Секретариат

Этикет и мобильные приложения для секретаря

  • 27 апреля 2017
  • 818

В последние годы все большую популярность набирают различные мобильные мессенджеры, позволяющие отправлять мгновенные сообщения. Не обошло данное веяние и сферу бизнеса: все больше компаний используют данные приложения для рекламы собственных товаров и услуг. Однако и здесь нужно соблюдать этикет. Именно об этикете и мобильных средствах переписки пойдет речь в данной статье.

Из данного материала вы узнаете:

  • использование мобильных приложений в работе;
  • этикет в мессенджерах;
  • использование мобильных приложений в работе.

Работа секретаря включает большое количество контактов, общение с которыми устанавливается и ведется различными способами. В последнее время большую популярность приобрело общение в мобильных приложениях с помощью отправки мгновенных сообщений (мессенджеры), которые позволяют вести переписку с помощь интернета и без лишних хлопот.

Этикет и мобильные приложения для секретаря

Более того, многие организации быстро восприняли как преимущество данные приложения и начали их использовать для корпоративной переписки, деловой и даже в качестве рекламы собственных услуг и товаров. При этом именно секретарь должен заниматься рассылкой различных сообщений как клиентам, так и коллегам и даже партнерам. В связи с этим возникает необходимость соблюдения правил этикета при общении с помощью мессенджеров. Далее мы расскажем главные правила.

Этикет деловой переписки

Электронная деловая переписка в мобильных приложениях, как любое формальное общение, подчиняется определенным правилам этикета. Для того чтобы повысить продуктивность такого общения и наладить хорошие деловые связи, стоит следовать следующим простым правилам:

  • Всегда отвечайте на письма

Кажется, что это не так уж просто, особенно, при больших ежедневных объемах корреспонденции. Если возможности ответить максимально быстро нет, стоит подтвердить получение сообщения и написать, что ответ по существу вопроса будет позднее. Для некоторых видов сообщений рекомендуется использовать автоответы и шаблоны. Это значительно ускоряет процесс.

  • Проверяйте сообщение перед отправкой

Прежде чем отправить письмо, необходимо удостовериться в том, что тема письма раскрыта полностью, подача информации не допускает разночтений, в тексте нет грамматических ошибок, тема письма и адрес указаны верно, все необходимые файлы прикреплены.

  • Уделите внимание стилю написания и оформления

Электронная деловая переписка — это обмен служебными документами в цифровой форме. Высокая формализованность этого процесса требует соблюдения определенных стилистических границ при составлении писем. Не рекомендуется использовать причудливые шрифты и пестрые графические элементы. Стоит также избегать обилия вставленных изображений.

  • Избегайте перенаправлений и массовых рассылок

Использование функций перенаправления и пересылки требует большой осторожности. При перенаправлении высок риск обнародовать адреса партнеров, а при перенаправлении — отправить сообщение тем, кому оно не предназначено. Невежливо пересылать сообщения без личного комментария или короткой записки. Адрес получателя рекомендуется вносить в соответствующее поле в последнюю очередь, когда текст написан и проверен.

Читайте также:

Функции массовой рассылки следует использовать только при наличии веских причин. Не стоит отправлять коммерческие предложения тем, кто не подписывался на вашу рассылку. Если новостная рассылка все же используется, необходимо включить в нее функцию отказа от подписки.

 

  • Учитывайте культурные особенности ваших партнеров

Электронная деловая переписка в разных странах имеет свои особенности. Например, восточные деловой этикет (китайская, японская, арабская культуры) предполагают длительное изучение партнеров. Не стоит ждать мгновенного ответа по существу и требовать быстрых решений. Партнеры, принадлежащие к низкоконтекстным культурам (американская, немецкая, скандинавская), наоборот, предпочитают добиваться результатов в максимально короткий срок. Общение с ними требует не только пунктуальности, но и оперативности.

  • Следуйте корпоративным правилам

Необходимо всегда соблюдать правила электронной деловой переписки, принятые в компании. Личные адреса не подходят для формального общения, а рабочий адрес не должен использоваться в личных целях. Корпоративные сообщения должны циркулировать только в пределах компании. Правила, регламентирующие время ответа на внутренние сообщения также должны неукоснительно соблюдаться.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.