Оформление делового письма

Оформление делового письма – неотъемлемая часть повседневной работы любого предприятия. Умение составлять стандартные деловые письма вырабатывается довольно быстро, однако одно неграмотное письмо в начале деятельности предприятия может зарубить на корню возможность выгодного и долгосрочного сотрудничества.

Из этой статьи вы узнаете:

1. каковы правила оформления делового письма;
2. как следует оформлять деловые письма;
3. как оформить реквизиты делового письма.

Правила оформления делового письма

Использование фирменного бланка компании является важным фактором успешного оформления делового письма. По одежке встречают — истина актуальная в любые времена. Разумеется, что для разных типов писем, будут использоваться разные типы бланков. Перечень типов, а также нормы их заполнения закрепляются отдельным приказом по организации. Это может быть не приказ, а инструкция по делопроизводству. ГОСТом 2003 года регламентируются основные требования к бланкам деловых писем. Их можно найти в разделе «Требования к оформлению документов».

Бланк должен быть максимально информативным и содержать все необходимые сведения:

• название компании;
• адрес компании;
• email компании;
• телефон для контакта;
• адрес сайта компании.

Конечно, это не обязательный список, а рекомендательный.  Руководство каждой компании само определяет необходимость включения тех или иных данных о своей организации.

Однако существуют такие требование к оформлению письма, которые являются обязательными.

• Отступ справа – 10 мм, слева, сверху и снизу – 20 мм;
• Нумерация страниц – посредине сверху;
• Нумерация каждого приложения – отдельно;
• Исходящий номер письма проставляется в левом верхнем углу (в Журнале регистрации документов этот номер необходимо зафиксировать);
• Название организации, фамилия и должность адресата располагаются в правом верхнем углу;
• Должность отправителя и его фамилия указываются в нижнем левом углу;
• Дата написания письма проставляется внизу.

Продольное расположение реквизитов, т.е. не в углу, а по центру, также допускается ГОСТом 2003 года. Однако угловое расположение традиционно считается более удобным и рекомендуется использовать этот вариант.

Кодифицированная структура делового письма состоит из трех элементов:

1. Преамбула, т.е. вступление, включает в себя формулировку цели письма или причин, которыми вызвано его написание.
2. Содержательная часть дает изложение ситуации, предлагает решения, формулирует выводы и дает рекомендации.
3. Резюме подводит итоги и также формулирует ваши ожидания от адресата письма.

Залог грамотного и хорошо сформулированного письма – четкое понимание цели, с которой оно пишется. Будет ли это предложение о сотрудничестве, приглашение на мероприятия или претензия – текст должен быть посвящен исключительно цели письма и не содержать посторонних элементов.

Существует правило: одна цель – одно письмо. Другими словами, каждое письмо должно быть посвящено решению одной проблемы, одного вопроса, преследовать одну цель. В крайнем случае, если письмо поднимает несколько вопросов, то они должны быть взаимосвязаны и вытекать один из другого. Если вы намерены решить несколько вопросов с одной и той же организацией, то целесообразнее написать несколько писем, каждое из которых посвятить одному конкретному вопросу.

Читайте также:

• Как написать рекомендательное письмо
• Письмо-извинение
• Составляем сопроводительное письмо к документам

Оформление делового письма образец

Пример:

Генеральному директору

ООО «Рассвет»

Преображенскому Ф.Ф.

Уважаемый Филипп Филиппович!

или

Уважаемый господин Преображенский!

Преамбула

Цель моего письма – выразить неудовлетворение качеством материалов, которые Ваша компания поставляет нам для производства систем видеонаблюдения. Рассчитываю, что Ваши действия приведут к максимально быстрому изменению ситуации и позволят возместить убытки, которые понесла наша компания.

Основной текст

В течение последнего месяца, начиная со второго марта 2017 года, 9-12% каждой партии ваших материалов составляет брак. Специалисты нашей компании зафиксировали и надлежащим образом оформили данный факт. Все необходимые копии документы содержатся в приложении к настоящему письму. Совокупные убытки нашей компании, связанные с использованием некачественных материалов, поставляемых Вашей компанией, составили порядка 10 млн. рублей.

Ранее у нас не было повода для нареканий, мы сотрудничаем с ООО "Рассвет" более 4 лет. Однако создавшееся положение вынуждает нас обратиться к вам с требованием о возмещении понесенных нами убытков. В случае необходимости, мы готовы провести повторную экспертизу ваших материалов совместно со специалистами ООО "Рассвет".

Резюме

Позвольте выразить уверенность в том, что Ваше усилия приведут к скорейшему разрешению данной проблемы, и наше сотрудничество возобновится в прежнем режиме.

Подпись

В конце письма ставится подпись – должность, инициалы и фамилия отправителя. Подпись предваряется стандартной этикетной формулой: "С уважением", "С благодарностью за сотрудничество", "С надеждой на дальнейшее сотрудничество", "Искренне Ваш" и т.п.

Особое внимание обратите на соответствие рангов адресата и отправителя. Например, письмо на имя генерального директора должно быть подписано генеральным директором. В крайнем случае – его заместителем.

Приложения

Необязательным дополнением к основному письму могут стать приложения. Как уже отмечалось выше, все приложения оформляются на отдельных листах и нумеруются также отдельно. Специальных правил оформления приложений не существует.

Оформление реквизитов делового письма

Реквизиты являются обязательными элементами любого делового письма.

ГОСТ 6.38-90 регламентирует состав и расположение реквизитов на бланках деловых писем.

Точнее сказать, ГОСТ устанавливает стандарт оформления формуляра-образца. Этот стандарт определяет требования к оформлению делового письма. Все это вызвано потребностью унификации оформления документов, которая позволяет:

• Централизованно изготавливать бланки деловых писем;
• Снизить стоимость полиграфических работ;
• Оптимизировать процесс составления и последующего оформления писем;
• Повысить эффективность поиска нужной информации в тексте делового письма;
• Использовать возможности компьютеризированной обработки входящей и исходящей корреспонденции.

Унифицированный ГОСТом, формуляр-образец становится матрицей, на основе которой осуществляется конструирование всех форм деловой документации предприятия. Формуляр-образец определяет площадь для расположения каждого реквизита. Эта площадь является оптимальной и соответствует объему каждого реквизита в знаках.

Правила оформления деловых писем гост

Согласно ГОСТ 6.38-90, деловые письма, как и другие деловые документы, могут содержать до 31 реквизита. На практике использование полного набора реквизитов встречается крайне редко. Назначение каждого документа определяет свой набор реквизитов. Для делового письма рекомендуются следующие реквизиты:

1. для государственных предприятий - государственный герб;
2. логотип компании;
3. код предприятия по ОКПО;
4. код документа по ОКУД;
5. название компании (полное и сокращенное);
6. почтовый адрес;
7. номер телефона;
8. номер факса, email;
9. номер счета в банке;
10. дата;
11. индекс документа;
12. ссылка на индекс;
13. адресат;
14. заголовок к тексту;
15. текст;
16. подпись.

Все реквизиты официального делового письма в своей совокупности называются "формуляром". Реквизиты с первого по девятый в приведенном списке, как правило, печатаются унифицировано, в типографии. В отличие от остальных деловых документов, на которых ставится их название, например, "Докладная записка", "Акт", "Приказ" и т.п., на официальном деловом письме его название не ставится.

Особо отметим, что изображение Государственного герба допустимо только на бланке государственных учреждений.

Название организации, которой адресуется письмо, приводится сначала в полном, а потом – сокращенном в виде: Российская академия народного хозяйства и государственной службы – РАНХиГС.