Цели делопроизводства

299
Для стабильной работы любой компании требуется информация. Без нее невозможно своевременное принятие административных решений. От ее актуальности и достоверности зависит эффективность управления. Основная цель делопроизводства — фиксировать важную информацию и обеспечивать работу с документами. Именно поэтому его можно считать важным элементом системы управления, определяющим эффективность бизнес-процессов организации.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие принципы лежат в основе современного делопроизводства?
  • каковы задачи и функции делопроизводства?
  • по каким критериям выделяют разные виды делопроизводства?

Виды делопроизводства

В современном бизнесе делопроизводство принято выделять в отдельную сферу деятельности. Оно занимается созданием официальной документации и обеспечением оптимальных для их движения, поиска и хранения условий. Данная отрасль регулируется как на федеральном законодательном уровне, так и на уровне отдельных предприятий.

В документообороте участвует огромное число различной документации. Ее классифицируют по происхождению, содержанию, виду, форме, срокам хранения. В зависимости от сферы деятельности в документальных потоках организации преобладают те или иные виды служебной документации. Это позволяет выделять не только отдельные виды документов, но и виды делопроизводства.

Классификация делопроизводства

В настоящее время общепринятой является классификация видов делопроизводства по области деятельности, в которой участвуют служебные документы. В этой сфере выделяют следующие направления:Цели делопроизводства

  • Управленческое

Оперирует управленческой документацией, включая распорядительную, организационную и справочную. Основная цель — обеспечение административной функции системы управления. Регулируется действующими законодательными актами и локальными нормативными актами.

  • Специальное

Регулируется отраслевыми законами, связанными с основной сферой деятельности компании.

В некоторых случаях выделяют и другие виды:

  • Общее

Включает документирование общей административной деятельности и организацию работы с документами. Поддерживает обеспечивающие системы управления, позволяет вести финансовую и хозяйственную деятельность, содействует эффективной работе с кадрами.

  • Внешнее

Сконцентрировано в основном на внешнем документообороте;

  • Секретное

Документирование информации, представляющей государственную или коммерческую тайну. Главная цель — защита конфиденциальной информации.

Нормативная база делопроизводства

Принципы делопроизводства регулируются действующей нормативно-правовой базой. Ее составляют законодательные акты и нормативно-методические документы. Они на законодательном уровне регламентируют процессы создания, обработки и хранения административной документации, определяют цели и регулируют деятельность соответствующих служб на всех уровнях организационной системы.

Нормативная база представлена:

  • Конституцией Российской Федерации,
  • Законодательными и правовыми актами;
  • ГОСТами и нормативными актами;
  • Общероссийскими классификаторами;
  • Государственной системой документационного обеспечения управления;
  • Унифицированными системами документации;
  • Локальными инструкциями;

Положение о делопроизводстве организации

Основным документом, закрепляющим цели делопроизводства, его задачи и функции в конкретной организации, является Положение о службе делопроизводства. Действующее законодательство обязывает работодателя разрабатывать данный акт с учетом государственных стандартов и межотраслевых нормативных актов. Данное Положение относится к важнейшим правовым актам компании и регламентирует структуру, состав и объем работы делопроизводственной службы. Формуляр Положения унифицирован в УСОРД (Унифицированной системе организационно-распорядительной документации).

Положение содержит следующие разделы:

  • Общие положения (регламентирует состав службы, ее организационную структуру, степень самостоятельности, а также содержит перечень нормативных актов, необходимых в повседневной деятельности подразделения);
  • Ответственность (перечень основных позиций, которые находятся в зоне ответственности делопроизводственной службы);
  • Права (закрепляет за службой определенные права, необходимые для достижения целей делопроизводства, реализации его задач и функций);
  • Взаимоотношения организационными подразделениями компании (регулирует и характер взаимосвязей службы с остальными структурными подразделениями).

Положение о делопроизводстве организации

Принципы делопроизводства

Управление компанией связано с процессами получения и обработки информации. Полная, оперативная и достоверная информация позволяет принимать верные решения и своевременно доводить их до исполнителей. Потребности бизнеса определяют основную цель делопроизводства: обеспечивать эффективное управление.

В общей делопроизводственной практике, как и в деятельности каждой конкретной компании, существуют основополагающие начала, которые определяют  постановку целей, направления деятельности, средства и методы решения задач, связанных с документооборотом.

Скачайте документы по теме:

Базовые принципы делопроизводства

  • Эффективность (поддерживает продуктивность компании в целом);
  • Надежность (гарантирует полное удовлетворение потребностей организации в информации);
  • Своевременность и оперативность (поступление необходимой информации до потери актуальности);
  • Комплексность (согласованное и целенаправленное выполнение задач);
  • Упорядоченность (следование схеме документооборота компании);
  • Гибкость (способность системы к развитию в изменяющихся условиях);
  • Целесообразность (процессы должны быть вызваны объективной необходимостью);
  • Современная техническая реализация;
  • Следование законодательным и нормативным актам;

Если рассматривать делопроизводственные процессы не с утилитарной, а с научной точки зрения, для успешного достижения поставленных целей необходимо соблюдение следующих принципов:

  • Унификация (соблюдение единых правил выполнения делопроизводственных операций);
  • Стандартизация (следование утвержденным государственным стандартам);
  • Системность нормативно-методического регулирования (следование принятым требованиям к организации документооборота);
  • Централизация контролирующих органов и органов методического обеспечения (Госстандарт и Росархив);
  • Децентрализация (возможность компании самостоятельно устанавливать требования и определять цели исходя из приоритетных задач);

Функции и задачи делопроизводства

Цели делопроизводства связаны не только с организацией документооборота компании, учетом служебной документации и контролем ее исполнения. Оно играет важную роль во многих управленческих процессах. Так, например, в задачи делопроизводственной службы входит участие в разработке автоматизированных систем для работы с документами, регламентирование доступа к информации и ее защита, совершенствование и оптимизация процессов документооборота.

К основным функциям службы делопроизводства можно отнести:

  • Обеспечение бизнес-процессов организации документированной информацией требуемого содержания в необходимом и достаточном количестве;
  • Преобразование информации из недокументированной формы в бумажные или электронные документы;
  • Систематизация учета документации и своевременное присвоение ей учетных признаков (идентификация);
  • Обработка документопотоков: систематизация, хранение, перемещение;
  • Мониторинг состояния системы документооборота, выявление и устранение слабых мест.

Цели и задачи делопроизводства определяют его базовые функции

  • Документирование административной деятельности и управленческих процессов:
    - разработка и изготовление бланков;
    - изготовление документации, ее тиражирование и копирование;
    - контроль правильности оформления документов;
    - соблюдение утвержденных процедур согласования и удостоверения;
  • Организация документооборота:
    - поддержание единого порядка документооборота;
    - обработка входящих и исходящих документальных потоков;
    - регистрация и учет отправляемых организацией и поступающих в нее документов;
    - контроль исполнения;
    - систематизация, хранение и использование;
    - работа с обращениями граждан;
  • Совершенствование форм и оптимизация методов работы с документацией:
    - разработка нормативно-методической документации;
    - руководство и наблюдение за применением утвержденных правил;
    - повышение квалификации сотрудников, их консультирование;
    - разработка Альбома форм документов;
    - внедрение новых форм;
    - совершенствование методов работы;
    - постановка целей и задач;
    - оптимизация документально-информационных систем и баз данных.

Управление современной компанией представляет собой довольно сложный процесс, включающий множество компонентов. Эффективность этого процесса зависит от организационной культуры, умения сотрудников составлять и обрабатывать служебную документацию, фиксировать административные решения, контролировать их исполнение. Как показывает практика, на работу с документами в сфере управления затрачивается до 60% рабочего времени. Именно поэтому основная цель делопроизводства — оптимизировать работу, чтобы повысить эффективность управления.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль