Организация документооборота в организации

1221
Документооборот организации — важнейшее звено делопроизводства. Он определяет инстанции перемещения документов и скорость их движения. Это имеет огромное значение для управленческих процессов, ведь оперативная обработка документации обеспечивает организацию актуальной и своевременной информацией. Невостребованный документ — всего лишь листок бумаги. Обработанный надлежащим образом, он становится источником ценных сведений. Организация делопроизводства в компании напрямую влияет на ее эффективность.

Из этой статьи вы узнаете:

  • каковы базовые принципы организации документооборота;
  • как описать рабочие процессы с помощью схемы документооборота;
  • какие формы управления документооборотом организации наиболее оптимальны;
  • отличается ли внутренний документооборот организации от внешнего.

Принципы организации документооборота

Документооборот в организации объединяет процессы движения документов с момента их создания или получения до отправки или исполнения. Он отражает связи в административных процессах, которые осуществляются с использованием документальной информации, и является атрибутом их функционирования. Движение должно подчиняться определенным правилам или принципам, задача которых — обеспечивать максимально оперативное прохождение документа: максимально короткий путь при минимальных временных затратах.

Рациональный документооборот соответствует следующим принципам:Организация документооборота в организации

  • Прямоточность

Для перемещения документации выбираются оптимальные, наиболее короткие пути, не включающие петель и возвратных движений. Этот принцип требует создания рациональной технологии обработки, соблюдения последовательности операций.

  • Непрерывность

Подача документов на уровень принятия решений должна производиться непрерывно. Непрерывность в документообороте исключает “залеживание” и скопление документации в структурных подразделениях, обеспечивает равномерную загрузку подчиненных.

  • Ритмичность

Документальные потоки должны двигаться равномерно, подчиняясь оптимальному ритму. Задержка документа в одной инстанции может вызвать остановку потока на следующем уровне, т.е. данный принцип тесно связан с непрерывностью движения объектов.

  • Параллельность

В процессе движения документа выполняются определенные операции по его обработке. Это сокращает время прохождения и ускоряет документооборот организации в целом.

  • Пропорциональность

Загрузка каналов движения должна быть пропорциональна возможностям и потребностям вспомогательно-технических подразделений. При несоблюдении данного принципа возникает перегруженность каналов.

Схема документооборота организации

Для повышения эффективности документооборота в организации необходимо разработать нормативный акт, регламентирующий делопроизводственные процессы. Им является Инструкция по делопроизводству. Она должна учитывать особенности организационно-управленческой структуры и специфику деятельности конкретной компании.

Схема документооборота должна отвечать следующим критериям рациональности:

  • минимальное количество инстанций на пути документации;
  • наличие единых правил для делопроизводственных процессов и технологических процедур;
  • сокращение времени на их выполнение;
  • сокращение количества возвратных движений при создании, регистрации и согласовании;
  • уменьшение числа сотрудников делопроизводственной службы;

В ходе оптимизации делопроизводственных процессов разрабатываются документы, описывающие оптимальные маршруты, содержащие схемы прохождения объектов, регламентирующие последовательность операций. К ним относятся: табель форм документов, маршрутно-технологические схемы документооборота организации, графики и схемы перемещения документации.

Схемы способны наиболее точно отобразить все этапы прохождения документов. После тщательного анализа каждого вида работы составляется блок-схема, отображающая весь процесс. Она графически представляет последовательность действий, необходимых для решения задачи.

Пример схемы документооборота организации

Схема документооборота образец

Скачайте документы по теме:

Управление документооборотом организации

Любой документальный поток внутри компании должен подчиняться утвержденным правилам и соответствовать административной структуре компании, принятым в ней методам и формам управления.

Кроме того, для эффективного управления документооборотом организации целесообразно выбрать наиболее подходящую к ее специфике организационную форму:

  • Централизованная

Аккумулирует все технологические операции в специализированном структурном подразделении. Его роль может играть канцелярия, отдел делопроизводства или даже определенный сотрудник: секретарь или офис-менеджер. В одном отделе производится весь цикл технологических операций с момента получения или создания документа до его передачи на архивное хранение. Подобная организационная форма оптимальна лишь в том случае, если оборот документов не превышает 10 тысяч документов в год.

  • Децентрализованная

Подразумевает создание отдельной делопроизводственной службы для каждого структурного подразделения компании. При децентрализации весь цикл работы выполняется автономно, т.е. внутри отдела. Такая форма оптимальна для территориально разобщенных компаний или в случае, когда документирование обладает определенной спецификой (например, повышенная конфиденциальность или самостоятельность деятельности организационных подразделений).

  • Смешанная

При такой форме управления служба делопроизводства занимается приемом и обработкой, регистрацией, контролем исполнения, тиражированием и хранением. Департаменты компании создают документы, систематизируют и хранят дела, готовят их к передаче на архивное хранение.

Схему документооборота в соответствии с выбранной формой управления, а также функции специализированного подразделения по работе со служебной документацией фиксируют в локальных нормативных актах. Примером такого акта может служить Положение о службе делопроизводства или Инструкция по делопроизводству.

Читайте также:

Внешний и внутренний документооборот организации

В документообороте организации принято разделять на два вида: внутренний и внешний. Это зависит от того, в каком направлении движется документопоток:

  • Входящая документация (поступающая в компанию извне);
  • Исходящая (направляемая в контролирующие органы, клиентам, партнерам и т.д.)
  • Внутренняя (не выходящая за пределы фирмы);

Движение входящих документов включает следующие операции: прием, экспедиционная обработка, предварительное рассмотрение, распределение по структурным подразделениям, регистрация, присвоение идентификационных номеров, рассмотрение руководством, вынесение резолюций и их исполнение, отправку ответов.

Исходящая документация проходит: подготовку проекта исполнителем, согласование проекта с руководством, доработку по замечаниям, визирование и подписание, регистрацию, передачу в службу делопроизводства, отправку адресату и передачу копии в дело.

Внутренний документооборот в целом выстраивается по этим же правилам. Его организация позволяет сделать работу с документами, не выходящими за пределы предприятия, более эффективной. Внутреннюю документацию принято выделять в отдельную группу, т.к. ее объекты проходят входящие, так и исходящие маршруты.

Примером внутреннего движения документации может выступать служебная переписка: обмен должностными записками между подразделениями. Служебные записки и письма обязательно регистрируют. После этого — направляют на рассмотрение адресату. Затем, получив определенную резолюцию, они отправляются к исполнителю. После исполнения записка передается на хранение в архив организационного подразделения. Т.е. путь внутреннего документа не отличается от внешнего и подчиняется установленным внутри компании правилам работы. Различия можно наблюдать лишь в сроке исполнения: как правило, он меньше у внутренних документов.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль