Электронная подпись: делопроизводство под защитой криптографии

260
Электронная подпись — реквизит, обеспечивающий криптографическую защиту передаваемой по незащищенным сетям информации. Такая подпись имеет разные уровни обеспечения безопасности. По ней можно не только однозначно идентифицировать владельца, но и определить целостность переданного по информационным каналам связи документа.

Из статьи вы узнаете:

  • что такое электронная подпись;
  • виды электронной подписи;
  • где используется электронная подпись;
  • где можно получить электронную подпись для юридических лиц и граждан.

Что такое электронная подпись

Повсеместное внедрение компьютерных сетей сделало возможным информационный обмен между пользователями напрямую, без использования промежуточных носителей, в том числе, и бумажных. Но деловое общение, обусловленное производственной деятельностью предприятия, требует постоянного документационного сопровождения и обмена документами при взаимодействии как с партнерами по бизнесу, так и с финансовыми организациями и государственными органами.Электронная подпись

С документами, которые представлялись на бумажных носителях, вопрос подлинности решался при помощи выполнения требований к оформлению и заверению. Заверить печатью организации или нотариуса документ, представленный в электронном виде, нельзя. Но информационный обмен между субъектами предпринимательства уже невозможно осуществлять без использования документов, представленных в электронном виде. Именно такой формат обмена обеспечивает оперативность взаимодействия и обработки представляемых данных.

Гарантией подлинности передаваемых в электронном виде документов является электронная цифровая подпись. Это особый реквизит, получаемый в результате криптографического преобразования исходной информации о владельце, гарантирующий отсутствие искажений и правок передаваемого по сети оригинала и подтверждающий принадлежность данной подписи ее владельцу. Электронная подпись (ЭП) позволяет однозначно идентифицировать его и, соответственно, быть уверенным в подлинности полученного документа.

Виды электронной подписи

Применение электронной подписи и правила ее оформления регламентирует Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 №63-ФЗ (далее — Закон). В соответствии со ст. 5 данного закона, электронные подписи бывают двух видов:

  • простая электронная подпись;
  • усиленная электронная подпись.

Усиленная подпись, в свою очередь, может быть неквалифицированной или квалифицированной.

Простая электронная подпись позволяет однозначно идентифицировать владельца и подтвердить, что именно этот человек ее сформировал.

Неквалифицированная усиленная электронная цифровая подпись имеет такие характерные признаки:

  • при ее формировании использовался криптографический ключ электронной подписи;
  • она позволяет идентифицировать того, кем был подписан электронный документ;
  • она позволяет определить, вносились ли в документ корректировки и дополнения с того момента, как он был подписан;
  • она сформирована с использованием средств электронной подписи.

Отличительные признаки квалифицированной усиленной электронной подписи:

  • подтверждена квалифицированным сертификатом, в котором указан ключ проверки;
  • при формировании применялись средства электронной подписи, подтвержденные в соответствии с требованиями Закона.

Неквалифицированная электронная подпись может применяться без создания сертификата ключа проверки, но только когда ее соответствие характерным для нее признакам может быть обеспечено без применения проверочного сертификата ключа электронной подписи.

В соответствии со ст. 14 Закона об электронной подписи, сертификат ключа проверки квалифицированной ЭП является документом, который выдается аккредитованными в Минкомсвязи России удостоверяющими центрами. Это обусловлено тем, что при ее использовании применяются средства криптогрфической защиты, прошедшие сертификацию в ФСБ. Благодаря таким мерам квалифицированная электронная подпись является полноценным аналогом собственноручной подписи владельца и отвечает тем требованиям, которые установлены в отношении безопасного доступа к той информации, которая считается конфиденциальной.Электронная подпись

Сертификат электронной подписи выдается удостоверяющими центрами в бумажном виде, но, кроме него, владелец поучает два электронных ключа — закрытый и открытый. Закрытый ключ владелец хранит у себя, он используется непосредственно для заверения документов. Вся ответственность за сохранность этого ключа лежит на владельце, который по закону должен хранить этот ключ в тайне.

Открытый ключ предоставляется тем организациям, куда направляются электронные документы. Этим ключом контрагент может проверить подлинность той электронной подписи, которая заверяет присланную по сети информацию.

Использование электронной подписи

Простая ЭП — самый распространенный вид защиты информации, реализуемый посредством использования логина и пароля или же только пароля, который в этом случае является одноразовым. Такая личная электронная подпись, как правило, используется физическими лицами и оформляется после подтверждения личности.

Электронная подпись для юридических лиц необходима даже в большей степени. Она дает право доверенному лицу предприятия от его имени в электронных торгах, получая неограниченный доступ к государственным и коммерческим закупкам. Без ЭП ни физическое, ни юридическое лицо не будет аккредитовано на торговой площадке. С ее помощью подтверждается подлинность документов, необходимых для участия в конкурсных торгах. Вид ЭП, необходимой для участников, определяется правилами, установленными для каждой конкретной площадки.


Как секретарю создать электронный архив документов


В настоящее время почти вся установленная отчетность, предоставляемая в контрольно-надзорные ведомства, должна сдаваться в электронном виде. Электронной подписью для юридических лиц заверяются отчеты, которые отправляются по сети интернет. Как правило, для взаимодействия с государственными структурами необходима усиленная квалифицированная ЭП.

Документооборот как внутренний, так и внешний на подавляющем большинстве предприятий осуществляется также в электронном виде. Электронной цифровой подписью заверяются как обычные письма и документы, так и те из них, которые являются юридически значимыми — договоры, соглашения, счета-фактуры и т. п. Какой из видов ЭП будет использоваться для обмена документами с контрагентом, определяется по взаимной договоренности.

Как получить электронную подпись

Оформить личную электронную подпись физические лица могут бесплатно. Простую ЭП можно оформить и использовать для доступа в личный кабинет на портале государственных услуг, а также на официальных сайтах таких федеральных структур, как пенсионный фонд, налоговая служба и пр. Сертификат может хранится в течение года либо на личном компьютере владельца, либо в специальном хранилище ведомства.Электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись для юридических лиц оформляется любым удостоверяющим центром. Заявителю необходимо будет предоставить:

  • учредительные документы;
  • справку, подтверждающую, что сведения о данном предприятии внесены в ЕГРЮЛ;
  • свидетельство о присвоении ИНН.

Если квалифицированную ЭП потребуется получить гражданину, в удостоверяющий центр он должен явиться лично, предъявив паспорт и свидетельство СНИЛС.

Рекомендуем материалы по теме:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль