Как создать электронную подпись

386
Перевод документооборота в электронный формат – основной тренд современного бизнеса. Электронная подпись нужна для того, чтобы подтвердить актуальность и действительность документации. Современному бизнесмену необходимо знать, как изготовить электронную подпись, чтобы завизировать документ. Создание электронной подписи не отнимет много времени и не потребует значительных расходов. Что такое электронная подпись и как ее получить, читайте в материалах данной статьи.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как используется электронная цифровая подпись в документообороте;
  • как получить электронную цифровую подпись;
  • как сделать электронную подпись.

Использование электронной цифровой подписи в документообороте

Зашифрованная информация, присоединяемая к данным, отправляемых посредством цифровых каналов связи, называется электронно-цифровой подписью (ЭЦП). ЭЦП позволяет идентифицировать пользователя, создавшего электронный документ, подписавшего его и несущего за него ответственность. Основное назначение электронной подписи с точки зрения современного законодательства – обеспечение эффективного и защищенного диалога между физическим лицом и государственным органом.

Согласно закону существует три вида ЭЦП, использование которых допустимо в практике современного делопроизводства:Как создать электронную подпись

  1. квалифицированная ЭЦП;
  2. усиленная ЭЦП;
  3. простая ЭЦП.

Первый вид подписи используется для указания владельца документа. Простая электронная подпись не позволяет вносить в завизированный документ какие-либо изменения. Второй и третий вид подписей позволяют это делать, однако следует иметь в виду, что в самом документе сохраняется информация обо всех изменениях. Сохраняется дата изменения и информация о пользователе, который их сделал.

Любое физическое лицо, имеющее российское гражданство имеет право получить электронно-цифровую подпись. Единственное условие получения – наличие регистрации на сайте госуслуг или собственного аккаунта в центре, удостоверяющем подписи. В налоговой инспекции по месту жительства доступна информация о центрах, в которых можно получить такую регистрацию.

Наличие электронной подписи дает любому гражданину доступ к муниципальным и государственным электронным услугам. Прежде всего, это услуги по предоставлению возможности участвовать в конкурсах на поставку товаров. Именно в этой сфере чаще всего возникает необходимость в визировании и идентификации заявок.

У электронно-цифровой подписи, кроме функции визирования документов, есть ряд других, не менее важных функций. ЭЦП может использовать в качестве средства идентификации пользователя при входе на сайт госуслуг. Традиционно для входа на этот портал используется номер СНИЛС, наличие подписи позволяет входить туда, используя ее.

Еще одна функция ЭЦП – получение информацию о выписках из государственных реестров. Правда, этой функцией могут воспользоваться только юридические лица и индивидуальные предприниматели, физические же лица с помощью электронной подписи смогут получить информацию о налоговых выплатах и имеющихся непогашенных штрафах. Естественно, что всю эту информацию можно получить прямо на дому. Законодательство это не запрещает.

Большим преимуществом использования ЭЦП является возможность снизить нагрузку на государственные структуры и уменьшить количество очередей. За счет использования виртуальных представительств скорость обслуживания клиентов значительно увеличивается.

Статистические данные последних лет свидетельствуют, что ежегодно в каждом российском регионе подается более 40 тысяч заявлений на создание электронной подписи.

Уже определился спектр услуг, которые наиболее востребованы у населения и чаще всего получаются с помощью ЭЦП:

  • оформление заграничного паспорта;
  • запрос сведений из государственного кадастра;
  • погашение штрафов ГИБДД;
  • уплата налогов;
  • регистрация автомобилей;
  • подача документов в налоговые органы:
  • отслеживание счета в Пенсионном фонде.

Как получить электронную цифровую подпись

Самый главный вопрос, которым задается предприниматель, когда слышит слова "электронная цифровая подпись", это как получить квалифицированную электронную подпись и сколько это будет стоить. На последний вопрос ответ очень прост – создание электронной подписи бесплатно. Единственное, на что придется потратить деньги, это на приобретение USB-носителя, попросту говоря, "флешки", для записи ЭЦП. В офисе любого удостоверяющего центра вам окажут услугу по созданию электронной подписи.

Вы заполняете всю требующуюся по закону документацию и получаете на руки "флешку" с подписью. С ее помощью вы сможете осуществлять на портале госуслуг все операции, которые требуют юридического подтверждения. Наиболее распространённая сфера применения цифровой подписи – государственные тендеры на поставку предприятием определённых товаров и услуг конкретному заказчику.

Следует иметь в виду, что в последнее время заявки на участие в тендере, завизированные с помощью ЭЦП, имеет преимущество перед остальными.

Читайте также:

Как сделать электронную подпись

Какие документы потребуются для создания квалифицированной электронной цифровой подписи? Их немного:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • актуальный электронный адрес.

Без предоставления этих документов создание электронной подписи невозможно.

С помощью специально установленных терминальных устройств пользователь сможет осуществлять любые операции на портале госуслуг, используя свою электронную подпись.

На домашнем или рабочем компьютере должен быть выход в интернет, установлен стандартный браузер и специальное программное обеспечение. Во многих учреждениях сейчас оборудованы специальные точки доступа с браузерами и соответствующим ПО, с которых также можно получить доступ к порталу госуслуг.

Вместе с USB-носителем, на который записана электронная подпись, физическое лицо получает руководство по ее использованию.

Если вы не сможете самостоятельно разобраться, как сделать электронную подпись, вам придется обратиться в специализированный удостоверяющий центр по месту жительства. Специалисты центра помогут вам зарегистрировать вашу ЭЦП. В своем отделении Пенсионного фонда вы можете узнать адреса этих центров.

Что делать при утере электронной подписи

Что делать в том случае, если вы потеряете USB-носитель с цифровой подписью или у вас возникнут подозрения, что третьи лица похитили вашу информацию и смогут использовать ее во вред вашему предприятию?

Первое, что нужно сделать, немедленно обратиться в удостоверяющий центр, в службу технической поддержки. Сотрудники центра смогут моментально приостановить работу вашего сертификата и ограничить доступ злоумышленников к вашим данным. Далее вам нужно будет еще раз посетить удостоверяющий центр и провести процедуру возобновления актуальности подписи. Естественно, что с собой нужно иметь документы, удостоверяющие ваше право на владение сертификата цифровой подписи.

Без предоставления документов, работники службы технической поддержки не смогут ни заблокировать подпись, ни возобновить ее в дальнейшем, и ваши данные окажутся доступны злоумышленникам. Иногда возникают ситуации, что подпись не работает, или работает не правильно, возможно также, что USB-носитель не отвечает требованиям, которые предъявляет к нему пользователь. В таких случаях вам нужно обратиться по телефону или лично с претензией в службу технической поддержки удостоверяющего центра.

Преимущества

Не смотря на возможные технические сложности, использование ЭЦП даст вам большие преимущества и позволит сэкономить много времени, которые вы раньше тратили на запись, регистрацию и отставание очередей в ОВИРе, налоговой инспекции, Пенсионном фонде и других государственных структурах.

Еще один важный момент, на который стоит обратить внимание, - любая электронно-цифровая подпись имеет ограниченный срок действия. За этим нужно следить особенно внимательно. Если не обновить вовремя свою ЭЦП, можно оказаться в ситуации, когда вы не сможете осуществлять необходимые операции на портале, предоставляющем государственные услуги.

Перед тем как осуществлять визирование документа или заявки, необходимо проверить актуальность сертификата и самой подписи. Также стоит уточнить информацию о процедуре создания электронной подписи в вашем удостоверяющем центре. Дело в том, что, к сожалению, сама процедура создания ЭЦП, формирования сертификатов и ключей, находится в разработке и может меняться с течением времени.

Еще один важный момент, связанный с созданием квалифицированной электронной подписи. Вы можете заказать и получить ЭЦП только в том регионе, в котором официально зарегистрированы. Сотрудники удостоверяющего центра имеют полное право отказать вам в создании электронной подписи, если вы проживаете в другом городе и не имеете прописки там, где обратились с просьбой о создании электронной цифровой подписи.

Преимущества использования электронной подписи огромны:

  • дополнительные возможности защиты и шифрования документов;
  • возможность использования одной и той же подписи при взаимодействии с различными государственным структурами, министерствами, контролирующими органами;
  • значительная экономия средств на оформление и пересылку документов;
  • расширенные возможности по установлению контактов и обмену документами с зарубежными партнерами.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль