Профстандарт секретаря

1024
Профстандарт секретаря был утвержден приказом Минтруда России одним из первых, еще в мае 2016 года. Этот регламент устанавливает квалификационные требования к специалисту по организационному и документационному обеспечению управления организацией. То есть, по своей сути это комплексный документ, который может быть взять за основу при определении функционала секретаря любой специализации — администратора, делопроизводителя, референта или помощника руководителя.

Из статьи вы узнаете:

  • какие уровни квалификации установлены профстандартом секретаря;
  • что входит в должностные обязанности секретарей, имеющих разную специализацию;
  • какие умения и навыки установлены в качестве обязательных профстандартами секретаря.

Профстандарты секретаря

Понятие «профессиональный стандарт» или «профстандарт» появилось в практике кадровой работы и профессиональной деятельности недавно. Это перечень квалификационных требований, которым должен соответствовать человек, работающий по определенной специальности или занимающий какую-либо должность. Профстандарты разрабатываются экспертами в той или иной области профессиональной деятельности и утверждаются на государственном уровне. В настоящее время Профстандарт секретаряутверждено уже более одной тысячи таких регламентов, которыми установлены четкие критерии оценки специалистов, в том числе по уровню необходимого образования, опыта, навыков. Профстандарты пока что действуют наравне с требованиями, установленными едиными квалификационными справочниками, но в будущем призваны их заменить полностью.

Профессиональные стандарты, в том числе утвержденные к настоящему моменту профстандарты секретаря, с 1 июля 2016 года обязательны для применения во всех организациях, независимо от формы их собственности. Изначально предполагалось, что обязательное действие этих регламентов будет ограничено только государственными и муниципальными структурами, а также теми профессиями, условия труда которых признаны опасными и вредными. Но жизнь показала, что действие профстандартов ограничивать не следует — с их внедрением и у работников, и у работодателей появляются четкие представления:

  • о том, что входит в функционал конкретной профессии, специальности, должности;
  • какие требования по уровню образования и опыта предъявляются к работнику, занимающемуся данным видом трудовой деятельности;
  • по каким критериям должна оцениваться его работа.

Должностные обязанности секретаря

Некоторые специалисты с недоверием отнеслись к обязательному внедрению профстандартов секретаря в практику, ведь секретарь — должность, объединяющая в себе обширный функционал. На крупных предприятиях отдельными штатными единицами являются секретарь-референт, секретарь-администратор; секретарь руководителя, секретарь-делопроизводитель. Кроме того, круг обязанностей секретаря зависит от многих других факторов, которые невозможно учесть регламентом, в том числе, от специфики производственной деятельности компании, ее организационной и корпоративной культуры, наконец, от личности самого руководителя предприятия.

Но профстандарт секретаря — не догма, следовать которой требуется с неукоснительной точностью. Это основа, используя которую можно:

  • четко определить перечень должностных обязанностей для каждого конкретного рабочего места;
  • оптимальным образом распределить обязанности между специалистами, занимающимися секретарской работой, исключив, тем самым, выполнение двойного функционала;
  • определить и разграничить права и обязанности каждого специалиста;
  • установить ясные и понятные критерии оценки эффективности их трудовой деятельности.

Профессиональные стандарты секретаря руководителя и других специалистов, в обязанности которых входит выполнение секретарской работы, составлены с учетом уровня квалификации,  применяемых при разработке профессиональных стандартов, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 12.04.2013 №148н. В профстандартах секретарей упоминаются три таких уровня, третий, пятый и шестой, предполагающие индивидуальную ответственность:

  1. Трудовая деятельность, осуществляемая под руководством старшего по должности, но с правом принятия самостоятельных решений при выполнении типовых практических задач, где требуется анализ ситуации и ее изменений. Планирование собственной деятельности с учетом тех задач, которые поставлены руководителем (третий уровень квалификации);
     
  2. Самостоятельный выбор методов решения практических задач, планирование своей трудовой деятельности, определение функционала и приоритетов выполнения производственных задач, а также участие в управлении решением стоящих перед подразделением задач, планирование деятельности подчиненных с учетом поставленных задач и ответственность за результат деятельности группы (пятый уровень квалификации);
     
  3. Самостоятельная деятельность, в том числе, определение ее задач и задач подчиненных сотрудников по достижению практических целей. Обеспечение взаимодействия с другими группами и подразделениями. Ответственность за принимаемые решения и эффективность профессиональной деятельности, как собственной, так и на уровне подразделения или предприятия (шестой уровень квалификации).

Те должностные обязанности, которые установлены профтандартом секретаря, могут быть скорректированы и дополнены с учетом целей профессиональной деятельности работников этой специальности. Функционал секретаря состоит в организационном и документационном обеспечении деятельности руководства компании независимо от ее формы собственности или организационно-правовой формы. То есть, основная задача такого специалиста — обеспечение общего обслуживания управления предприятием. В соответствии с этим функционалом, в профессиональные обязанности секретаря включены следующие обобщенные трудовые функции по обеспечению следующих видов деятельности руководства и предприятия в целом:

  • Организационное;
  • Документационное;
  • Организационное, документационное и информационное;
  • Информационно-аналитическое и организационно-административнное.

Согласно профстандарту секретаря, для выполнения организационной работы секретарю потребуется третий уровень квалификации, для документационного обеспечения — пятый, два остальных вида профессиональной деятельности может выполнять специалист, имеющий уровень квалификации не ниже шестого.

Читайте также:

В соответствии с тем, какие функции выполняет специалист, определяется и круг обязанностей, которые он должен выполнять. Профстандарт секретаря, занимающегося только организационным обеспечением деятельности компании и руководства, ограничивает его трудовую функцию следующими обязанностями:

  • прием телефонных звонков и переключение их на адресатов;
  • работа с посетителями компании и руководителя;
  • выполнение иных функций по координации и обеспечению деятельности компании.

Профессиональный стандарт делопроизводителя, функция которого ограничивается документационным обеспечением, предполагает следующие обязанности:

  • Организация работы с документооборотом компании;
  • Организация текущего хранения документации;
  • Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой и организация архивного хранения документации.

Секретарь, обеспечивающий организационную, документационную и информационную деятельность предприятия должен выполнять, те обязанности, которые перечислены ниже:

Должностные обязанности секретаря

В обязанности специалиста, обеспечивающего информационно-аналитическую и организационно-административную поддержку деятельности руководителя организации, согласно профстандарта секретаря, входит:

  • обеспечение информационного взаимодействия руководителя с другими предприятиями и компаниями, государственными и общественными  организациями;
  • сбор, обработка и анализ информации, подготовка информационно-аналитических обзоров;
  • организация делового взаимодействия и контактов, протокольных мероприятий;
  • обеспечение исполнения решений и поручений руководителя.

Профстандарт секретаря делопроизводителя

Как правило, теми функциями, которые установлены профстандартами секретаря, обеспечивающего документационное сопровождение деятельности компании, на практике дело не ограничивается. Многие секретари-делопроизводители занимаются не только механической работой по приему и обработке входящей и исходящей деловой корреспонденции, но и зачастую осуществляют контроль над соблюдением сроков исполнения, согласования и подписания документов. С повсеместным внедрением автоматизированных систем электронного документооборота эта функция значительно упрощается.

Как уже говорилось, профстандарт секретаря может быть взят за основу при составлении описания должностных обязанностей. Однако на каждом предприятии руководство имеет право доработать и изменить описание функций специалиста в соответствии с необходимостью и реалиями производственно-организационной деятельности компании.

Профессиональные стандарты секретаря руководителя

Профстандарт секретаря руководителя устанавливает довольно высокие квалификационные требования к специалисту, являющемуся основным помощником главного лица в компании. Так, например, чтобы эффективно и в срок выполнять поручаемую работу, секретарь руководителя должен обладать следующими умениями и навыками:

  • четко планировать свое рабочее время и оказывать помощь в этом руководству компании;
  • устанавливать цели и определять их иерархию, устанавливать приоритеты выполнения задач, оптимальным образом распределять свое рабочее время;
  • свободно владеть компьютером и ориентироваться в программных продуктах, предназначенных для рационализации и ускорения информационного обмена, планирования рабочего времени и т. п.;
  • определять, анализировать и устранять причины, мешающие оптимальному информационно-коммуникационному взаимодействию как между подразделениями, так и между отдельными специалистами;
  • контролировать соблюдение сотрудниками требований информационной безопасности, установленными в компании;
  • принимать участие в предотвращении и устранении личностных и производственных конфликтов;
  • применять на практике и быть образцом соблюдения делового этикета и общения.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль