График документооборота

664
График документооборота на предприятии — регламент, устанавливающий порядок и сроки обработки внутренних и поступающих извне документов. Это способ оперативного контроля, обеспечивающий своевременность обработки и предоставления информации, значительно упрощающий процесс управления. О том, как составить и оформить график документооборота 2017 рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

  • для чего нужен график документооборота;
  • кому поручается составление графика документооборота на предприятии;
  • по каким правилам составляется график документооборота;
  • как осуществляется контроль над соблюдением графика документооборота;
  • как заполнить график документооборота.

Для чего нужен график документооборота

Все виды деятельности предприятия сопровождаются и подтверждаются документами, они формируются как внутри организации, так и поступают из внешних источников. Каждый из таких документов должен быть принят к учету, обработан, исполнен или принят к сведению, передан на хранение в архив. Обращение внутренних и внешних документов внутри организации называется документооборотом.

Документооборот, как и всякий управляемый процесс, должен быть регламентирован. В качестве такого регламента на предприятии утверждается локальный нормативный акт, например, положение о документообороте или инструкция по документообороту. Оперативное управление процессом осуществляется с помощью графика документооборота организации.

В стандартах аудиторской деятельности график документооборота определяется, как один из элементов системы внутреннего контроля компании. Унифицированной формы этого регламента не существует и работодатель имеет право разработать ее по собственной инициативе. Поскольку в таком графике должна содержаться информация, отражающая установленный на конкретном предприятии порядок движения и обработки документов, самая удобная форма для него — табличная.

График документооборота в 2017 году составляется с целью:График документооборота

  • упорядочивания всех процедур документооборота;
  • контроля над своевременным исполнением и прохождением документов;
  • соблюдения сроков формирования отчетности;
  • обеспечения ритмичности работы сотрудников, в должностные обязанности которых входит обработка документов;
  • своевременной передачи документов на архивное хранение и утилизацию;
  • оптимального распределения документов и отчетности между исполнителями;
  • сокращения сроков исполнения документов;
  • оперативного получения информации, использующейся при принятии управляющих решений.

Наличие графика документооборота на предприятии является необходимым с учетом хотя бы тех объемов и наименований первичной учетной документации, которая ведется бухгалтерией. Перечень наименований в данном случае почти не зависит от размеров финансовых потоков и штатной численности. Большими объемами обрабатываемых документов также могут «похвастаться» отделы кадров, иные подразделения, осуществляющие учет и хранение продукции, комплектующих, товарно-материальных ценностей.

Кому поручается составление графика документооборота на предприятии

Согласно практике, которая сложилась на сегодняшний день, составление этого документа может быть поручено:

  • сотрудникам подразделений, на которые ложится основан нагрузка по документообороту: бухгалтерии, канцелярии, отдела кадров;
  • внешним, приглашенным экспертам, консалтинговой компании в рамках договора;
  • приглашенным экспертам при активном участии сотрудников компании, назначенных ответственными за составление графика документооборота организации.

Выбор исполнителей определяется объемами документооборота, спецификой производственной и организационной деятельности предприятия, сроками составления документа. Если объемы большие и сроки сжатые, есть смысл заказать составление графика внешним исполнителям, специализирующимся на выполнении такого рода заданий. Это будет достаточно затратно, но гарантированно быстро.

Еще лучше, если график документооборота будет составляться совместно приглашенными экспертами и специалистами, работающими в компании и хорошо знакомыми с ее спецификой. Это позволит обеспечить необходимую актуальность документа и проконтролировать правильность его составления.

Но большинство предприятий все-таки предпочитают не самый быстрый, но наименее затратный способ, когда регламентирующий документооборот график составляется сотрудниками подразделений. 

Правила составления графика документооборота

Как уже говорилось, работодатель вправе самостоятельно разработать форму этого документа, которая может быть сводной или составленной о каждом из подразделений организации. Образец графика документооборота приведен в «Методических рекомендациях по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях», утвержденных Минсельхозом РФ 16 мая 20005 года. Он выглядит следующим образом.

Образец графика документооборота
График документооборота, отражающий сложившуюся на предприятии систему обработки внутренней и внешней документации, должен включать в себя перечень операций по формированию, проверке и исполнению каждого документа. К таким документам, в том числе относятся документы первичного учета, реестры, журналы, сводные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Кроме того, в графике должны быть предусмотрены поля, которых вносится информация о сотрудниках, ответственных за обработку каждого документа на каждом из этапов его «жизненного цикла» и их взаимосвязи, а также о сроках каждого такого этапа обработки.

Содержание информации, которая будет отражаться в графике документооборота на предприятии в 2017 году, зависит от:

  • масштабов производственной деятельности компании;
  • ее организационной структуры;
  • особенностей действующей в организации системы управления;
  • типов и видов первичных учетных документов;
  • установленных регламентов обработки информации и документации;
  • наличия и особенностей используемых средств автоматизации учета и документооборота. 

Перед тем, как начать составление графика документооборота организации, необходимо собрать и проанализировать имеющуюся информацию об особенностях системы документооборота, после чего:

  1. составить перечень документов, как внутренних, так и внешних, входящих в систему документооборота организации;
  2. определить количество документов каждого вида, внутреннюю и внешнюю потребность в них;
  3. определить, какие должностные лица имеют официальные полномочия на подписание того или иного документа;
  4. определить, кто из исполнителей может обрабатывать тот или иной документ в соответствии с теми обязанностями, которые прописаны в их должностных инструкциях;
  5. установить сроки прохождения, обработки, исполнения, согласования, подписания и отправки каждого документа, ориентируясь на те нормы, которые установлены законодательством и внутренними нормативными актами;
  6. продумать систему контроля над соблюдением устанавливаемых графиком сроков;
  7. показать проект документа всем участникам устанавливаемых графиком процедур документооборота, обработать полученные замечания и скорректировать документ в соответствии с ними (при необходимости);
  8. утвердить график документооборота 2017 руководителем организации и ввести его в действие приказом.

Как соблюдать график документооборота

Согласно тем правовым нормам, которые закреплены законами, в том числе федеральным законом «О бухгалтерском учете», ответственными за соблюдение сроков, установленных графиком документооборота на предприятии, за своевременность и качество составления и оформления документов, достоверность отражаемой в них информации, возлагается на тех лиц, кто разработал и подписал данный документ.

Если в должностных инструкциях исполнителей, чьи должности фигурируют в графике документооборота нет соответствующих ссылок на него, целесообразно внести корректировки в трудовые обязанности и установить их в инструкциях.

Пример

Так, например, должностная инструкция кладовщика может содержать в описании трудовой функции такие пункты:

— составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов;

а в описании обязанностей:

— соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.

Контроль над тем, как исполнителями соблюдаются сроки, установленные графиком, осуществляют руководители канцелярии, кадров и бухгалтерии. Если графиком пользуется только отдел бухгалтерии — то главный бухгалтер.

Тем сотрудникам, в чьи должностные обязанности входит обработка документов в соответствии со сроками, установленными графиком документооборота, необходимо выдать выписки из него с перечнем тех документов, которые относятся к сфере его деятельности.

Обратите внимание: Значительно упростит процедуру контроля над соблюдением установленных графиком сроков обработки документов внедрение системы электронного документооборота. Такие программные средства, независимо от того, кем они разработаны, включают в себя подобную функцию.

Примеры, образцы графика документооборота

График документооборота, образец для бухгалтерии, представлен ниже.

Образец графика документооборота

Рекомендуем материалы по теме:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль