Оформление делового письма
Статьи по теме
Из этой статьи вы узнаете:
- каковы правила оформления делового письма;
- как следует оформлять деловые письма;
- как оформить реквизиты делового письма.
Правила оформления делового письма
Использование фирменного бланка компании является важным фактором успешного оформления делового письма. По одежке встречают — истина актуальная в любые времена. Разумеется, что для разных типов писем, будут использоваться разные типы бланков. Перечень типов, а также нормы их заполнения закрепляются отдельным приказом по организации. Это может быть не приказ, а инструкция по делопроизводству. ГОСТом 2003 года регламентируются основные требования к бланкам деловых писем. Их можно найти в разделе «Требования к оформлению документов».
Бланк должен быть максимально информативным и содержать все необходимые сведения:
- название компании;
- адрес компании;
- email компании;
- телефон для контакта;
- адрес сайта компании.
Конечно, это не обязательный список, а рекомендательный. Руководство каждой компании само определяет необходимость включения тех или иных данных о своей организации.
Однако существуют такие требование к оформлению письма, которые являются обязательными.
- Отступ справа – 10 мм, слева, сверху и снизу – 20 мм;
- Нумерация страниц – посредине сверху;
- Нумерация каждого приложения – отдельно;
- Исходящий номер письма проставляется в левом верхнем углу (в Журнале регистрации документов этот номер необходимо зафиксировать);
- Название организации, фамилия и должность адресата располагаются в правом верхнем углу;
- Должность отправителя и его фамилия указываются в нижнем левом углу;
- Дата написания письма проставляется внизу.
Продольное расположение реквизитов, т.е. не в углу, а по центру, также допускается ГОСТом 2003 года. Однако угловое расположение традиционно считается более удобным и рекомендуется использовать этот вариант.
Кодифицированная структура делового письма состоит из трех элементов:
- Преамбула, т.е. вступление, включает в себя формулировку цели письма или причин, которыми вызвано его написание.
- Содержательная часть дает изложение ситуации, предлагает решения, формулирует выводы и дает рекомендации.
- Резюме подводит итоги и также формулирует ваши ожидания от адресата письма.
Залог грамотного и хорошо сформулированного письма – четкое понимание цели, с которой оно пишется. Будет ли это предложение о сотрудничестве, приглашение на мероприятия или претензия – текст должен быть посвящен исключительно цели письма и не содержать посторонних элементов.
Существует правило: одна цель – одно письмо. Другими словами, каждое письмо должно быть посвящено решению одной проблемы, одного вопроса, преследовать одну цель. В крайнем случае, если письмо поднимает несколько вопросов, то они должны быть взаимосвязаны и вытекать один из другого. Если вы намерены решить несколько вопросов с одной и той же организацией, то целесообразнее написать несколько писем, каждое из которых посвятить одному конкретному вопросу.
Читайте также:
- Как написать рекомендательное письмо
- Письмо-извинение
- Составляем сопроводительное письмо к документам
Оформление делового письма образец
Пример:
Генеральному директору
ООО «Рассвет»
Преображенскому Ф.Ф.
Уважаемый Филипп Филиппович!
или
Уважаемый господин Преображенский!
Преамбула
Цель моего письма – выразить неудовлетворение качеством материалов, которые Ваша компания поставляет нам для производства систем видеонаблюдения. Рассчитываю, что Ваши действия приведут к максимально быстрому изменению ситуации и позволят возместить убытки, которые понесла наша компания.
Основной текст
В течение последнего месяца, начиная со второго марта 2017 года, 9-12% каждой партии ваших материалов составляет брак. Специалисты нашей компании зафиксировали и надлежащим образом оформили данный факт. Все необходимые копии документы содержатся в приложении к настоящему письму. Совокупные убытки нашей компании, связанные с использованием некачественных материалов, поставляемых Вашей компанией, составили порядка 10 млн. рублей.
Ранее у нас не было повода для нареканий, мы сотрудничаем с ООО "Рассвет" более 4 лет. Однако создавшееся положение вынуждает нас обратиться к вам с требованием о возмещении понесенных нами убытков. В случае необходимости, мы готовы провести повторную экспертизу ваших материалов совместно со специалистами ООО "Рассвет".
Резюме
Позвольте выразить уверенность в том, что Ваше усилия приведут к скорейшему разрешению данной проблемы, и наше сотрудничество возобновится в прежнем режиме.
Подпись
В конце письма ставится подпись – должность, инициалы и фамилия отправителя. Подпись предваряется стандартной этикетной формулой: "С уважением", "С благодарностью за сотрудничество", "С надеждой на дальнейшее сотрудничество", "Искренне Ваш" и т.п.
Особое внимание обратите на соответствие рангов адресата и отправителя. Например, письмо на имя генерального директора должно быть подписано генеральным директором. В крайнем случае – его заместителем.
Приложения
Необязательным дополнением к основному письму могут стать приложения. Как уже отмечалось выше, все приложения оформляются на отдельных листах и нумеруются также отдельно. Специальных правил оформления приложений не существует.
Оформление реквизитов делового письма
Реквизиты являются обязательными элементами любого делового письма.
ГОСТ 6.38-90 регламентирует состав и расположение реквизитов на бланках деловых писем.
Точнее сказать, ГОСТ устанавливает стандарт оформления формуляра-образца. Этот стандарт определяет требования к оформлению делового письма. Все это вызвано потребностью унификации оформления документов, которая позволяет:
- Централизованно изготавливать бланки деловых писем;
- Снизить стоимость полиграфических работ;
- Оптимизировать процесс составления и последующего оформления писем;
- Повысить эффективность поиска нужной информации в тексте делового письма;
- Использовать возможности компьютеризированной обработки входящей и исходящей корреспонденции.
Унифицированный ГОСТом, формуляр-образец становится матрицей, на основе которой осуществляется конструирование всех форм деловой документации предприятия. Формуляр-образец определяет площадь для расположения каждого реквизита. Эта площадь является оптимальной и соответствует объему каждого реквизита в знаках.
Лучшие статьи
Правила оформления деловых писем гост
Согласно ГОСТ 6.38-90, деловые письма, как и другие деловые документы, могут содержать до 31 реквизита. На практике использование полного набора реквизитов встречается крайне редко. Назначение каждого документа определяет свой набор реквизитов. Для делового письма рекомендуются следующие реквизиты:
- для государственных предприятий - государственный герб;
- логотип компании;
- код предприятия по ОКПО;
- код документа по ОКУД;
- название компании (полное и сокращенное);
- почтовый адрес;
- номер телефона;
- номер факса, email;
- номер счета в банке;
- дата;
- индекс документа;
- ссылка на индекс;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Все реквизиты официального делового письма в своей совокупности называются "формуляром". Реквизиты с первого по девятый в приведенном списке, как правило, печатаются унифицировано, в типографии. В отличие от остальных деловых документов, на которых ставится их название, например, "Докладная записка", "Акт", "Приказ" и т.п., на официальном деловом письме его название не ставится.
Особо отметим, что изображение Государственного герба допустимо только на бланке государственных учреждений.
Название организации, которой адресуется письмо, приводится сначала в полном, а потом – сокращенном в виде: Российская академия народного хозяйства и государственной службы – РАНХиГС.