Внутренняя опись личного дела

2006
Внутренняя опись личного дела сотрудника представляет собой перечень документов, содержащихся в деле, его оглавление. Действующие нормативные акты обязывают включать в список только документы длительного срока хранения или те бумаги, о содержании которых нельзя судить по их заголовку. Тем не менее, внутренняя опись целесообразна и в текущем делопроизводстве. Ее составление способствует точному учету документации, а также значительно облегчает поиск.

Из этой статьи вы узнаете:

  • В каких случаях при оформлении личного дела необходимо составлять опись?
  • Каков порядок оформления внутренней описи личного дела?
  • Как правильно оформить обложку личного дела работника?

Опись личного дела сотрудника

Персональное дело сотрудника — это своеобразное досье, содержащее полные достоверные и наиболее актуальные сведения о работнике и его деятельности. По факту, это совокупность документов, отражающих данную информацию. Для удобства ее снабжают внутренней описью личного дела.

Персональное дело заводят в момент трудоустройства сотрудника и продолжают формировать до расторжения трудового договора. Создание такого досье считается целесообразным для работодателя, т.к. все сведения о подчиненном Внутренняя опись личного делаконцентрируются и упорядочиваются в одном месте. Это не только способствует сохранности официальной документации, но и облегчает оперативный поиск информации. Кроме того, такой способ систематизации помогает защитить конфиденциальные данные от разглашения.

Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», персональные досье  персональные досье нужно обязательно заводить только в государственных и муниципальных органах власти. Что касается частных компаний и индивидуальных предпринимателей, для них ведение личных дел не является непременной обязанностью. Однако даже в этом случае многие организации вводят подобную систему (что не запрещено действующим законодательством) для того чтобы систематизировать информацию и облегчить доступ к ней.

Каждое персональное досье включает большой объем документации. Состав досье определяется работодателем. Он включает: документы, предоставляемые сотрудником при приеме на работу и издаваемые работодателем в процессе его трудовой деятельности (соглашения, договоры, приказы, должностные инструкции и т.д.). Внутренняя опись персонального дела оформляется в форме регистра, куда в хронологическом порядке заносят записи об объектах, формирующих досье.

Опись документов в личном деле

Внутренняя опись документов личного дела работника может понадобиться при передаче персонального досье в архив. В процессе подготовки к архивному хранению сведения из нее переносятся в лист-заверитель, который обязательно предоставляется в архив вместе с делом.

Согласно закону №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле», личные досье работников в компаниях, не относящихся к государственным или муниципальным, являются архивными документами частной собственности.

Срок хранения для них составляет:

  • не менее 75 лет (для созданных до 2003 года);
  • не менее 50 лет (для созданных после 2003 года);

Порядок их хранения должен соответствовать «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением коллегии Федерального архивного агентства. Согласно данным правилам, внутренняя опись персонального дела является первичным учетным документом для учета дел по кадровому составу, а также дел со сроком хранения более 10 лет.

Кроме того, Архивные правила предусматривают оформление описи в соответствии с утвержденной унифицированной формой (Приложение 10).

Внутренняя опись личного дела работника образец

Внутренняя опись личного дела работника образец

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Порядок оформления внутренней описи личного дела

Согласно ГОСТу 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения, персональное досье работника должно подшиваться в картонную обложку. В папку подшивают самые важные документы сотрудника и другие, созданные в компании и имеющие срок хранения больше 75 лет. Документацию располагают в хронологическом порядке, в соответствии с датой поступления. Каждый лист должен быть пронумерован, описан и прошит.

Регистр подшивается последним. В другом случае, он должен быть расположен на обороте титульного листа. Заглавие и номер дела проставляются в верхней части.

Обязательные графы внутренней описи

Вносится в соответствии с журналом учета личных дел

Порядковый номер

1

Присваивается согласно номенклатуре

Индекс

2

Дата выдачи арабскими цифрами

Дата

3

Название документа (приказ, должностная инструкция, трудовой договор)

Заглавие

4

Дата появления объекта в материалах дела

Дата включения

5

Необходимый срок хранения

Срок хранения

6

Данная графа используется для корректировки данных. В ней может быть указано, что подшито в дело: оригинал или копия.

Примечание

7

Общее число подшитой в досье документации

Количество документов

8

Суммарное количество листов дела (не должно превышать 250)

Количество листов

9

Наименование должности, подпись, расшифровка

Ответственное лицо

10

В случае, когда внутренняя опись персонального досье занимает несколько страниц, каждая из них нумеруется отдельно от общего сквозного учета.

Регистр подписывает его составитель. Как правило, им является кадровый работник, ведущий персональное досье. Дата составления проставляется по окончании наполнения дела необходимыми материалами.

Скачайте документы по теме:

Внутренняя опись личного дела: образец

В качестве примера приведем образец заполнения внутренней описи персонального дела сотрудника. Отметим, что принятая в коммерческой организации форма может не соответствовать унифицированной форме, если это утверждено локальным нормативным актом.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов личного дела №__________

____________ Кузьмина Олега Георгиевича ____________

(Ф.И.О. работника)

№ п/п

Наименование, кол-во страниц

Номер листа в деле

Дата внесения в дело

1

Резюме при приеме на работу, 1 стр.

1

15.04.2017

2

Автобиография в 2-х стр.

2-3

15.04.2017

3

Копия диплома о высшем образовании, 1 стр.

4

15.04.2017

4

Приказ о приеме на работу, 2 стр.

5-6

20.04.2017

Итого _________________________________________________________________ документов,

(цифрами и прописью)

_________________________________________________________________________ страниц.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________________________.

                                                                                             (цифрами и прописью)

Инспектор отдела кадров _________________                                     ______________________

                                                       (подпись)                                                      (расшифровка подписи)

______________________

                 (дата)

Читайте также:

Обложка личного дела работника

Документация в персональном досье подшиваются в картонную папку “дело”. ГОСТ Р 51141-98 определяет термин “дело” как совокупность документов относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку.

Оформление обложки личного дела регламентируется требованиями ГОСТа 17914-72 "Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования" от 17 июля 1972 года.

При оформлении обложки персонального дела сотрудника (см. образец) заполняется только ее лицевая сторона. На внутренней стороне титульного листа помещают внутреннюю опись дела (если она не подшита в конце).

В верхней части обложки располагается область, предназначенная для заполнения сотрудником государственного или муниципального архивного хранилища при приеме дела не хранение. Она содержит следующие графы:

  • код организации;
  • код государственного архива;
  • наименование архива;

Многие архивы упрощают заполнение данной области, изготавливая соответствующий штамп и проставляя на обложке оттиск. В этом случае специалисту, оформляющему дело, достаточно оставить отступ вверху страницы.

Что касается обязательных граф обложки, к ним относятся:

  • отступ под архивный штамп (оттиск будет расположен в правом верхнем углу);
  • полное и сокращенное официальное название компании (проставляется по центру);
  • название подразделения (находится ниже названия организации, может содержать дополнительные пустые строки на случай изменения данных при переходе сотрудника в другой отдел. В этом случае наименование предыдущего подразделения берется в круглые скобки);
  • индекс по номенклатуре дел и номер дела ;
  • заголовок (фамилия, имя, отчество работника);
  • даты трудоустройства и увольнения (даты открытия и закрытия досье проставляют в нижнем правом углу);
  • количество листов после описи;
  • срок хранения;
  • дата сдачи на архивное хранение;

Обложка личного дела: образец

Оформление обложки персонального дела по образцу Приложения 11 к п. 3.6.18 "Основных Правил работы архивов организаций":

Обложка личного дела сотрудника

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль