Как обращаться к собеседнику в деловом письме

2989
Обращение в деловом письме – важное условие установления и поддержания доверительных отношений между партнерами. Как соблюсти тонкую грань между фамильярностью и заискиванием? Как оказать уважение партнеру и при этом сохранить достоинство? О правилах обращения в деловой переписке рассказывается в данной статье.

Главная задача речевого этикета – это выражение вежливости, уважения и искренних намерений. Даже самое незначительное проявление бестактности и некорректность в выборе выражений могут сыграть злую шутку с автором письма и зарубить на корню начало взаимовыгодного сотрудничества.

Хорошо известен факт, что некоторые просьбы выполняются с удовольствием, а некоторые – через силу. Две одинаковых по смыслу просьбы может различать только форма выражения, наличие нескольких незначительных на первый взгляд слов и обращений, а результаты этих просьб окажутся диаметрально противоположны: решительный отказ и безоговорочное согласие. В чем секрет?

 Официальное обращение в письмеОбращение в деловом письме

Такими «незначительными» для неискушенного человека элементами в деловом письме являются формы обращения к деловому партнеру. Обращение – это начальная часть послания, прощание – заключительная. Вместе они составляют этикетную рамку письма, функция которой – установление и поддержание контакта с адресатом.

Иногда, еще до обращения, в тексте используется стандартная форма приветствия. Здесь важно сделать несколько замечаний.

Никакого «Доброго времени»

Не смотря на свою распространённость в бытовой переписке, в деловом письменном общении недопустимо использование выражения "Доброго времени суток!" Не тешьте себя иллюзией, что адресат оценит вашу смекалку и желание соответствовать "времени суток" часового пояса адресата.

Когда-то давно, когда интернет только появился, какой-то человек решил пошутить и обратился к своим читателям "Доброго времени суток!", шутка настолько всем понравилась, что ее стали использовать в качестве приветствия в электронных письмах. Шутка, повторенная дважды, становится глупостью. Не тиражируйте ее в своей деловой переписке, не выставляйте себя дешевым юмористом в самом начале общения.

Если вы не знаете, в какое время будет прочитано ваше послание, пишите просто, без затей: "Здравствуйте" и "Добрый день".

Как писать обращение в письме

После стандартного приветствия следует добавить обращение к адресату. Здесь может быть несколько вариантов, выбор которых зависит от степени близости ваших отношений, цели письма и информации об адресате, которой вы располагаете. Рассмотрим их все.

Если вам известно имя человека, которому вы пишите, то предпочтительнее использовать его. Здесь есть ряд правил, которые необходимо соблюдать.

Даже если вы находитесь в очень доверительных отношениях с деловым партнером, употребление усеченной формы имени, строго запрещено. Нельзя, писать "Добрый день, Саш" или "Привет, Ань". Что уместно в устной речи, в письменной выглядит убого и унизительно для адресата. Если вы действительно хотите подчеркнуть свои доверительные отношения и хотите вместо официальных имен "Александр" или "Анна" использовать неофициальные "Саша" или "Аня", то употребляйте их в полной форме.

Справка

Употребление неофициальных имен

Конечно, употребление неофициальных имен - достаточной редкий для деловой переписки случай. Чаще всего здесь используются полные имена или имена с отчествами. Выбор правильного варианта не всегда очевиден. Руководствоваться следуют той информацией, которую сам адресат предоставил о себе. Обычно ее можно извлечь из визитной карточки, из поля «From»/ «От кого» в электронных письмах или из стандартного блока с контактной информацией, которая располагается в конце текста.  Например, в визитной карточке и в подписи человек, к которому мы обращаемся, указал свое имя без отчества – "Алексей Смирнов". В этом случае мы так к нему и обращаемся: "Здравствуйте, Алексей!". Если он указал свое имя "Алексей Николаевич Смирнов", то пишем "Здравствуйте, Алексей Николаевич!".

Иногда бывает так, что в поле "От кого" указано имя "Алексей Смирнов:

 Subject: Поставка оборудования
Date: Mon, 15 May 2017
From: Алексей Смирнов
To: Николай Степанов

А в блоке контактной информации – "Алексей Николаевич Смирнов":

С уважением,
Алексей Николаевич Смирнов
Менеджер по работе с клиентами
ООО «Восход»

В таком случае нужно выбрать вариант с отчеством. Логика здесь такая – блок с контактной информацией адресат вашего письма продумывал заранее и составлял собственноручно, информацию в поле "От кого" мог внести машинально или даже не сам, а поручить это IT-специалисту своей фирмы. В любом случае, если вы где-нибудь – на визитке или в подписи – видите имя с отчеством, то обращайтесь по имени-отчеству.

