Журнал учета документов

341
Журнал учета документов — реестр, облегчающий учет документов, имеющих разное предназначение и контроль над соблюдением сроков их обработки и исполнения. При составлении формы журнала учета документов, работодателю необходимо обратить внимание на состав обязательных реквизитов, установленных для того или иного типа регистрируемых документов. На что обратить внимание при разработке и заполнении журнала учета документов рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

  • зачем нужен журнал учета документов;
  • какие виды журналов учета документов существуют;
  • каковы недостатки и преимущества ведения бумажного журнала учета документов;
  • какие графы включить в журнал учета первичных документов;
  • какие графы включить в журнал учета нормативных документов;
  • как долго хранится журнал регистрации.

Зачем нужен журнал учета документов

Все деловые бумаги, составляющие документооборот компании, являются документами, то есть, имеют юридическую значимость. Составляются они с различными целями — информационными, распорядительными, инструктивными, заявительными и пр.

Почти во всех случаях обработки и использования документов необходим контроль над их исполнением. Он может быть осуществлен только в том случае, когда документ прошел внутреннюю регистрацию, то есть, ему был присвоен регистрационный номер и сведения о нем были внесены в журнал учета документов.

Процедура регистрации

Все процедуры, составляющие процессы создания, получения и обработки документов, строго регламентированы. Это основное условие их юридической силы. Порядок регистрации деловых бумаг установлен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Согласно этому стандарту, регистрация документа — это внесение учетных сведений о нем в реестр, имеющий установленную форму.

Сведения, в том числе, фиксируют факт создания документа, его получения, отправления или передачи для исполнения. При этом для точной и однозначной идентификации, документу присваивается учетный регистрационный номер — специальный реквизит, считающийся обязательным. Такими реестрами являются журналы регистрации.

Процедура регистрации обязательно проводится в отношении большинства документов. Она необходима для:

  • учета;Журнал учета документов образец
  • контроля над исполнением и выполнением тех задач, для которых создан документ — например, ознакомления, применения в работе или принятия к сведению;
  • поиска, анализа, отчетной работы с документами.

К тем видам документов, сведения о которых не вносятся в журналы регистрации, можно отнести:

  • печатные издания, имеющие информационный и рекламный характер — газеты, журналы, брошюры, буклеты, листовки и пр.;
  • прайс-листы и прейскуранты, присылаемые без сопроводительных писем;
  • копии информационных изданий и материалов, присылаемые с целью ознакомления;
  • поздравительные телеграммы, письма и адреса;
  • программы тренингов, курсов, семинаров, совещаний и конференций;
  • пригласительные билеты;
  • личная корреспонденция, присылаемая на адрес компании.

Документы, требующие регистрации и внесения в журналы регистрации, подразделяются на входящие и исходящие. Регистрация входящих бумаг осуществляется после первичного просмотра, распределения и обработки. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», введенным в действие с 3 марта 2003 года, регистрационный номер и дата регистрации составляют обязательный реквизит, имеющий порядковый номер 12. После присвоения регистрационного номера основные сведения сведения о документе вносятся в журнал учета документов.

Обратите внимание: с 1 июля 2017 года ГОСТ Р 6.30-2003 будет заменен новым ГОСТом Р 7.0.97-2016.

Виды журналов учета документов

Исходящие документы, создаваемые и подписываемые в компании, должны регистрироваться в день подписания. Регистрация и внесение учетной записи в журнал учета документов производятся одновременно. При этом следует учитывать, что регистрация может быть произведена только после того, как документ будет полностью оформлен, то есть, заполнены все реквизиты, являющиеся обязательным для данного вида деловых бумаг. В частности, это касается поля «Согласовано» или «Утверждаю».

Как правило, сведения о разных видах документов вносятся в разные журналы. Именно поэтому на предприятии могут быть оформлены следующие виды журналов регистрации;

Понятно, что все виды регистрируемых документов могут иметь разный состав сведений, которые необходимо отразить в журнале. Форма журнала учета документов не утверждена на государственном уровне, поэтому у работодателя имеется возможность разработать и утвердить ее самостоятельно, локальным нормативным актом, регламентирующим документооборот на предприятии.

Недостатки и преимущества ведения бумажного журнала учета документов

Учет документов на предприятии также может вестись в карточной и электронной форме. В компаниях, где документооборот невелик, чаще всего используется журнальная форма, в которую вносятся записи о документах, имеющих наиболее высокий статус и приоритет. Так, например, законом установлена обязанность работодателя по ведению журнала учета трудовых книжек и вкладышей в них.

В бухгалтерии также ведутся журналы учета первичных документов, потеря которых чревата для компании крупными неприятностями.

Кроме того, журналы используются и в том случае, когда необходимо зарегистрировать документы, имеющие гриф секретности, коммерческой или служебной тайны.

Как правило, в журнале предусматривается отдельная графа, в которой сотрудник, получающий документ на исполнение, проставляет собственноручную подпись с указанием даты. Эта подпись является подтверждением принимаемой на себя сотрудником ответственности за сохранность и сроки исполнения документа.

Минусы ведения журнала в бумажной форме

Неудобство ведения журнала учета документов в бумажной форме заключается в невозможности одновременного доступа к нему нескольких работников. Если документопоток компании большого объема, процесс внесения записей в журнал может занимать много времени. Кроме того, по «бумажному» журналу затруднен поиск нужного документа, особенно, если не соблюден порядок внесения записей и регистрационные номера не расположены по порядку.

Как следствие — затруднен и контроль над своевременностью обработки и исполнения документов.

Выход в этом случае такой: на предприятии необходимо организовать автоматическую форму регистрации документов, дополнив ее журналами регистрации для тех из них, которые имеют наибольшую важность. В таком случае, при комбинированном способе учета, целесообразно завести только один журнал учета выдачи документов, в котором будут регистрироваться сведения о выданных документах и проставляться подписи лиц, получивших их на руки.

Читайте также:

Журнал учета первичных документов

В бухгалтерском учете любые виды операций, производимых в ходе хозяйственной деятельности компании, должны быть подтверждены соответствующим первичным документом. Такое документы оформляются в момент совершения операции или же сразу после ее завершения. Каждый такой документ должен быть зарегистрирован в журнале учета первичных документов.

Форма такого журнала может быть разработана с учетом наличия обязательных для первичных документов реквизитов. К таковым относятся следующие сведения:

  • наименование первичного документа;
  • дата его составления;
  • наименования хозяйствующего субъекта, от чьего имени составлен документ;
  • суть хозяйственной операции;
  • единицы, в которых измеряется хозяйственная операция;
  • должность ответственного лица, совершившего хозяйственную операцию;
  • подпись и расшифровка подписи ответственного лица.

Образец журнала учета первичных документов представлен ниже.

Журнал учета нормативных документов

Журнал учета нормативных документов

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Работодатель вправе самостоятельно разрабатывать и утверждать локальные нормативные акты, регламентирующие и регулирующие трудовые взаимоотношения на конкретном предприятии. Их также должны регистрироваться в специальном журнале учета нормативных документов.

Поскольку эти документы находятся в открытом доступе и в подразделениях имеются их копии, такой журнал ведется с целью не проконтролировать исполнение данных документов, а учесть их наличие. Соответственно, нет необходимости включать в такой журнал графу с указание должности и фамилии исполнителя, а также его подписи. Образец журнала учета нормативных актов представлен ниже.

Хранение журнала учета документов

Вся документация, составляющая документооборот предприятия, имеет свои сроки хранения. Они устанавливаются «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», разработанным Росархивом.

В соответствии с пунктом 784 данного Перечня, книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников хранятся в течение одного года. То есть, период хранения журнала регистрации документов составляет один календарный год.

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль