Опись дел

440
Опись дел – своего рода удостоверение личности для документов. Любой документ может быть передан между подразделениями или в архив только если была составлена опись. И самое важное, для чего нужна опись дел – возможность быстрого поиска документов. Проще говоря, без описи невозможно поддерживать порядок в архиве, а поиск документов может занять дни и даже недели. Как правильно оформить опись дел и для каких документов, расскажем в этой статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • на какие документы нужно составлять описи;
  • как составить опись дел структурного подразделения для передачи  в архив;
  • как оформить сводную опись дел постоянного срока хранения;
  • особенности составления описи дел по личному составу;
  • требования к описи дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Часто дела в организациях классифицируют произвольно, например, по типу документов («Договоры с поставщиками» или «Накладные ООО «Канцтовары») и так же сдают в архив. Такой подход имеет право на существование в пределах текущего делопроизводства в подразделениях, но не для архива.

Если вы работаете в государственном, муниципальном учреждении, и дела организации в последующем будут передаваться в государственный архив, то работа с архивом строго регламентирована нормативным документом – это «Основные правила работы архивов организаций». Коммерческие компании могут руководствоваться этими правилами для того, чтобы навести порядок в системе делопроизводства и организовать правильное хранение и эффективный поиск документов в своем архиве.

На какие документы нужно составлять описиОпись дел

Перед тем как передать закрытые (завершенные) документы в архив, каждое структурное подразделение организации подготавливает описи. На  их основе сотрудник архива (секретарь) формирует сводные разделы описей дел. Описи нужно составлять для документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для дел по личному составу. Некоторые организации имеют специфичные по роду деятельности документы, например: судебные дела, медицинские карты и т. д. Такие документы, а также документы по личному составу включаются в отдельные описи. Дела со сроком хранения менее 10 лет остаются в подразделениях, поэтому описи на них не составляются.

Как составить опись дел структурного подразделения для передачи  в архив

Такая опись называется сдаточной. Для того чтобы грамотно оформить сдаточную опись следуйте следующим правилам:

1. Составляйте сдаточную опись в двух экземплярах: один останется в отделе, второй будет храниться в архиве вместе с делами.

2. Присваивайте уникальный номер каждому делу в описи. Если дело было разделено на несколько томов, то каждому тому полагается отдельный номер. Проще: одна строка в таблице описи – один номер.

3. Сдаточная опись составляется в форме таблицы и имеет следующие графы:

  • порядковый номер дела (части, тома); ·
  • индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);
  • заголовок дела;
  • количество листов в деле (томе); ·
  • срок хранения дела; ·
  • примечание

Обратите внимание!    

Одинаковые заголовки на одном листе описи можно не повторять, а заменить на «То же». Однако в начале нового листа заголовок снова пишется полностью.

4Пропущенные номера оставляются на случай, если дело было заведено, но на момент составления описи находится в пользовании или на изучении кого-либо из сотрудников организации, на реставрации и т.п. Если все номера в описи заполнены, но было обнаружено дело, используйте литерный номер.

5.  Итоговая запись проставляется в конце описи. Здесь цифрами и прописью укажите количество дел, первый и последний номера дел по описи, перечислите пропущенные и литерные номера.

6. В графе «Примечания» отмечайте наличие дел в момент передачи в архив. Сотрудники, передающие и принимающие документы, расписываются и ставят дату оформления описи. Оба экземпляра описи утверждает и подписывает руководитель организации.

Читайте также:

Как оформить сводную опись дел постоянного срока хранения

Сводную опись составляют в момент передачи дел из подразделений. Обычно это происходит раз в год, соответственно, в архив и в опись попадают дела, созданные и закрытые за этот период. Каждый такой период оформляется как раздел единой описи дел.

Опись дел для постоянного хранения имеет стандартную форму (см. образец) и составляется в четырех экземплярах. Эта форма имеет титульный лист и подтитул, который заполняется в случае изменения названия организации.

Обратите внимание!

Если вы организуете архив с нуля и составляете опись впервые, к ней необходимо оформить предисловие. В предисловии указывают:

  • сведения об организации (дата создания, функции, структурные изменениях за период, охватываемый описью);
  • описание содержания дел, документов;
  • наличие дел, созданных раньше периода, за который составляется опись;
  • какие-либо особенности формирования дел, принятые в организации и пр.

Заполняйте графы в соответствии со сдаточной описью и номенклатурой дел: при правильном ведении заголовки должны совпадать.

Нумерация ведется валовая, с первого раздела описи.

Например, если первый раздел описи за 2014-2015 гг. содержит номера с №1 по № 15, то раздел описи за 2016 г. должен начинаься с №16. Присваиваемый номер является постоянным архивным номером дела. Изменения в нумерации дел возможны только при переформировании, переорганизации архива и переоформлении всех разделов описей с новой системой нумерации.

Каждый раздел описи должен иметь оглавление. Оглавление содержит:

  • предисловие (по аналогии с предисловием к описи);
  • список сокращений (если вы используете не общепринятые сокращения) в алфавитном порядке;
  • название подразделов, указатели, с указанием соответствующим им номеров листов, или конкретных номеров отдельных дел. Указатели (тематические, географические – по филиалам, например и т.п.) и подразделы составляются, если опись имеет сложную структуру со множеством различных по специфике и содержанию дел.

Каждый раздел должен иметь итоговую запись о количестве дел в описи. Также в ней указываются, если есть,  пропущенные и литерные номеров, отмечаются особо ценные дела (с номерами). Итоговая запись должная быть заверена ответственными за составление сотрудниками: подписи и дата составления документа.

Для вновь обнаруженных дел можно составить дополнительную опись с отдельной нумерацией в конце раздела, либо внести их внутри подразделов описи как литерные номера и тогда – создать новую итоговую запись.

Листы сводной описи также нумеруются, продолжая нумерацию прошлого периода. В конце составляется лист-заверитель. В нем укажите общее количество листов описи, особенности нумерации и заверьте подписью ответственного сотрудника.

Особенности составления описи дел по личному составу

Форма описи дел по личному составу (образец ниже) имеет существенное отличие от формы описи дел постоянного хранения. В этой описи обязательно должна быть графа «Срок хранения», так как для личных дел законодательство устанавливает различные сроки: 25, 45, 75 лет, 75 лет ЭК или ЭПК.

Обратите внимание!

Именно срок хранения документов по личному составу определяет, в какую опись следует заносить сведения о деле. Если дело относится к категории дел постоянного хранения, то оно хранится и описывается вместе с остальными делами организации. В то же время, при большом документообороте дел по личному составу, их можно разделить на категории и составлять отдельные описи соответственно.

При этом заголовки дел в опиhttp://e.sekretaria.ru/article.aspx?aid=422761си необходимо систематизировать по типу документов:

  • приказы по личному составу;
  • личные дела;
  • бухгалтерские документы о трудовом вознаграждении;
  • трудовые договоры и т.д.

Еще одна отличительная особенность описи дел по личному составу: обязательное указание конечного срока хранения дел. Эти отметки нужно проставить на титульном листе.

Требования к описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

Также как и документы по личному составу, дела временного хранения имеют конечный срок хранения в архиве. Поэтому опись должна содержать аналогичную графу «Срок хранения». Такая графа позволяет отслеживать истекающие сроки, подготавливать передачу дел на уничтожение. все прочие элементы описи составляются точно также как и для дел постоянного хранения (см. образец).

Опись дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения организации

Скачать чистый бланк >>>

Опись дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения организации

Скачать чистый бланк >>>

Опись дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения организации

Скачать чистый бланк >>>

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль