнаете:

  • что такое гриф утверждения;
  • для каких документов нужен гриф утверждения;
  • для каких документов не нужен гриф утверждения;
  • как оформляется гриф утверждения.

Что такое гриф утверждения

Деятельность любой организации регулируется документами. Это могут быть документы, имеющие управленческий, распорядительный, информационный, инструктивный характер и пр. Естественно, любой такой документ должен иметь юридическую значимость, а она подтверждается единым стилем оформления и наличием реквизитов, установленных для данного вида документов.

Правила оформления организационно-распорядительной документации устанавливаются на государственном уровне и обязательны к исполнению на любом предприятии, независимо от формы его собственности. Основные регламенты, применяющиеся в делопроизводстве, это:

  • унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-97);
  • делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ Р 51141-98);
  • государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Именно единые требования к наличию и расположению реквизитов, а также оформлению деловых документов позволяют обеспечить:

  • их юридическую значимость;Гриф утверждения
  • оперативность и качество их составления и исполнения;
  • быструю идентификацию и поиск;
  • автоматизацию оформления организационно-распорядительной документации.

Гриф утверждения документа является обязательным реквизитом для некоторых типов документации. В ГОСТ Р 6.30-97 этому реквизиту присвоен порядковый номер 16. В регламенте также даны его описание, правила оформления и заполнения, а также установлено место его расположения на титульном листе.

Для каких документов нужен гриф утверждения

В государственных регламентах нет перечня документов, на которых должен в обязательном порядке стоять гриф утверждения. Его наличие на том или ином виде документа определяется содержанием и смыслом. Работодатель вправе составить такой перечень самостоятельно, установив обязательное наличие этого реквизита в Инструкции или Положении по делопроизводству. Перечень должен быть составлен с учетом отраслевых нормативов и требований.

Так, гриф утверждения документа, как правило, проставляется на таких видах документации:

  • номенклатура дел, используемая в организации;
  • инструктивные материалы, в том числе должностные инструкции, инструкции по охране труда и технике безопасности, проведения каких-либо работ;
  • отчеты, в том числе по НИОКР, испытаниям техники, командировках, производственной деятельности;
  • планы и программы проведения работ, в том числе, коллегиальных органов, а также по отдельным сотрудникам и подразделениям;
  • локальные нормативные акты: положения, регламентирующие различные производственные процессы и трудовые взаимоотношения, учитывающие специфику деятельности предприятия;
  • штатное расписание, структура организации, ее штатная численность и вносимые в них поправки;
  • применяемые на предприятии тарифы, расценки и нормативы, в том числе расходования сырья, комплектующих и материалов;
  • сметы расходов;
  • унифицированные формы документов, разработанные и применяемые на предприятии;
  • перечни;
  • регламенты;
  • задания на производство каких-либо работ;
  • акты, в том числе проведенных проверок и ревизий, ликвидационные, экспертизы, списания.

Утверждение документа уполномоченным на это должностным лицом является подтверждением легитимности данного документа, присвоения ему правового статуса.

Для каких документов не нужен гриф утверждения

Многие документы, входящие в систему документооборота организации не имеют и, соответственно, не требуют подтверждения правового статуса. Вопрос о том, на каком документе нет грифа утверждения, решается также с учетом здравого смысла — нет необходимости утверждать извещения и уведомления, служебные записки и письма, информационные материалы.

Утверждение документа не производится и в том случае, когда он имеет распорядительный характер. Приказы и распоряжения подписываются высшими должностными лицами организации, поэтому их подписи достаточно для того, чтобы такой документ был признан легитимным.

Примеры, образцы оформления грифа утверждения

Ответ на вопрос о том, в какой части документа располагают гриф утверждения также можно найти в правилах оформления организационно-распорядительной документации. Согласно регламенту, поле для данного реквизита расположено в правом верхнем углу титульного листа. Если документ без грифа утверждения, поле реквизита просто остается пустым.

ГОСТом Р 6.30-97 также установлено содержание реквизита «Гриф утверждения». В общем случае, когда документ утверждается единственным должностным лицом, имеющим на это право, этот реквизит состоит из четырех строк. В первой строке пишется слово: УТВЕРЖДАЮ, при этом кавычки ставить не надо.

Во второй строке указывается наименование должности лица, утверждающего документ, в третьей — его собственноручная подпись с расшифровкой, в четвертой проставляется дата утверждения. Элементы реквизита допускается центрировать относительно самой длинной его строки или же по левому полю. Гриф утверждения документа, образец, приведен ниже:

Гриф утверждения образец

Когда утверждаемый документ, в соответствии с требованиями законодательства, должен быть принят с учетом мнения профсоюза или иного представительного органа работников, гриф утверждения будет выглядеть следующим образом:

Гриф утверждения образец

В том случае, когда утверждение документа производится на основании иного, утверждающего, документа, например приказа, в первой строке грифа пишется слово УТВЕРЖДЕНО (без кавычек),  во второй дается ссылка на утверждающий документ, а в третьей проставляются его реквизиты: номер и дата. При этом слово УТВЕРЖДЕНО должно быть согласовано с наименованием утверждаемого документа. Так, если утверждается положение, пишут слово «Утверждено», если программа — «Утверждена», если комплекс мер — «Утвержден».  Гриф утверждения документа, образец, приведен ниже:

Гриф утверждения образец

Возможно, вам будет интересно узнать:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль