Активировать демодоступ

Секретариат

Журнал регистрации исходящих документов

10 июня 2019
8009
Средний балл: 0 из 5

В статье объясним, как составить книгу учета исходящих документов самостоятельно, что писать в каждой графе журнала, и какие документы в него включать не нужно.

Скачайте полезные материалы: 

Для чего компания ведет журнал регистрации входящих и исходящих документов

Не всякий текст, даже распечатанный на бланке организации, обладает юридической значимостью. Чтобы деловая записка, письмо или инструкция стали документами, нужно заполнить обязательные реквизиты. Уникальные для каждого формата реквизиты устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Перечень обязательных реквизитов и их расположение определяет формуляр документа. Формуляры приказа, служебной записки, входящего или исходящего письма различаются. Но у этих документов, как входящих, так и исходящих — есть несколько общих реквизитов. К их числу относится уникальный регистрационный номер

Шпаргалка от экспертов «Системы кадры». Обязательные реквизиты документов

Журнал регистрации исходящих документов

Скачать шпаргалку полностью

Вы юридически подтверждаете, что получили документ или что создали и передали его адресату, когда проставляете на нем регистрационный номер. Деловая бумага, на которой его отметили, приобретает статус официального документа. Она становится объектом учета и контроля, который требует исполнения в зависимости от формата.

Компании важно контролировать, что документ получили или отправили, и что ему присвоили уникальный номер-идентификатор. Для этого ведут журнал входящих и исходящих документов. 

Когда лучше вести журнал регистрации исходящих документов отдельно от журнала учета входящей корреспонденции

Книга учета входящих и исходящих документов может быть общей. Для этого нужно, чтобы в ней была возможность автоматизировать сортировку и поиск по запросам. Например, когда в компании мало корреспонденции и вести журнал можно в электронных таблицах Excel. 

Подсказка от экспертов журнала «Справочник секретаря». Как составить электронный журнал регистрации документов в Excel

Журнал регистрации исходящих документов

Использовать подсказки экспертов

На предприятии, которое ведет активную переписку, документы регистрируют, контролируют и обрабатывают через автоматизированные системы. При этом пользователь может использовать и общий, и раздельные журналы регистрации.

Ведите разные журналы для входящей и исходящей корреспонденции, если вы фиксируете информацию о корреспонденции в бумажном виде. Так с меньшей вероятностью допустите ошибку, когда присваиваете документам уникальные номера. Кроме того, так будет легче обрабатывать информацию. 

Узнайте 5 важных нюансов учета входящих документов 

Использовать отдельные журналы регистрации удобно во всех случаях. Вы будете быстрее находить нужные документы, организовывать оперативный учет и контроль, в режиме реального времени вести аналитическую и справочную обработку информации о документообороте. 

Кто ведет журнал регистрации исходящих документов

Выбор специалиста или отдела, который будет отвечать за журнал учета исходящих документов, зависит:

  • от организационной структуры компании;
  • численности персонала;
  • объема документооборота;
  • формы, в которой организован документооборот.

В крупных компаниях обычно есть отдельная служба по делопроизводству. Она и заполняет журнал регистрации входящих и исходящих документов. Если подразделение ведет активную переписку, по необходимости в нем так же назначают сотрудников, которые будут отвечать за документооборот и регистрацию входящих и исходящих документов.

В небольших компаниях книга регистрации исходящих документов может вестись штатным делопроизводителем. Иногда руководство вменяет секретарю обязанность по регистрации и ведению журналов учета. В таком случае, дополнительные задачи оплатят как за совмещение должностей. 

Дополнительное соглашение к трудовому договору. Совмещение профессий

Журнал регистрации исходящих документов

Скачать бланк допсоглашения

Сотрудник, которому поручили учет, может журнал регистрации исходящих документов образец скачать Excel через интернет. Но лучше самостоятельно разработать форму журнала, которая будет адаптирована к конкретным потребностям организации 

Как оформить журнал регистрации исходящих документов

Унифицированной формы журнала учета исходящих документов нет. Поэтому каждый работодатель может использовать собственный бланк, который разработают и утвердят в учетной политике предприятия. 

Книга учета должна содержать следующие сведения:

  • уникальный регистрационный номер, присвоенный документу;
  • дату регистрации;
  • формат документа — письмо, записка, информация;
  • данные адресата;
  • тему документа — краткое содержание;
  • количество экземпляров;
  • общее количество листов;
  • данные исполнителя. 

Журнал регистрации исходящих документов: образец от экспертов «Системы кадры»

Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов образец заполнения скачайте по ссылке в начале статьи >> 

Как вести журнал регистрации исходящей корреспонденции

Как правило, журнал ведут по годам. При регистрации номер исходящим документам присваивают с началом нового календарного года в порядке возрастания, начиная с единицы. Нумерация может содержать и буквенную индексацию, в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии. В этом случае, буквенные индексы могут обозначать, например, подразделение, службу, индексы дел, в которые впоследствии подошьют документ. Датой документа считают день, когда он был подписан. 

Вопрос/ответ

Как правильно сформировать номер документа?

Чаще всего индекс дела по номенклатуре дел включают в состав регистрационного номера при регистрации входящих и исходящих документов. Регистрационный номер исходящего документа может включать…

Узнать ответ полностью

В остальных графах журнала учета исходящих документов указывают:

  • в графе «Адресат» — наименование юридического лица, которому отправляют документ и реквизиты получателя-физического лица: фамилию, инициалы, почтовый индекс;
  • в графе «Тема» или «Краткое содержание» — тему документа кратко;
  • в графе «Исполнитель» — фамилию и инициалы исполнителя, подразделение и контактный телефон.

В журнал учета можно включить и дополнительные графы. Однако это не получится сделать, если вы купили готовый журнал в магазине канцтоваров. Если разрабатываете собственную форму, можете добавить в книгу учета исходящей корреспонденции следующие графы:

  • «Примечание» — укажите любую дополнительную информацию о документе, которая поможет быстрее его идентифицировать и найти. В эту графу можно добавить, например, сведения о способе пересылки документа, количестве экземпляров или листов;
  • «Номер дела» — проставьте номер дела, в которое данный документ подошьют по окончании срока текущего хранения. 

Какие документы не вносят в книгу регистрации исходящих документов

К исходящему документу нужно приложить сопроводительное письмо, чтобы присвоить ему регистрационный номер и внести его в журнал учета. Не дают регистрационные номера и не учитывают в журнале следующую корреспонденцию:

  • почтовые отправления с пометкой «лично»;
  • информационные и рекламные буклеты, иные печатные издания;
  • поздравительные телеграммы, открытки;
  • договоры поставки, подрядных организаций, оферты;
  • первичные бухгалтерские и планово-финансовые документы;
  • коммерческие предложения.

Поэтому, если исполнители настаивают, чтобы эти документы зарегистрировали как исходящие, требуйте, чтобы они приложили к отправлениям сопроводительные письма. 

Итог

Журнал регистрации исходящих документов нужен, чтобы подтвердить, что вы создали и отправили корреспонденцию адресату. Разработайте форму журнала сами, чтобы вносить в него сведения, которые соответствуют инструкции и положению о делопроизводстве вашей компании. Не вносите в журнал печатные издания, коммерческие предложения и договоры подряда. Если исполнители настаивают, что это нужно сделать, требуйте сопроводительные письма.

logo
×
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш!Это бесплатно и займет всего пару минут.

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.Пожалуйста,зарегистрируйтесь, и вам будут доступны любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.