Докладная записка

519
Докладная записка — официальный документ, обладающий юридической силой. Он является основанием для принятия кадровых и управленческих решений. Поэтому оформление докладной записки и ее содержание должно соответствовать установленным государственным требованиям. В статье рассматриваются виды докладных записок, рассказывается о правилах их составления и оформления.

Из статьи вы узнаете:

  • для чего составляются докладные записки;
  • в каких случаях составляется докладная записка на сотрудника;
  • как оформляется докладная записка.

Докладная записка — вид официального делового документа

Докладная записка это одна из форм документооборота. Как правило, ее адресатом является вышестоящее лицо или вышестоящая организация. В зависимости от этого, докладные записки подразделяются на внутренние и внешние. Адресатом внутренней докладной является непосредственный руководитель, руководитель подразделения или же директор предприятия. Внешний документ подписывается руководителем предприятия и направляется руководителю вышестоящей организации.

Составление документов этого вида производится с целью донесения до адресата определенного рода сведений. Поэтому по назначению докладные записки условно подразделяются на:

  • информативные;
  • отчетные;
  • инициативные.

Информативные докладные записки содержат сведения, которые могут повлиять на принятие управленческих решений. В Докладная записканих содержится информация, которая известна автору в силу его служебного положения, связанная с выполнением его должностных обязанностей. Оформление таких документов может осуществляться на регулярной основе и быть закреплено в качестве трудовой обязанности в должностной инструкции.

Отчетная докладная также может составляться регулярно в плановом порядке, установленном должностными обязанностями или же в единичных случаях, как отчет о выполнении разового поручения, данного руководителем. Как правило, такой документ, составляемый как отчет, имеет утвержденную форму, удобную для восприятия, последующей обработки и анализа представляемых в ней данных.

Инициативная докладная оформляется в исключительных случаях и, как правило, обязанность по составлению такого рода документов в должностные обязанности работников не входит. В ней может содержаться предложение по повышению производительности, улучшению качества продукции или же сведения о явлениях, отрицательно влияющих на производственные процессы или моральную обстановку в трудовом коллективе.

Поскольку любая докладная записка может стать основанием для принятия управленческих решений, по своему содержанию и оформлению она должна соответствовать требованиям,предъявляемым к документам. То есть, ее содержание и оформление должны отвечать установленным стандартам, она должна иметь обязательные реквизиты, подтверждающие ее юридическую силу.

До 1 июля 2017 года оформление докладной записки должно осуществляться в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие с 3 марта 2003 года. После 1 июля вы действие вступит новый регламент - ГОСТ Р 7.0.97-2016. 

В каких случаях составляется докладная записка на сотрудника

То, насколько эффективно работает каждый сотрудник, насколько он выполняет установленные на предприятии правила внутреннего трудового распорядка, лучше всех известно его непосредственному руководителю. Этот руководитель несет ответственность за работу своих подчиненных, но принимать какие-то кадровые или управленческие решения в их отношении он права не имеет.

Но непосредственный руководитель имеет право направить докладную записку руководителю, стоящему выше него на иерархической лестнице и наделенному полномочиями наказывать или награждать сотрудников предприятия, принимать в отношении них управленческие решения.

Поэтому докладная записка на сотрудника содержит, как правило, рекомендации его непосредственного начальника о мерах поощрения или наказания, которые следует применить к нему. Кроме того, в докладной могут содержаться рекомендации по обучению и развитию данного сотрудника, включению его, например, в кадровый резерв предприятия. Этот документ также содержать просьбу о направлении работника в служебную командировку или иные кадровые вопросы в отношении конкретного специалиста.

В каждом из этих случаев докладная записка является юридическим основанием, пусть не единственным, для принятия решения тем должностным лицом, у которого есть соответствующие полномочия. Соответственно, к такой записке применяются те же требования, как и к любому деловому документу.

Оформление докладной записки

Независимо от того, внутренним или внешним документом является докладная записка, она должна содержать обязательные реквизиты, предусматриваемые ГОСТ Р 6.30-2003. Но состав обязательных реквизитов в том и другом случае будет отличаться. Если это внешняя докладная записка, оформление ее предусматривает наличие следующих реквизитов, типичных для деловой переписки:

  • код, регистрационный номер и ИНН компании-юридического лица;
  • код документа по ОКУД — 0286041;
  • наименование предприятия, справочные сведения о нем: номера банковских счетов, контактные телефоны, почтовый адрес. Адрес электронной почты;
  • сведения об адресате: наименование, адрес предприятия-получателя, должность, фамилия, инициалы руководителя;
  • дата и место составления документа;
  • исходящий регистрационный номер;
  • наименование типа документа - «Докладная записка»;
  • заголовок текста документа, отражающий его краткую суть;
  • текстовая часть докладной записки;
  • подпись руководителя предприятия и ее расшифровка.

В том случае, когда докладная записка руководителю является внутренним документом, как обязательные реквизиты в ней должны быть указаны:

  • наименование структурного подразделения, в котором составлен документ;
  • входящий регистрационный номер;
  • наименование типа документа;
  • дата составления;
  • краткий заголовок;
  • текстовая часть;
  • подпись должностного лица, составившего докладную с указанием его должности и расшифровкой подписи.

Предполагается, что внутренняя докладная записка, являющаяся инициативной, то есть содержащая описание ситуации и предложения по ее улучшению, должна иметь еще один обязательный реквизит — резолюцию руководителя. На основании этой резолюции предпринимаются дальнейшие действия.

Требования к содержанию докладной записки также типичны для деловых документов. Текст должен быть кратким, логичным и последовательным. Структура текста может содержать три смысловые части:

  • констатирующая;
  • аналитическая;
  • выводы и предложения.

В первой, констатирующей, части дается изложение сути, причин написания документа, произошедших фактов. Никаких оценочных суждений эта часть содержать не должна, только описание ситуации,факты и причины, ставшие поводом для составления документа. Вторая часть, аналитическая, в ней анализируются изложенные выше факты, ситуация и, если это не противоречит смыслу, рассматриваются возможные варианты решения проблемы. Третья часть докладной записки содержит выводы и конкретные предложения по ситуации. В том случае, когда документ является регулярным отчетом, для его составления может быть разработана и утверждена отдельная форма, в том числе, табличная. Докладная записка может и не содержать вторую, аналитическую часть, но первая и третья смысловые части должны быть включены в этот вид документов обязательно.

Пример докладной записки

Автором инициативной докладной записки может являться любой из сотрудников предприятия, столкнувшийся, например, с невозможностью выполнения своих трудовых обязанностей. В этом случае работник вправе поставить в известность своего руководителя или руководство предприятия, направив через канцелярию докладную записку, снимая, тем самым, с себя вину за невыполненную работу. Образец инициативной докладной записки представлен ниже.

Пример докладной записки

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Докладная записка о совершении виновных действий также относится к категории инициативных. Она составляется непосредственным руководителем провинившегося работника и является основанием для вынесения решения о применении к виновному наказания, адекватного проступку. Образец докладной записки на сотрудника представлен ниже.

Образец докладной записки

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Образец докладной записки на сотрудника, отсутствующего на работе, представлен ниже.

Докладная записка образец

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Докладная записка, в которой изложен факт и причины ошибочного начисления зарплаты сотруднику поможет избежать споров в случае проверки трудовой инспекции. Ее образец представлен ниже.

Пример докладной записки

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>> 

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль