Правила оформления должностной инструкции

925
Правила оформления должностной инструкции, их строгое соблюдение, являются гарантией юридической значимости этого важного локального регламента. Оформление должностной инструкции в соответствии с государственными требованиями позволяет обеспечить смысловую значимость документа, служит подтверждением его подлинности.

Правила оформления должностной инструкции

Из статьи вы узнаете:

  • какие установлены требования к оформлению должностной инструкции;
  • какими регламентами следует руководствоваться при оформлении и составлении должностных инструкций;
  • какие обязательные реквизиты необходимо заполнить в соответствии с правилами оформления должностной инструкции;
  • какие основные разделы необходимо включить в должностную инструкцию и что в них указать.

Требования к оформлению должностной инструкции

Должностная инструкция не входит в перечень документов, наличие которых законом определяется как обязательное. Но необходимость такого вида регламентов не вызывает сомнения уже ни у кого. По своей сути, должностные инструкции являются локальными нормативными актами, разработка которых позволяет решить следующие управленческие и производственные задачи:

  • четко определить должностные обязанности для каждой рабочей единицы, числящейся в штатном расписании с учетом особенностей конкретного рабочего места и задач, стоящих перед работником;
     
  • разграничить должностные обязанности, определить взаимосвязи по должности, установить служебную иерархию и подчиненность;
     
  • обосновать возмещение работнику некоторых видов расходов, обусловленных выполнением его должностных обязанностей;
     
  • установить четкие и понятные квалификационные требования к должности и критерии оценки эффективности выполнения обязанностей и соответствия занимаемой должности;
     
  • установить права и обязанности работника, определить зону его ответственности и оговорить наказание, предусматриваемое за нарушение должностных обязанностей.

Понятно, что этот юридический документ, регламентирующий выполнение трудовой функции каждого работника предприятия, должен быть составлен и оформлен в соответствии с установленными требованиями. Правила и порядок оформления должностной инструкции также могут регламентироваться отдельным локальным нормативным актом работодателя. Например, Положением о должностных инструкциях.

Должностная инструкция — локальный нормативно-правовой акт, ее действие не выходит за рамки предприятия-разработчика. Ознакомить работника с этим регламентом работодатель обязан на этапе подписания трудового договора, еще до того, как будет издан приказ о приеме на работу.

Ставя свою подпись на этом документе, работник свидетельствует о своем согласии выполнять те требования и обязанности, нести ответственность, оговариваемые должностной инструкцией. Поэтому оформление должностной инструкции должно производиться в строгом соответствии с государственными стандартами, поскольку выполнение этого требования обеспечивает юридическую силу такого регламента.

Регламенты, устанавливающие правила оформления должностной инструкции

Как уже было сказано, для того, чтобы подпись работника на этом документе давала возможность работодателю требовать исполнения положений этого нормативного акта, он должен иметь юридическую силу. Какие условия содержания и оформления документа для этого должны быть выполнены, сказано в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Согласно ему, юридическая значимость документа определяется совокупностью следующих характерных признаков:

  • соответствие положений документа нормам действующего законодательства;
  • соответствие компетенции предприятия-разработчика на составление и принятие такого рода нормативных актов;
  • соответствие требованиям оформления.

То есть, соблюдение установленных на общегосударственном уровне правил оформления должностных инструкций — одно из основных условий их юридической значимости. Регламентами государственного уровня являются ГОСТы — государственные стандарты, устанавливающие требования к оформлению деловых бумаг, в том числе, должностных инструкций, правила оформления для них изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Действие этого стандарта прекращается с 1 июля 2017 года, вместо него начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Обратите внимание: Положения должностной инструкции не должны ухудшать условий труда и положения работников по сравнению с теми, что гарантируются законом.

Читайте также:

Должностная инструкция: правила оформления реквизитов

Согласно  ГОСТ Р 6.30-2003, каждый из типов организационно-распорядительных документов должен иметь заполненные реквизиты, расположение которых на листе также имеет значение. Поскольку должностная инструкция — документ, предназначенный для внутреннего использования, некоторые из обязательных реквизитов на нем могут отсутствовать. Так, например, нет смысла проставлять на инструкции логотип компании, указывать справочные данные о ней, в том числе код по ОКПО или регистрационный номер ОГРН.

Порядком оформления должностной инструкции предусматривается наличие на ней следующих обязательных реквизитов:

  • наименование компании, конкретного подразделения;
  • код формы документа по ОКУД — для должностной инструкции это 0253051;
  • наименование документа «Должностная инструкция» с указанием конкретной должности, для которой она разработана;
  • место и дата составления документа;
  • регистрационный номер;
  • грифы утверждения и согласования;
  • текстовая часть;
  • подпись должностного лица, разработавшего должностную инструкцию;
  • поле, предназначенное для проставления подписей ознакомленных с документом работников.

Требования к оформлению текстовой части документа стандартные — верхнее и нижнее поля должны быть шириной не менее 20 мм, правое — не менее 10мм, левое — не менее 30 мм.

Основные разделы должностной инструкции

В соответствии с требованиями к оформлению должностной инструкции, документ должен содержать несколько разделов. Каждый из этих разделов должен быть посвящен подробному рассмотрению одного из основных вопросов:

  1. Перечень и содержание трудовых функций, видов выполняемых по данной должности работ;
  2. Права и полномочия работника с их кратким описанием;
  3. Ответственность, предусмотренная за невыполнение или ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей.

Общий вид должностной инструкции представлен ниже.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, ответственного за исходящую корреспонденцию

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Правила составления должностных инструкций при заполнении их текстовой части предусматривают использование канцеляризмов, специальных терминов и устоявшихся в деловой и профессиональной среде речевых оборотов, штампов. Такой стиль изложения позволяет избежать неоднозначности толкования смысла, делает текст максимально понятным для восприятия специалистом.

Должностные обязанности

С введением такого понятия, как профессиональные стандарты, существенно облегчился процесс составления должностных инструкций. Весь функционал, свойственный для определенной профессии, специальности или должности в профстандартах расписывается с высокой степенью подробности. В некоторых случаях, есть смысл объединить в должностной инструкции обязанности, описываемые несколькими профстандартами, если должность работника предусматривает частичное выполнение функций по каждому из них.

Кроме профстандартов, используются единые квалификационные справочники, требования к должностям, прописанные в них, также могут применяться при написании должностных инструкций. Правилами составления предусматривается, что в разделе «Должностные обязанности» необходимо дать подробное и четкое описание тех функций и обязанностей, которые работник должен выполнять ежедневно, еженедельно, ежемесячно.

В это описание необходимо включить упоминание методов и технологий, используемых для достижения требуемого результата. Кроме этого, можно установить порядок исполнения трудовых обязанностей, их приоритетность, а также оговорить этические нормы взаимодействия с коллегами и заказчиками.

Права

В этом разделе необходимо установить те права, которыми работник должен пользоваться для эффективного выполнения своих обязанностей. Правила составления должностных инструкций предусматривают обязательное включение этого раздела, поскольку у сотрудника должно быть четкое понимание того, что он имеет право требовать от коллег и руководства, чтобы избежать нареканий к качеству своей работы. Среди основных прав, которые делегируются работнику, можно перечислить:

  • принятие решений, обеспечивающих успешное, своевременное и качественное выполнение трудовых обязанностей;
  • принятие участия в разработке методики повышения качества работы;
  • вносить предложения по повышению качества работы и совершенствованию технологического процесса;
  • повышать свой уровень образования и квалификации.

Обязанности

Правилами оформления должностной инструкции предполагают, что в этом разделе будут установлены виды ответственности за нарушение требований данного регламента, а также за несоблюдение сроков выполнения или несвоевременное выполнение производственных поручений, иные нарушения дисциплины труда. В разделе может быть приведен перечень возможных проступков работника с указанием тех видов ответственности, которая предусматривается за каждый из них. Следует учесть, что наказание должно быть не только адекватно совершенному проступку, но и соответствовать тем мерам, которые предусматривает Трудовой кодекс РФ.

Обратите внимание: В должностной инструкции нельзя устанавливать те виды ответственности и наказаний, упоминания о которых в трудовом законодательстве нет.

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль