Автоматизация документооборота

837
Автоматизированные системы документооборота не только обеспечивают сохранность документации, но и позволяют управлять ей на протяжении всего жизненного цикла. Многие организации уже оценили все плюсы современных технологий и успешно используют подобные системы в делопроизводственных процессах.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Какие задачи позволяет решить автоматизация документооборота на предприятии?
  • Каковы главные преимущества системы автоматизации документооборота?
  • Какие возможности предлагает пользователю автоматизированная система документооборота?
  • Какими методами можно воспользоваться для автоматизации электронного документооборота?

Цели и задачи автоматизации электронного документооборота на предприятии

Автоматизация документооборота как направление делопроизводства является следствием роста числа официальной документации, сопровождающей деятельность любой компании. Система автоматизации или система электронного документооборота (СЭД) обеспечивает сопровождение управленческих процессов, позволяет автоматизировать работу с документами. Ее объектами являются не только электронные и бумажные документы, но и бизнес процессы, находящие Автоматизация документооборотаотражение в их движении.

Автоматизация электронного документооборота на предприятии преследует следующие цели:

  • минимизация рутинных операций и сокращение количества ручной работы;
  • формирование единого массива электронных документов и создание удобной поисковой системы;
  • уменьшение и полная ликвидация бумажных носителей информации;
  • разработка алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическими процессами;
  • поддержка административных процессов;
  • быстрый обмен внутренней документацией между сотрудниками и подразделениями;
  • ускорение формирования указаний и распоряжений, а также контроля их выполнения;
  • планирование распределения рабочего времени персонала, контроль деятельности сотрудников;
  • разработка технологии трансфера служебной документации через внешние системы;
  • приведение схемы делопроизводства к единому алгоритму;

Преимущества системы автоматизации документооборота

Система электронного документооборота имеет ряд неоспоримых преимуществ по сравнению с традиционным подходом к делопроизводству:

  • повышение производительности за счет быстрого доступа к любой категории документов;
  • поддержание актуальности информации;
  • снижение влияние “человеческого фактора”;
  • сокращение материальных издержек, связанных с созданием и хранением документов;
  • создание условий для эффективного взаимодействия между подразделениями;
  • возможность коллективной работы над служебной документацией;
  • уменьшение потребностей в персонале;
  • снижение рисков потери или повреждения информации;
  • автоматизация составления отчетов;
  • интеграция системы с офисными программами;

При этом, внедряя СЭД, компания получает не только материальные, но и весомые нематериальные выгоды. Как показывает практика, автоматизация способствует улучшению восприятия официальной документации, росту дисциплинированности, а также повышению корпоративного сознания персонала.

Скачайте документы по теме:

Современные технологии автоматизации документооборота

Система управления документооборотом по сути представляет собой программное обеспечение, позволяющее персоналу работать электронными документами (создавать, изменять, осуществлять поиск) и взаимодействовать между собой (передавать документы, отправлять уведомления,  выдавать задания).

Используемые в процессе автоматизации современные технологии позволяют осуществить классификацию СЭД.

Принято выделять следующие виды систем:

  • Клиент-серверные (основные модели управления размещены на выделенном сервере, пользователей взаимодействует с СЭД через специальный интерфейс, клиентскую часть);
  • Действующие на основе баз данных (интегрированы с базами SQL, Oracle и т.п., информация хранится в базе, а для ее обработки используются отдельные модули);
  • Основанный на технологиях web (обеспечивают удаленный доступ к серверу без специальных клиентских приложений, позволяют использовать web браузеры в качестве пользовательского интерфейса);
  • «Облачные» системы (используют сервер хостинг-провайдера);

Среди современных технологий, обеспечивающих эффективное функционирование СЭД можно выделить:

  • хранение электронных документов;
  • поточное сканирование;
  • оптическое распознавание текста;
  • штрих-кодирование;
  • электронно-цифровые подписи;
  • полнотекстовый и атрибутивный поиск;

Читайте также:

Внедрение системы управления документооборотом

Внедрение автоматизированной системы документооборота проходит в несколько этапов. Часть из них любая компания способна выполнить самостоятельно. Технические вопросы, как правило, оставляют в ведении интегратора — поставщика СЭД.

Этапы внедрения:

  • Выявление базовых процедур и процессов;
  • Определение требований к процессам;
  • Формирование критериев выбора;
  • Выбор интегратора;
  • Управление проектом внедрения;
  • Документирование;

Процесс внедрения СЭД имеет ряд особенностей, отличающих его от внедрения других автоматизированных систем:

  • Создание корпоративного хранилища документации, разработка его логической структуры, определение условий политики безопасности;
  • Описание процедур доступа к данным и регламентирование порядка работы;
  • Фиксация результатов с помощью ведения протоколов;

Основную сложность для компании представляет выбор интегратора СЭД. На рынке представлено множество компаний-поставщиков подобного программного обеспечения, что значительно затрудняет выбор. При выборе самой программы надо обратить внимание на ее ключевые характеристики: насколько она соответствует функциональным задачам компании, проста в использовании, открыта и адаптивна.

Критерии эффективности автоматизации документооборота

Автоматизация электронного документооборота должна проходить постепенно. Перед внедрением системы необходимо обязательно точно определить цели ее использования. Кроме того, обязательным условием эффективной эксплуатации является постоянный мониторинг результатов внедрения. Показателями эффективности как на этапе выбора подходящей СЭД, так и при ее анализе в процессе эксплуатации могут выступать:

  • «Зрелость» СЭД (количество ошибок в ее работе, обусловленных недостаточной проработкой программного обеспечения или отсутствием обновлений);
  • Соответствие отраслевым стандартам;
  • Соответствие ключевым требованиям компании и критическим факторам успеха;
  • Уровень технической поддержки во время внедрения и эксплуатации;
  • Масштабируемость (возможность увеличения объемов работ и увеличения числа пользователей);
  • Доступность пользовательской документации, возможность изменения настроек системы;
  • Уровень безопасности и конфиденциальность данных;
  • Отказоустойчивость;
  • Стоимость владения (приобретение лицензий, администрирование, техническая поддержка, обновления, аппаратное обеспечение и т.д.)

Примеры, образцы схем автоматизации документооборота

Автоматизация управления документооборотом требует значительных временных и материальных затрат. Их объем зависит от числа автоматизируемых делопроизводственных процессов и их текущего состояния. Важными критериями являются ресурсные и организационные возможности предприятия.

Типичный процесс внедрения СЭД можно представить как алгоритм, приведенный ниже:

Подготовительный этап

1.

Создание рабочей группы, назначение руководителя проекта

2.

Выявление ключевых целей и задач СЭД, определение сроков и расчет бюджета

3.

Анализ существующих делопроизводственных процессов

4.

Разработка Технического задания

Выбор СЭД

5.

Заключение договора с интегратором на поставку и внедрение

Внедрение

6.

Разработка новых регламентов делопроизводства

7.

Наполнение справочников

8.

Предварительные испытания

9.

Обучение персонала

Опытная эксплуатация

10.

Выпуск приказа о проведении опытной эксплуатации

11.

Утверждение программы эксплуатации

Анализ результатов

12.

Сбор данных для последующего анализа

13.

Оценка СЭД по утвержденным критериям эффективности

14.

Доработка программного обеспечения (в случае необходимости)

15.

Совершенствование регламентов работы

Приказ о вводе СЭД в постоянную эксплуатацию

В современном бизнесе автоматизация документооборота является не только средством оптимизации, но и насущной необходимостью. Жесткая конкуренция обязывает предпринимателей осваивать и внедрять новые технологии. Это позволяет опережать конкурентов еще на этапе планирования и принятия стратегических решений. Информационные потоки иногда могут оказаться ценнее материальных. Именно поэтому не стоит экономить на автоматизации: она дает реальные измеримые выгоды и экономический эффект.

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль