В статье расскажем, почему вам нужен график документооборота, и как составить его самостоятельно за 4 шага. Скачайте заполненные образцы и бланки, чтобы использовать их в работе.
Скачайте и используйте полезные образцы:
Для чего нужен график документооборота в учетной политике
Компания обрабатывает несколько сотен видов документов. Каждое подразделение составляет и исполняет как типовые, так и собственные виды документов, которые сопровождают и подтверждают его деятельность. При этом специалисты должны составить, исполнить, передать на хранение и уничтожить каждый документ своевременно. Особенно важно вовремя обрабатывать бухгалтерские, финансовые и кадровые документы, потому что сроки их исполнения часто устанавливают законодательно. Чтобы не пропустить нужную дату и четко регламентировать исполнение документов предприятия, используют специальный график.
★ Узнайте основные правила и принципы документооборота
График документооборота – это полный перечень всех документов предприятия. Его разрабатывают и утверждают в соответствии с Положением и Инструкцией по документообороту. В графике указывают, кто отвечает за разработку и оформление документов, устанавливают сроки, в которые их нужно составить и передать исполнителям. График документооборота 2019 относят к основным элементам системы внутреннего контроля в компании и считают одним из показателей ее надежности. Аудиторы во время проверок с большей вероятностью вынесут положительное заключение организации, в которой такой график составили.
Образец инструкции по делопроизводству
Наличие в компании графика документооборота позволяет:
- упорядочить документопоток и все процедуры документооборота;
- оперативно контролировать, в срок ли составляют, обрабатывают и исполняют документы;
- своевременно формировать отчетные формы;
- исключить авралы и обеспечить ритмичность работы исполнителей;
- в установленные сроки формировать дела и передавать их на архивное хранение;
- гарантировать своевременную обработку документов;
- в срок получать информацию, которая необходима, чтобы оперативно принимать управленческие решения.
Кто разрабатывает график документооборота
График можно разработать для всех подразделений, как единый документ, и для одной службы. Последнее подходит для отделов с большим документооборотом. Например, для кадровой или HR-службы, бухгалтерии, финансового отдела, а так же подразделений, в функции которых ходит учет и хранение продукции, комплектующих и товарно-материальных ценностей.
График документооборота первичных учетных документов в подразделении может разработать специалист, который хорошо знает пакет документов службы и установленные для их разработки и исполнения сроки.
Разработку графиков документооборота на крупных предприятиях часто отдают на аутсорсинг — нанимают экспертов или заключают договор с консалтинговой компанией. Оптимальный вариант — сотрудничество экспертов и работников служб компании, которых руководитель назначит ответственными своим приказом.
Чаще компании стараются экономить и обходиться своими силами. В таком случае, будет лучше, если сводный график документооборота на основании графиков подразделений организации составит служба делопроизводства. Но с этим поручением справится и секретарь, если поток документов в компании небольшой.
6 полезных схем-памяток от журнала «Справочник секретаря», которые помогут вам правильно работать с документами
Как составить график документооборота
Унифицированной формы для этого документа нет. В качестве примера вы можете использовать образец графика документооборота, который Минсельхоз РФ утвердил в «Методических рекомендациях по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях» от 16 мая 2005 года.
То, какие сведения нужно включить в график документооборота вашей компании, зависит:
- от объема документопотоков и специфики производственной деятельности подразделений;
- состава подразделений;
- типов и видов первичной учетной документации, которые используют в подразделении;
- регламентов составления, обработки и исполнения документов компании;
- наличия средств автоматизированного учета и документооборота, используемого программного обеспечения.
Полезная подсказка от журнала «Система Кадры». Перечень обязательных и рекомендованных кадровых документов
Пошаговый алгоритм составления графика документооборота
Шаг 1. Определите перечень документов, которые сопровождают деятельность компании и разрабатывают внутри нее. Кроме регулярной первичной документации по кадрам и бухгалтерии включите в перечень разовые документы и те, которые составляют время от времени.
Шаг 2. В подразделениях, которые работают с первичной документацией, назначьте ответственных. Они будут составлять, оформлять и передавать документы на утверждение и исполнение.
|
Пример По каждому документу в графике назначьте ответственными за составление и оформление:
|
Шаг 3. Установите сроки, в которые необходимо согласовать, утвердить и передать на исполнение каждый документ.
Шаг 4. Оформите график по удобной вам форме. Чаще всего используют таблицу, содержание граф в которой определяют по потребностям организации и подразделения.
Пример заполненного графика документооборота
Как оформить график документооборота
Используйте упрощенную форму графика, если у вас маленькая компания с небольшим документооборотом. Образец бланка смотрите в начале статьи >>
Для большой компании график документооборота можно составить для каждого подразделения, по форме с разбивкой на операции.
График документооборота для бухгалтерии
|
Итог График документооборота позволит оперативно контролировать составление и утверждение документов. Включайте обязанность по соблюдению сроков, установленных графиком, в должностные инструкции сотрудников. Это повысит исполнительскую дисциплину в компании. |