Иногда возникают ситуации, когда нужно написать письмо человеку, имени которого вы не знаете. В таких случаях придется использовать стандартное "Здравствуйте!" или "Добрый день!" Если допускает ситуация, можно сделать это обращение более персонифицированным и назвать адресата по его принадлежности к некоему классу людей, например: "Уважаемый коллега", "подписчик", "пользователь нашего сервиса".

Читайте также:

Письмо обращение к руководителю

При обращении к руководителю важно соблюсти стандарт и общепринятые формы.

Обращение располагается посредине письма и пишется с большой буквы. Оно должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. При адресации к руководителю общепринятой нормой считается употребление слова "уважаемый":

Правило написания обращения

Пример

Уважаемый (-ая) + Имя и Отчество (в именительном падеже)!

Уважаемый Алексей Николаевич!

Уважаемый (-ая) + господин (-жа) Фамилия (в именительном падеже)!

Уважаемый господин Смирнов!

Уважаемый + должность органа власти!

Уважаемый генерал-полковник!

Уважаемые + господа!

Уважаемые дамы и господа!

Слово "уважаемый" применительно к руководителю – предпочтительный, но не единственный вариант. Существует стандартная формула обращения к особо важной персоне, т.е к VIP (very important person). Кто относится к их числу? Это члены правительства, Государственной думы, губернаторы, мэры, заслуженные деятели науки, искусства, а также известные общественные деятели. Когда вы адресуете письмо таким персонам, то вместо слова "уважаемый" следует использовать слова "глубокоуважаемый" или "высокоуважаемый".

Справка

Использование восклицательного знака

Отдельный вопрос – использовать восклицательный знак в конце обращения или нет. Если вы придаете факту написания послания к данному человеку особое значение или затрагиваемый вопрос очень важен для вас, то можно поставить восклицательный знак. В любом случае, его отсутствие не будет считаться ошибкой.

Если вы обращаетесь не к одному человеку, а к целой группе – то уместно обращение "Уважаемые господа!". При написании письма к лицам одной с вами профессии и равным по должности допустимо использование формулы "Уважаемые коллеги!".

Иногда возникает вопрос, какую форму обращения лучше выбрать – «Уважаемый господин Смирнов» или «Уважаемый Алексей Николаевич». Правило здесь такое. Если письмо носит официальный характер и отношения с партнером только налаживаются, то более уместен первый вариант, когда же отношения уже налажены, то можно использовать второй.

Заключительная часть письма

Не менее важной частью письма-обращения к руководителю является заключительная часть. Получение положительного отзыва на свое предложение, установление и поддержание доверительных отношений зависят не только от грамотного обращения, но и от грамотного финала. В заключительной части следует обозначить перспективы сотрудничества, деловых отношений, реализации проекта, положительного решения вопроса. В этой части уместно выразить надежду, одобрение, признательность, уверенность.

Не стоит в конце письма напоминать о прошлых негативных моментах, если таковые были. Например, вы не получили вовремя ответ или не получили его вовсе. Напоминание об этом может вызвать отрицательную реакцию или быть расценено как знак неуважения.

Любое деловое письмо заканчивается подписью. Обязательно следует указать вашу должность, имя и фамилию. Перед этим можно вставить стандартную этикетную формулу:

«С уважением». Возможные варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

Особенно важно при постановке подписи учитывать должностное положение адресата и адресанта.  Если послание адресуется генеральному директору, то подписать его должен тоже генеральный директор, в крайнем случае – его заместитель. Разумеется, что подпись должна соответствовать ее расшифровке: недопустима ситуация, когда рядом с фамилией директора ставится косая черта, а саму подпись ставит его заместитель.

Постскриптум в деловой переписке используется крайне редко. Особый случай – необходимость сообщить человеку, которому адресовано послание, какую-то важную новость, которая произошла уже после и в момент написания письма. Возможен также вариант, когда есть необходимость сообщить адресату какие-то сведения, косвенно касающиеся основной темы письма.

Приложения также не являются обязательной частью письма. Если они есть, то важно обратить внимание, что в деловой переписке приложения оформляются на отдельных листах и нумеруются тоже отдельно. Особых стандартных правил оформления приложений не существует.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль