Оформление личного дела сотрудника

2440
Оформление личного дела сотрудника не является обязательной для работодателя процедурой. Исключение составляют государственные учреждения. Если полная информационная база о кадровом ресурсе необходима компании, ведение личных дел будет целесообразным. Данный комплекс документов содержит исчерпывающую информацию о трудовой деятельности работников. Как правильно оформить личное дело — читайте в нашей статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие требования нужно соблюдать при оформлении личного дела?
  • каков порядок формирования личного дела?
  • как проходит хранение и оформление личных дел в архив?

Требования к оформлению личного дела

Личное дело сотрудника — это подборка документации, отражающая его трудовую деятельность. Формирование личного дела обязательно для государственных учреждений федерального и муниципального уровня. К нормативной базе, регламентирующей этот процесс, относятся федеральные законы о госслужбе, а также ГОСТы 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») и 17914-17 («Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия»).

Для других организаций оформление персональных дел не обязательно. Тем не менее, многие компании считают этот метод хранения кадровой информации целесообразным. В таком случае кадровый учет и порядок делопроизводства регламентируются локальными нормативными актами.

Оформление обложки личного дела

Процедура оформления личных дел сотрудников или досье подразумевает сбор официальной документации в отношении сотрудника и формирование из нее подшивки с описью. Персональное дело является документом длительного хранения. Оно должно находиться в цельнокартонной обложке, которая играет роль титульного листа. Требования к оформлению обложки персонального дела регламентируются ГОСТом 17914-72 от 17.07.1972.

На обложке располагают следующие элементы.Оформление личного дела сотрудника

  1. Отступ под штамп государственного архива;
  2. Наименование компании и структурного подразделения;
  3. Индекс по номенклатуре дел, номер дела;
  4. Заголовок (ФИО сотрудника);
  5. Даты открытия и закрытия дела (трудоустройство и увольнение);
  6. Количество листов после описи (не больше 250);
  7. Срок хранения;
  8. Дата сдачи в архив;

Порядок формирования личного дела

Оформление личного дела работника происходит сразу после трудоустройства. В некоторых негосударственных организациях заводят персональные досье только на членов руководящего звена и материально ответственных сотрудников. Вместе с тем, в преобладающем большинстве компаний досье заводится на каждого члена коллектива.

Порядок формирования личного дела сотрудника утверждается локальным нормативным актом, регулирующим кадровый учет в компании. За оформление и хранение дел отвечает отдел кадров. Папка досье не прекращает пополняться на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника. Соблюдая хронологический порядок, в нее помещают связанную с ним документацию.

Персональное дело не должно объединять документы временного и постоянного хранения. Последние удобнее заменить копиями, для исключения риска утраты оригинала. Документы не должны дублироваться, т.е. для каждого из них достаточно одного экземпляра. Все приложения к документации следует поместить в одну с ней папку. Толщина дела не может превышать 4 см.

Какие документы включают в состав личного дела сотрудника?

Утвержденный на уровне компании порядок оформления личных дел регламентирует перечень обязательных документов, которые подшиваются в досье. В основном, в этот список попадает документация длительного хранения (до 75 лет). Это документы, предъявляемые перед приемом на работу, подтверждающие факт трудоустройства и возникающие в процессе работы человека в компании.

В персональном деле могут храниться:

  • фотография;
  • личная карточка (форма Т-2);
  • заявление о приеме на работу;
  • заполненная анкета;
  • копии паспорта, ИНН, СНИЛСа, водительского удостоверения, военного билета;
  • копии дипломов, сертификатов, удостоверений о повышении квалификации и т.д.;
  • характеристика от прошлого работодателя;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • копия трудового соглашения;
  • копия должностной инструкции;
  • опись;

При оформлении личных дел уволенных сотрудников в папку подшивается копия заявления об увольнении и копия соответствующего приказа. Если у работодателя появляется необходимость разглашения персональных данных подчиненного, он должен получить его согласие и присовокупить его к остальным документам.

Оформление описи личного дела сотрудника

В опись персонального дела включают все содержащиеся в нем документы. Ее подшивают в папку первой и постепенно заполняют на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника. Оформление внутренней описи необходимо для учета включенной в дело документации.

Обязательные реквизиты описи

  1. Наименование документа;
  2. ФИО сотрудника;
  3. № по учету персональных дел;
  4. Индекс по номенклатуре дел;
  5. Дата выдачи;
  6. Наименование;
  7. Номер листов по внутренней нумерации;
  8. Дата включения;
  9. Примечание;
  10. Общее количество документов и листов;
  11. Подпись ответственного лица;
  12. Дата.

В случае увольнения сотрудника, его дело подлежит закрытию. Все документы извлекают из папки, прошивают, оформляют лист-заверитель. Он содержит данные об общем количестве страниц и фиксирует изменения состава досье и его состояния.

Оформление личного дела в архив

Порядок оформления личных дел подразумевает их строгую конфиденциальность. Целесообразно разработать защищенную систему хранения и исключить доступ в нее посторонних лиц. Работодатель обязан защищать собственную информационную безопасность.

Хранение и систематизация личных дел

После формирования личного дела оно постоянно находится в кадровой службе организации. Досье работающих специалистов хранятся в отделе кадров. Дела тех, кто уволился из компании или вышел на пенсию, — в архиве компании. Персональные дела и трудовые книжки необходимо хранить по отдельности.

Для защиты конфиденциальных документов работодателю необходимо оборудовать безопасную систему хранения и регламентировать доступ в нее. Как правило, право доступа к конфиденциальной кадровой документации имеют лишь ответственные лица и руководители отделов.

Для удобства досье группируют по структурным подразделениям организации. Внутри такой группы осуществляется номерная или алфавитная классификация папок. Целесообразно оформление журнала регистрации или реестра персональных дел сотрудников, в который вносятся сведения обо всех заведенных досье.

Скачайте документы по теме:

Передача личных дел в архив

Срок хранения персонального дела отсчитывается с момента его передачи в архив. Для обычных работников он составляет 75 лет, а для руководящих должностей может быть продлен. Сроки регламентируются законодательными нормативно-правовыми актами

Оформление личного дела в архив производится не позднее 12 месяцев с момента увольнения сотрудника или его выхода на пенсию. Первым в папку помещают заявление работника на увольнение. Листы подшивают, снабжают описью и помещают в картонную папку. Допустимое количество листов — не больше 250.

Для оформления передачи дела в архив составляется передаточная ведомость. Для нее существует унифицированная форма ГУ-41. Графы ведомости содержат следующую информацию: номер дела, его индекс по номенклатуре, заголовок, дату передачи, общее количество листов в папке и отдельное число по каждому досье, срок хранения, примечания.

Несмотря на то, что оформление личного дела сотрудника — это не обязательная процедура для работодателя, наличие полной информации о подчиненных значительно упрощает работу отдела кадров. Система персональных досье позволяет легко находить необходимую информацию о конкретном работнике и своевременно вносить в нее изменения и уточнения. Работодатель должен помнить о том, что все данные сотрудника являются строго конфиденциальными, охраняются федеральным законом “О персональных данных” и не могут быть разглашены без согласия подчиненного.

Обложка личного дела сотрудника

Обложка личного дела сотрудника

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Анкета из личного дела

Анкета из личного дела

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Рекомендуем материалы по теме:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль