Какие задачи решает эффективная СЭД?

136
Решая вопрос зачем нужна СЭД — система электронного документооборота, следует понимать, что внедрение такой системы на современном предприятии является насущной необходимостью. При минимальных затратах на техническое оснащение и программное обеспечение внедрение системы СЭД позволяет существенно повысить качество и производительность труда. В статье рассказывается о преимуществах, возможностях и особенностях использования систем электронного документооборота на предприятиях.

Из статьи вы узнаете:

  • каковы функциональные возможности системы электронного документооборота;
  • какие преимущества дает внедрение системы электронного документооборота на предприятии;
  • каковы особенности использования систем электронного документооборота.

Возможности системы электронного документооборота

Ни одно предприятие, даже самое небольшое, не может осуществлять свою деятельность не используя при этом документы. Одни документы необходимы для подтверждения хозяйственных операций, другие — для трансляции управленческих решений и распоряжений, третьи — являются источником информации. При этом система документооборота охватывает как внутренние, так и внешние аспекты хозяйственной деятельности компании и ее объемы и наполняемость определяются, в том числе:

  • спецификой производственной деятельности;
  • наличием вредных и опасных условий труда;
  • стилем руководства;
  • ее организационной структурой;
  • тем, является ли предприятие самостоятельным хозяйствующим субъектом или подразделением, имеет ли дочерние подразделения само;
  • численностью штата.

Чем многочисленнее предприятие, чем в более разветвленную организационную структуру оно входит, тем больше его документооборот, тем большее количество внутренних, а также входящих и исходящих документов формируют и обрабатывают его сотрудники.

Система документооборота, действующая не предприятии, должна быть максимально эффективной. Это означает:Зачем нужна СЭД

  • высокое качество информационного содержания всех документов, соответствие содержания наименованию и виду документа;
  • максимальная стандартизация процедуры разработки, оформления, согласования и подписания всей создаваемой в компании документации, ее соответствие установленным государственным требованиям;
  • разработка документов в необходимом и достаточном количестве, исключение дублирования;
  • возможность маршрутизации и контроля исполнения каждого документа, соблюдения установленных сроков его обработки;
  • максимальное использование первичных документов кадрового и бухгалтерского учета в принятии оперативных управленческих решений, повышающее их эффективность;
  • сокращение сроков формирования и обработки всех видов документации;
  • возможность оперативного поиска любого документа, формирования запросов и выборок по заданным критериям отбора;
  • компактное хранение больших объемов информации.

Обеспечить эффективное, бесперебойное функционирование системы документооборота предприятия, особенного крупного, задача почти невыполнимая. Даже если этими вопросами будет заниматься целое структурное подразделение, нельзя гарантировать контроль и своевременное исполнение каждого документа, поскольку нельзя исключать субъективный фактор.

Все перечисленные задачи позволяет решить система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированный программный комплекс, обеспечивающий регистрацию, учет и обработку всех документов компании в реальном масштабе времени.

Благодаря минимизации влияния субъективного фактора и безграничным информационным возможностям система СЭД существенно повышает производительность труда. Причем это касается каждого сотрудника предприятия, в чьи обязанности входит работа с документами. Автоматизированная система электронного оборота обеспечивает хранение, аудит, маршрутизацию по исполнителям каждого документа и, в конечном итоге, позволяет контролировать выполнение тех бизнес-процессов, которые сопровождаются разработкой этого и других документов.

Читайте также:

Преимущества внедрения системы электронного документооборота

Создание и дальнейшая обработка документа — процедура, хорошо поддающаяся регламентированию. Чем в большей степени будут стандартизированы все процессы документооборота, тем легче будет обеспечить качество и эффективность работы этой системы. Автоматизация этих процессов, реализованная посредством СЭД документооборота, позволит реализовать на практике:

  • создание и ведение единой базы данных всей документации, регистрируемой на предприятии согласно утвержденной номенклатуре дел;
  • контроль своевременности исполнения каждого этапа жизненного цикла любого документа в соответствии с его типом;
  • сокращение сроков обработки, повышение исполнительской дисциплины, исключение рисков утери документа или несанкционированного доступа к информации, имеющей конфиденциальный характер или гриф секретности;
  • оперативный поиск единичного документа или пакета документов по любым запросам и критериям, сформированным пользователем;
  • оперативность поступления информации снизу вверх и прохождения управляющих сигналов сверху вниз и по горизонтали;
  • повышение качества информационного взаимодействия как между отдельными сотрудниками, так и между подразделениями и, как следствие, повышение производительности труда.

Внедрение на предприятии системы электронного документооборота обеспечивает значительный экономический эффект. Он достигается за счет доступности и невысокой стоимости как вычислительной техники, так и программного обеспечения. Чем крупнее предприятие, тем быстрее окупится внедрение такой системы. В среднем это занимает не более года-двух.

При минимальных системных требованиях системы электронного документооборота также могут обеспечить самый широкий функционал, полностью удовлетворяющий потребности самого взыскательного пользователя. Такие СЭД., как правило, имеют дружелюбный и гибкий интерфейс, что позволяет адаптировать их к конкретным задачам с учетом специфики производственной и организационной деятельности компании.

Использование систем электронного документооборота

Любая система электронного документооборота является, по сути, системой управления базами данных. Структура такой базы данных должна разрабатываться с учетом действующей на предприятии номенклатуры дел и позволять получать полное описание каждого документа со всеми его обязательными реквизитами, в соответствии с его типом. Чем полнее в ней будет отражаться состав таких реквизитов-атрибутов, тем проще, правильнее и быстрее будут осуществляться выборки и поиск документов.

Структура системы СЭД, внедренной на предприятии, можно представить в виде таблицы или в виде традиционной карточки, которые использовались раньше при ведении каталогов документов в организациях. При этом структура может отражать не только атрибуты конкретного документа, но и его взаимозависимость и взаимосвязь с другими документами, являющимися первичными или вторичными по отношению к нему.

Ссылки на эти документы могут содержать, в том числе, и их  отсканированные изображения. Это позволяет мгновенно получать полную и достоверную информацию о самом документе, о том, на основании чего он был сформирован, использовался ли, например, при составлении каких-либо других документов.

Кроме реквизитов, в структуру базы данных сэд документооборот включаются такие атрибуты, как, например, срок исполнения документа, сотрудник, у которого документ находится на исполнении, согласовании, подписании или утверждении. При внесении в базу данных все атрибуты документа должны быть заполнены.

Кроме того, заполняется и такой обязательный реквизит, как краткое содержание, суть документа, а также ключевые слова, встречающиеся в его текстовой части. Именно по этой атрибутике система электронного документооборота позволяет:

  • категоризовать и сортировать документы по типам и видам;
  • разработать алгоритмы запросов для обеспечения конкретных бизнес-процессов обработки документации
  • обеспечить надежное хранение и быстрый поиск документов как по определенным реквизитам, так и по содержанию.

Срок исполнения документов может определяться как в «ручном» режиме, так и в автоматическом, в зависимости от категории. Такие сроки устанавливаются государственными, отраслевыми или локальными нормативными актами работодателя, например, Положением о документообороте.

Обратите внимание: Если компания приняла решение о внедрении системы электронного документооборота, следует учесть возможность ее совместимости с теми СЭД документооборота, которые функционируют на подведомственных предприятиях или в вышестоящих организациях.

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль