Как оформить бланк официального письма?

296
Составление и получение официальных писем — неотъемлемая часть документооборота любой компании. Организации контактируют с представителями государственных органов, официальными лицами, партнерами, клиентами, контрагентами. Правильно оформленное деловое письмо на корпоративном бланке — это лицо компании. Внимательное отношение к разработке бланков поможет произвести хорошее впечатление. Недаром говорят, что совершенство складывается из мелочей.

Когда использовать бланки писем?

Официальная корреспонденция позволяет компании обмениваться информацией делового характера. Она входит в состав входящих и исходящих документопотоков организации. Существует множество видов деловых писем: рекламные, Как оформить бланк официального письма?коммерческие гарантийные, сопроводительные, информационные, претензионные, инструктивные и т.д. Культура деловой переписки требует от предпринимателя умения правильно оформлять подобные документы. В этом может помочь заблаговременно разработанный бланк письма. Он служит визитной карточкой компании, которая демонстрирует ее стиль и формирует благоприятный имидж.

Правильно оформленная деловая корреспонденция позволяет адресату получить полную информацию об отправителе, ее строгий стиль придает информации официальный характер и упрощает последующее использование документации. Это особенно важно на начальном этапе развития компании, когда расходы на рекламу еще ограничены, но уже есть необходимость создания положительного имиджа в бизнес-среде.

Корреспонденция в фирменном стиле обладает привлекательным внешним видом. Соответствие оформления существующим госстандартам делает ее удобной в применении и хранении. Заранее утвержденная форма незаменима, когда нужно ускорить составление корреспонденции и сократить трудозатраты на ее оформление.

Требования к оформлению бланков писем организаций

Разработка бланка делового письма входит в обязанности службы делопроизводства. Как правило, специалист разрабатывает форму документа с учетом требований существующих стандартов, а профессиональный дизайнер оформляет его в рамках создания корпоративного стиля.

К нормативным документам, регламентирующим правила разработки фирменных бланков, можно отнести:

ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги.

Данный стандарт устанавливает требования к формату бумаги. В большинстве случаев используют бумагу формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (210 х 148 мм).

ГОСТ 6861-73 Бумага писчая цветная. Технические условия

Содержит требования к качеству бумаги. В делопроизводстве обычно используют белую, желтую или кремовую бумагу. Такие цвета облегчают чтение: текст выглядит более контрастным. Если корреспонденция предназначена для длительного хранения, следует воспользоваться белой бумагой высшего качества, чтобы избежать выцветания текста.

ГОСТ 28581-90 Машины пишущие механические и электромеханические

Регламентирует шаг текста, устанавливает соотношение размеров букв и пробелов между ними.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации

Является основным стандартом для официальных документов, устанавливает требования к их оформлению.

Образец углового бланка делового письма организации (прил. 2 рис. Б-2)

Образец углового бланка делового письма организации (прил. 2 рис. Б-2)

Образец оформления продольного бланка официального письма (прил. 2 рис. Б-3)

Образец оформления продольного бланка официального письма  (прил. 2 рис. Б-3)

Скачайте документы по теме:

Классификация бланков делового письма

Официальные бланки классифицируются по нескольким основаниям:

Расположение реквизитов:

  • Угловые

Такое расположение считается традиционным. Оно позволяет экономно использовать площадь листа, размещая данные отправителя в левом верхнем углу. Правый верхний угол используется для реквизитов адресата.

  • Продольные

Реквизиты расположены по центру верхней части листа. Это удобно, если у компании длинное название или есть необходимость указать реквизиты на нескольких языках. В этом случае слева помещают текст на русском, а справа — на национальном.

Отметим, что выбор продольного или углового оформления не влияет на юридическую силу документа.

Авторство документа:

Составителем может выступать:

  • Компания;
  • Организационное подразделение;
  • Должностное лицо.

Читайте также:

Оформление бланка делового письма

Оформление фирменной корреспонденции должно соответствовать требованиям корпоративного стиля и брендбука организации при его наличии. Зачастую первое представление о компании складывается при взгляде на ее официальный бланк. Он должен быть достаточно строгим, т.к. является инструментом деловой коммуникации, и не содержать излишних декоративных элементов.

Официальная корреспонденция может служить имиджевым инструментом, поэтому важно оформить бланк письма в соответствии с правилами типографики и требованиями делового стиля. Так, например, не стоит использовать несколько разных шрифтов, не сочетающихся между собой. Кроме того, лучше не видоизменять шрифты (подчеркивание, курсив), если на то нет достаточно объективных причин.

Справка

При оформлении рекомендуется придерживаться следующих принципов:

  1. Избегать использования фоновых изображений, которые затрудняют чтение и не передаются при сканировании и отправке по факсу;
  2. Использовать хорошо читаемый, простой шрифт;
  3. При компоновке элементов дизайна и размещении текста оставлять чистыми поля: 20 мм. слева, 10 — справа, 20 — сверху и 20 — снизу.
  4. Неизменяемые реквизиты и контактную информацию располагать в колонтитулах, чтобы избежать непреднамеренного изменения.
  5. Не использовать для печати бумагу, плохо впитывающую чернила (глянцевую, мелованную, чтобы максимально сохранять подписи и печати.

Реквизиты бланка официального письма

Для того чтобы оформить бланк письма в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, требуется расположить на нем все обязательные реквизиты:

Герб Российской Федерации или ее субъекта (для государственных организаций);

Логотип или товарный знак компании;

Код организации-отправителя;

ОГРН (основной государственный регистрационный номер);

ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет);

ОКПО (код компании по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий);

ОКУД (код формы документа);

Полное наименование организации в соответствии с уставом;

Организационно-правовая форма (ООО, ЗАО, ОАО и т.д.)

Справочные данные о компании-отправителе (контактная информация, банковские реквизиты);

Отдельно располагают ограничительные отметки для следующих реквизитов:

  • дата создания;
  • регистрационный номер;
  • ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

При необходимости оставляют ограничительные отметки для верхней границы зоны реквизитов:

  • адресат (Наименование компании-адресата в именительном падеже);
  • заголовок к тексту (кратко раскрывает содержание документа, не является наименованием вида документа);
  • отметка о контроле;
  • текст.

Юридической силой обладает корреспонденция с подписью должностного лица, составившего документ, и печатью организации. При этом, согласно ГОСТ 6.30-2003, подпись должна быть поставлена собственной рукой отправителя. Печать заверяет ее подлинность и используется, как правило, для финансово значимой документации, а также при удостоверении прав должностных лиц.

К необязательным реквизитам относятся: отметка о наличии и количестве приложений, а также отметка об исполнителе, идентификатор электронной копии.

Образец бланка делового письма

Для того чтобы правильно оформить бланк письма, рекомендуется обратиться к существующим государственным стандартам, а именно ГОСТу 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Данный стандарт содержит образцы бланков, которые необходимо использовать любой организации при разработке собственной формы документации.

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль