Преимущества электронного документооборота

226
Системы электронного документооборота или СЭД значительно облегчают делопроизводство любой организации. Автоматизация позволяет значительно сократить материальные и временные затраты, связанные с созданием, циркуляцией и хранением документации. Рутинная работа с бумажной документацией постепенно уходит в прошлое. В то же время спрос на программное обеспечение, позволяющее автоматизировать работу с документами, остается неизменным.

Из этой статьи вы узнаете:

  • зачем нужно внедрять СЭД в организации;
  • какие функции выполняет система электронного документооборота и какие задачи помогает решать;
  • каковы преимущества использования систем электронного документооборота;
  • помогают ли СЭД сократить затраты на документооборот.

Системы электронного документооборота

Автоматизация работы с документами до сих пор остается одним из важнейших направлений современного делопроизводства. Преимущества использования систем электронного документооборота оценили большинство современных организаций: начиная с государственных структур, заканчивая небольшими частными компаниями. Они значительно упрощают деятельность, связанную с рутинной бумажной работой: сокращают временные и материальные затраты, обеспечивают безопасность информации, поддерживают прозрачность бизнес-процессов. У большинства руководителей уже не возникает вопроса, зачем нужна СЭД. В современных компаниях она становится необходимым элементом ИТ-инфраструктуры.

СЭД представляет собой специализированное программное обеспечение, предназначенное для работы с неструктурированными документами. Она позволяет создавать, изменять, искать и передавать любую цифровую документацию. В некоторых случаях СЭД может эволюционировать в ECM-систему (Enterprise content management), которая Зачем нужна СЭД: преимущества электронного документооборотаносит более масштабный характер.  Система управления корпоративным контентом выполняет все функции СЭД и вместе с тем обладает технологиями управления информацией.

Нормативная база в области СЭД

Несмотря на растущую популярность автоматизированных систем, деятельность их разработчиков практически не регулируется на законодательном уровне. При создании программного обеспечения и его внедрении в качестве ориентира используются следующие нормативно-правовые акты:

  • N149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело;
  • ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
  • N1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
  • Постановление Правительства № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
  • N152-ФЗ «О персональных данных»;

Функции электронных систем документооборота

Ответом на вопрос, зачем нужна СЭД могут служить те качественные изменения, которые система электронного документооборота вносит в большинство процессов работы с документами. К основным функциям СЭД относятся:

  • Создание, регистрация, обработка, передача и хранение документации;
  • Отслеживание изменений в документах и контроль срока их исполнения;
  • Создание справочников;
  • Движение документов, передача прав на их применение, рецензирование и исправление;
  • Формирование отчетов;
  • Разграничение доступа;
  • Контроль версий;
  • Автоматизация главных участков делопроизводства;
  • Управление заседаниями, совещаниями, договорами.

Читайте также:

Задачи СЭД в делопроизводстве на разных организационных уровнях

Многие руководители задаются вопросом, зачем нужна СЭД им лично. Большинство видит в ней лишь инструмент службы делопроизводства, технологию, не влияющую на административные процессы.  Однако она значительно облегчает взаимодействие разных иерархических уровней организационной структуры, позволяя оперативно обмениваться актуальной информацией и принимать решения на ее основе.

Задачи СЭД можно классифицировать в соответствии с уровнями управления компанией:

  • Руководство компании, главы структурных подразделений:

    ○ оперативное получение данных, необходимых для принятия управленческих решений;
    ○ контроль исполнения документов;
  • Помощники руководителей, секретари, референты:

    ○ быстрый и точный поиск служебной документации;
    ○ контроль исполнительской дисциплины;
    ○ сокращение сроков подготовки проектов;
    ○ ускорение процессов согласования и утверждения;
    ○ облегчение подготовки мероприятий;
  • Финансово-экономическая и бухгалтерская служба:

    ○ сокращение сроков передачи из филиалов в головную организацию;
    ○ снижение риска потери первичной документации;
    ○ сокращение временных затрат на подготовку отчетов, подборку документов для сверок или проверок органов государственного надзора;
  • Юридическая служба

    ○ уменьшение трудоемкости работы по подготовке договоров, соглашений, контрактов;
    ○ контроль сроков исполнения;
    ○ оперативный поиск локальных нормативных актов.

Скачайте документы по теме:

Преимущества использования систем электронного документооборота

Среди существующих на рынке систем электронного документооборота принято выделять: системы делопроизводства, цифровые архивы, системы workflow и ECM. Все они различны по количеству поддерживаемых функций, однако, обладают схожими преимуществами, практически полностью снимающими вопрос о том, зачем нужна СЭД в современной компании. Она обеспечивает:

  • Безопасность;
  • Версионность;
  • Моментальный поиск;
  • Оперативное формирование отчетов и уведомлений;
  • Маршрутизацию;
  • Интеграцию с web;
  • Систематизацию документации в базе данных;
  • Сканирование и распознавание бумажных оригиналов;
  • Возможность создания резервных копий;
  • Информационную поддержку бизнес-процессов.

Технические возможности СЭД

Система электронного документооборота имеет ряд очевидных преимуществ перед традиционными технологиями делопроизводства. Внедрение новых технологий позволяет расширить функциональные возможности СЭД. Примером таких технологий могут служить:

  • Сканирование и распознавание бумажной документации

Сканирование и распознавание корреспонденции при получении, передача бумажного оригинала в архив и предоставление сотрудникам его цифровой версии для дальнейшего использования помогает систематизировать входящие документальные потоки.

  • Использование медиа-технологий

Современные СЭД позволяют обмениваться не только графическими изображениями и текстовыми файлами, но поддерживают большинство существующих медиа-форматов. Мультимедиа позволяют более емко представить поставленные перед подчиненными задачи, передать особенности требуемой реализации.

  • Электронная подпись

Технология электронной подписи повышает информационную безопасность СЭД. Она позволяет удостоверять авторство служебных актов, облегчает процесс согласования между руководителями разных организационных уровней.

  • Шифрование конфиденциальной документации и каналов ее передачи

Шифровка облегчает передачу документов высокого уровня секретности, а также помогает регламентировать доступ к ним с помощью цифровых ключей.

  • Массовая рассылка

Интеграция с электронной почтой дает возможность оперативно рассылать распоряжения и уведомления большому числу сотрудников, что значительно повышает оперативность исполнения заданий.

  • Печать отчетов

Еще один пример того зачем СЭД нужна современной организации можно увидеть в возможности автоматизированного формирования отчетов. Это способствует значительной экономии времени и повышению эффективности работы каждого сотрудника.

Внедряя систему электронного документооборота, большинство компаний в первую очередь думает об экономических выгодах автоматизации. Тем не менее, оценка системы по уровню снижению затрат верна лишь частично. Основная задача подобных систем — повышать качество административных решений. Если СЭД помогла решить первоначальные задачи проекта внедрения, значит ее использование оправдано, и ответ на вопрос: зачем нужна СЭД, уже найден.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль