Ведение деловой переписки

386
Ведение деловой переписки — обязательная процедура, сопровождающая любое проявление бизнес-активности предприятия. При этом все виды деловой переписки относятся к категории документов, а это означает, что и к содержанию, и к оформлению предъявляются особые требования. Только при условии соблюдения установленных требований деловая переписка будет иметь юридическую силу.

Из статьи вы узнаете:

  • какие бывают виды деловой переписки;
  • каковы особенности деловой переписки;
  • какую структуру должно иметь деловое письмо;
  • каковы основные требования к ведению деловой переписки.

Виды деловой переписки

Деловая переписка может классифицироваться по многим параметрам. Так, например, деловая корреспонденция подразделяется по таким признакам, как:

  • территориальный — внутренние или международные письма;
  • вид доставки — курьерской, фельдъегерской или обычной почтовой связью, или при помощи электронных средств связи: телетайп, факс, электронная почта;
  • область применения — коммерческая, производственная, управленческая или личная переписка;
  • статус отправителя и получателя — юридическое или физическое лицо;
  • роль в информационном обмене — инициативное письмо или письмо, написанное в ответ на инициативное обращение;
  • иерархический — письма из вышестоящих, подведомственных или сторонних организаций;
  • тематический — информационные, распорядительные письма, корреспонденция по финансовым, договорным, правовым или материально-техническим  вопросам;
  • характер воздействия на адресата — деловая и этикетная переписка.

Но в основном, при ведении деловой переписки применяется классификация по назначению. Основной объем документопотока в организации, это корреспонденция, носящая информационный характер. К таким видам деловой переписки относятся:

Ведение деловой переписки

  • информационные письма, содержащие сведения официального характера, например, разъяснения отдельных положений правовых актов и рекомендации по их практическому применению;
  • письма-сообщения, в которых содержатся сведения, которые, по мнению автора, представляют интерес для адресата;
  • сопроводительные письма, направляемые вместе с пакетами документов, не имеющих адресатов;
  • письма-напоминания, содержащие информацию, отправляемую повторно;
  • письма-извещения и письма-приглашения с информацией о проведении каких-либо публичных мероприятий и условиях участия в них;
  • рекламные письма, содержащие рекламу продукции или услуг, которые, по мнению автора, могут заинтересовать получателя.

Кроме этого, образцы писем деловой переписки содержат такие виды корреспонденции, как:

  • письма, в которых содержится предложение или просьба;
  • письма, содержащие претензию, условие или требование;
  • письма, содержащие подтверждение, обязательства, предоставляющие гарантии;
  • этикетные письма — благодарственные, поздравительные, с выражением соболезнований или с извинениями.

Особенности деловой переписки

Вся корреспонденция, составляющая деловую переписку, считается документами, то есть, имеет юридическую силу и значимость, подтверждаемые наличием обязательных реквизитов. Это означает, что ведение деловой переписки осуществляется либо на специальных бланках, либо на обычном листе, с заполнением всех основных реквизитов и заверением подписи автора при помощи печати, если автор — должностное лицо.

Правила деловой переписки установлены как негласным этикетом делового взаимодействия, так и государственными стандартами. Так, правила оформления деловой корреспонденции регламентируются ГОСТ Р 6.30-2003, который с 1 июля 2017 года будет заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016. 

Читайте, какие реквизиты не вошли в ГОСТ Р 7.0.97-2016, а какие подверглись изменениям

Как правило, каждая организация разрабатывает собственные бланки, на которых и ведется переписка. Бланк делового письма содержит уже заполненные и отпечатанные типографским способом такие обязательные реквизиты, как:

  • логотип компании и ее полное наименование;
  • справочные сведения о компании, в том числе юридический адрес, телефоны, электронная почта.

При оформлении делового письма заполняются остальные поля реквизитов:

  • адрес получателя;
  • дата и место составления документа;
  • краткое содержание — заголовок письма;
  • обращение к адресату или адресатам;
  • текстовая часть;
  • подпись руководителя;
  • сведения об исполнителе;
  • отметки о наличии и количестве приложений, копий.

Обратите внимание: если для оформления документа используется бланк делового письма, печать, заверяющая подпись руководителя, может отсутствовать.

Главная особенность текстового содержания деловой переписки — обязательное наличие стандартных словесных оборотов и штампов. Официальные письма — образец тех редких случаев, когда стандартные фразы являются более предпочтительными, чем вольная трактовка. В этом случае повторение единообразных речевых средств позволяет более четко сформулировать смысл и исключить двойное толкование. Именно штампы и клише позволяют сделать письмо более лаконичным, облегчают его составление.

Особое внимание при ведении деловой переписки уделяется фактам. Любое суждение или оценка, высказываемая в письме, должна подтверждаться ссылками и примерами, достоверность которых не вызывает сомнений. Аргументы, подкрепленные фактами и примерами, позволяют убедить адресата и, тем самым достичь цели, с которой написано данное письмо.

Структура делового письма

Правилами деловой переписки устанавливаются четкие требования и к структуре делового письма, которое, по сути, непосредственно состоит из двух обязательных реквизитов — обращения и текстовой части.

Что касается обращения, в том случае, когда письмо имеет конкретного адресата, в этом реквизите должны быть упомянуты его имя и отчество полностью. Допускается начинать обращение со слов: «Уважаемый», «Глубокоуважаемый» или «Дорогой» с указанием имени и отчества. Если адресатов несколько или конкретное имя респондента неизвестно, обращение пишется во множественном числе и может выглядеть так: «Уважаемые господа!», «Дорогие коллеги!» и пр.

При ведении деловой переписки структура текстовой части делового письма подразделяется на три основных логических блока:

  • вступление — вводная часть, в которой даются все необходимые начальные сведения и отражена причина и цель написания этого документа;
     
  • основная часть, из которой адресат должен четко понять суть вопроса и то, что именно требуется от него. В этой части приводятся объяснения, рассуждения или доказательства;
     
  • заключение — в нем резюмируется вышесказанное, делаются выводы, излагается конкретное требование, просьба.

Основные требования к ведению деловой переписки

Правила деловой переписки подразумевают, что основная, текстовая часть письма, должна соответствовать основным требованиям установленным для делового общения и этикета. Поэтому при составлении письма необходимо руководствоваться следующими правилами:

  • изложение сути вопроса должно быть последовательным и логически обоснованным;
  • текстовое содержание должно соответствовать установленным языковым нормам как в отношении изложения смысла, так и в отношении требований синтаксиса, грамматики и лексики;
  • смысл излагаемого должен быть понятен, а использование специальной терминологии — необходимым и обоснованным. Если использование узкоспециального термина необходимо, дается его толкование;
  • предложения в тексте не должны быть длинными, текст их формируется с использованием прямого порядка слов, который подразумевает, что подлежащее ставится непосредственно перед сказуемым, определение — перед определяемым словом, а приложение — после управляющего слова;
  • при ведении деловой переписки следует избегать употребления смысловых конструкций с глаголами в активной форме, если это возможно, предпочтительнее использование пассивной формы. Так, например, вместо: «Комиссия утверждает проект» следует написать: «Проект утверждается комиссией». Активная залоговая форма может употребляться только когда необходимо дать распоряжения конкретным исполнителям;
  • при необходимости, допускается использование только общеизвестных и общеупотребительных аббревиатур и сокращений;
  • необходимо избегать употребления слов и словосочетаний, имеющих эмоциональную окраску, смысл следует излагать сухим, «канцелярским» языком, даже если документ относится к этикетным письмам;
  • исключено употребление междометий или суффиксов, выражающих личностное отношение, например, уменьшительно-ласкательных;
  • нельзя использовать образные и просторечные выражения, тем более, сленг;
  • везде, где возможно, применять общепринятые формы вежливости.

Примеры деловой переписки

Соответствие требованиям оформления — одно из условий, которым должны отвечать официальные письма. Образец сопроводительного письма, направляемого компанией вместе с пакетом документов, представлен ниже.

Образец сопроводительного письма

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Еще один образец деловой переписки — гарантийное письмо. Пример его оформления представлен ниже.

Гарантийное письмо

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Деловая переписка, примеры писем, имеющих различное назначение, приведены ниже.

Примеры писем, имеющих различное назначение

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль