Документооборот в организации

393
Специалисты определяют понятие документооборота в организации как движение документов на протяжении всего жизненного цикла: от создания до сдачи на хранение в архив. На деле это понятие гораздо шире. Система документооборота — важный элемент делопроизводства, обязательный компонент управленческой деятельности. В современном мире, где информация считается одним из главных ресурсов, бизнес не может существовать без рационального подхода к работе с документами.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Почему организация документооборота считается отраслью управления?
  • Как выстроить эффективную схему документооборота организации?
  • Каковы отличительные особенности внутреннего документооборота?

Организация документооборота

Документооборот организации относится к сложным технологическим процессам. В первую очередь, он связан с процессом документирования деятельности компании: созданием, приемом, передачей, согласованием и хранением служебной документации. С этой точки зрения его основными характеристиками считаются: маршрут движения документа и время, необходимое для его прохождения.

В современном делопроизводстве документооборот принято выделять в отдельную сферу деятельности. Он устанавливает инстанции прохождения документа и скорость его движения. Принятый в организации порядок прохождения документации определяет эффективность многих бизнес-процессов. От него зависят хранение информации, ее оперативный поиск и передача потребителям в определенные сроки с минимальными затратами.

Актуальность и достоверность информации напрямую влияют на продуктивность принимаемых административных решений. Именно поэтому организация документооборота относится к процессам управления. Она включает формирование технологии работы исполнителей, разработку информационно-поисковых систем, контроль исполнения распоряжений руководства.

Принципы рационального документооборота организации

Основным правилом организации документооборота в учреждении считается создание оптимальных условий для быстрого движения документов по максимально коротким маршрутам с минимальными трудозатратами. Многолетняя практика делопроизводства позволила определить принципы, соблюдение которых необходимо для оперативного прохождения документации:

  1. Операции по приему, регистрации, первичной обработке корреспонденции, ее отправке должны быть централизованы в Документооборот в организацииспециализированной службе (в маленьких компаниях ее роль играет отдельный сотрудник);
  2. Число инстанций, через которые проходит документ, необходимо свести к минимуму;
  3. Возвратные движения могут быть вызваны только деловой необходимостью;
  4. Целесообразна разработка собственной схемы продвижения для каждой группы документов, объединенных определенными видовыми признаками;
  5. В процессах прохождения и обработки базовых категорий документации должно быть достигнуто максимальное единообразие;
  6. Регистрация должна быть однократной, а идентификационные признаки — уникальными;
  7. Официальная корреспонденция нуждается в предварительном рассмотрении перед распределением и передачей на исполнение;
  8. Резолюции руководства должны максимально точно определять исполнителя, суть распоряжения и сроки его исполнения;

Соблюдение этих принципов координирования документооборота в организации позволит ему соответствовать основным показателям эффективности: прямоточности в движении, непрерывности делопроизводственных процессов, ритмичности движения потоков и пропорциональности загрузки каналов.

Организационные формы документооборота

При формировании правил документооборота в организации необходимо учесть ряд значимых факторов: структуру учреждения, способы принятия административных решений, принципы распределения обязанностей. Все это влияет на выбор наиболее целесообразной организационной формы:

  • Централизованная

Подразумевает объединение всех процедур работы с документацией в одном специализированном подразделении. Оптимальна для предприятий линейно-функциональной структуры управления (работающих по принципу единоначалия, т.е. подразделения и функции распределены линейно).

  • Децентрализованная

Предусматривает формирование собственной службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в каждом организационном подразделении. Используется при дивизиональной структуре предприятия (подразделения четко разделены, им предоставлена оперативно-производственная самостоятельность).

  • Смешанная

Часть работы выполняется центральной службой ДОУ, а некоторые процедуры осуществляются внутри подразделений.

Скачайте документы по теме:

Схема документооборота организации

В основе системы документооборота в организации лежит маршрутная схема прохождения документов. В ней все документальные потоки группируются по общим признакам и для них четко определяются инстанции и обязательные процедуры. В подобной схеме указывают:

  • какие исполнители (организационные подразделения) принимают участие в работе с данным документальным потоком);
  • каков точный маршрут движения (последовательность исполнителей);
  • совершает ли данный поток возвратные движения (попадает ли в одно и то же подразделение несколько раз);
  • какие операции производятся исполнителями;

Виды документальных потоков

Документальный поток — это организованное в пределах системы документооборота движение данных в заданном направлении. При этом данные обладают общим источником и приемником.

Документальные потоки организации классифицируются:

  • По отношению к объекту управления:
    ○ Горизонтальные (связывают компании или подразделения одного административного уровня);
    ○ Вертикальные (восходящие и нисходящие потоки, циркулирующие между разными уровнями управления):
    ○ Восходящие (входная документация получаемая компанией от подчиненных подразделений или организаций);
    ○ Нисходящие (документы от вышестоящих компаний, органов власти, головных подразделений);
  • По направлению:
  • ○ Входящий (документация, поступающая в организацию);
  • Исходящий (документы, для отправки в другие учреждения);
  • Внутренний (акты, созданные внутри компании, но не предназначенные для выхода за ее пределы);

Этапы документооборота в организации

Схема документооборота организации подразумевает группировку всех процедур в несколько базовых этапов работы:

  • Экспедиционная обработка

Получение, проверка корреспонденции, распределение по адресатам внутри компании, передача на рассмотрение руководства.

  • Предварительное рассмотрение

Выполняется службой ДОУ с учетом вида документа, важности содержания, сложности обсуждаемых вопросов, статуса автора и отправителя, срочности исполнения. После рассмотрения документы направляют руководству для вынесения резолюций и принятия административных решений.

  • Рациональное движение

Оптимизация документальных потоков и их сокращение, создание технологических инструкций, определение оптимальной последовательности процедур, оформление маршрутных схем.

  • Обработка

Исполненные и отправляемые документы подготавливают с соответствующим качеством исполнения в полном объеме. Процедуры могут быть централизованы в специальном структурном подразделении, экспедиции компании.

Читайте также:

Внутренний документооборот организации

Внутренний документооборот — самый обширный участок делопроизводства. Документы этой группы объединяют признаки входящих и исходящих, однако, они не предназначены для отправки за пределы компании.  К данной категории относятся: приказы по основной деятельности и личному составу, служебные записки, отчеты, акты ревизий, протоколы мероприятий.

Внутренний документальный поток проходит следующие процедуры:

  • подготовка проекта;
  • оформление;
  • согласование;
  • визирование;
  • подписание;
  • исполнение;

Внутренняя документация регистрируется отдельно с присвоением индекса в пределах категории. Идентификационный номер присваивается в порядке простой нумерации. При регистрации в реквизитах отсутствуют данные о дате поступления и входящем индексе.

Маршрут внутреннего документа определяется его видом. Так, например, для приказов и распоряжений обязательной инстанцией является юридический отдел. Некоторые виды не требуют предварительного составления проекта. Часть документов передается адресату напрямую, а часть требует предварительного рассмотрения. Все эти правила регламентируются локальным нормативным актом организации — Инструкцией по делопроизводству.

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль