Пример служебного письма

555
Пример служебного письма — любой документ деловой переписки, отправляемый адресату посредством почтовой связи. Служебные письма — обязательный элемент производственной и организационной деятельности любого предприятия, поэтому необходимо знать требования к их оформлению и содержанию, чтобы эти документы имели требуемую юридическую силу.

Служебное письмо примерПример служебного письма

Деятельность любого предприятия, независимо от формы его собственности и того, чем оно занимается, может осуществляться только при взаимодействии с другими юридическими лицами. Это могут быть контрагенты, партнеру по бизнесу, поставщики, заказчики, органы государственной и муниципальной власти, надзорно-контролирующие органы и т. п. В процессе своей деятельности предприятие также может взаимодействовать и с физическими лицами.

Поскольку такое взаимодействие должно иметь юридическое подтверждение, оно осуществляется на документальной основе. То есть, информация передается на материальных носителях и заверяется надлежащим образом заполненными обязательными реквизитами. Самым популярным и доступным способом оформления документов является бумажный формат. Такие служебные документы можно передавать адресатам почтовой связью, в виде письма.  Служебное письмо — пример деловой переписки, осуществляемый пересылкой по почте.

Справка

Виды служебных писем

Все служебные письма можно подразделить на несколько видов по их содержанию. Они, например могут быть:

  1. инструктивными, если в них содержатся указания и инструкции, методика каких-либо действий;
  2. информационными, если в них содержится какая-либо информация, представляющая интерес для адресата;
  3. гарантийными, то есть содержащими гарантийные обязательства, например, по оплате заказа или по оформлению на работу специалиста, принимаемого переводом от другого работодателя;
  4. сопроводительными, если они приложены к пакету других документов и содержат его перечень и пояснения относительно этих документов;
  5. рекламными, в том случае, если они содержат техническое описание или описание возможностей какой-либо продукции или услуг;
  6. рекламационными, если в них содержатся рекламации на какую-либо продукцию и услуги.

Кроме этого бывают служебные письма, содержащие:

просьбы;

напоминания;

требование;

подтверждения;

извещения.

Список это не полный, служебное письмо — пример документа, в котором может быть изложен текст любого содержания, в том числе, и поздравительный, каких-либо специальных запретов и ограничений для этого не установлено. Но, поскольку оно все-таки является документом, в отношении него действуют общие требования, установленные на уровне государственных стандартов.

Читайте также:

Требования к оформлению служебных писем

Не всякий текст, даже напечатанный на стандартном листе бумаги и направленный адресату в конверте по почте, может называться служебным письмом. Для того, чтобы такой текст был юридически значимым и мог называться служебным письмом, на листе в установленном порядке должны быть размещены реквизиты, вид и содержание которых определяются типом конкретного документа. Реквизит служебного письма это — специальное поле, отведенное для конкретных сведений. Только в том случае, когда рядом с текстовой частью будут расположены обязательные реквизиты, служебное письмо может восприниматься как достоверная информация и руководство к действию.

Основным регламентирующим оформление служебных писем документом является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обратите внимание: С 1 июля ГОСТ Р 6.30-2003 будет отменен. В действие вводится  новый ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Согласно государственным стандартам, определенный набор обязательных реквизитов имеет и деловая переписка. Реквизиты служебного письма это:

  • логотип компании или герб, если это государственная или муниципальная организация;
  • сведения о юридическом лице, подготовившем документ — его полное и краткое наименование, ИНН, ОКПО, банковские реквизиты, почтовый и электронный адрес, контактный телефон секретаря;
  • дата и место составления служебного письма;
  • сведения об адресате — почтовый адрес организации или физического лица, должность, фамилия и инициалы руководителя компании-адресата или фамилия и инициалы физического лица — получателя письма;
  • регистрационный исходящий номер письма в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел;
  • краткое содержание письма, его суть;
  • текст служебного письма;
  • сведения о наличии приложений, если они имеются;
  • подпись руководителя организации, подготовившей документ;
  • сведения об исполнителе документа - его фамилия, инициалы и контактный телефон.

Гарантийное служебное письмо образец представлено ниже.

Скачать бланк или заполненный образец можно здесь.Гарантийное письмо

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

В соответствии с ГОСТом, установлены и другие требования к оформлению служебного письма. Так, например, его текст должен быть набран 14 кеглем с использованием шрифта Arial Times или New Roman. Конечно, если необходимо разместить письмо для лучшего восприятия на одном листе, размер шрифта можно уменьшить, но делать его менее 12-го кегля не рекомендуется, поскольку читать такой шрифт не очень удобно.

Кроме того, ГОСТ требует, чтобы соблюдался размер полей. Верхнее и нижнее поле равны по 2 см, правое — 1 см, а левое — 3 см, поскольку это поле подшивается при формировании документов в дела.

Служебное письмо — пример лаконичных и четких формулировок

Всю деловую переписку отличают такие особенности,как лаконичность, конкретность, определенность. То есть, каждая его фраза логична и последовательна, исключает двоякое толкование. В тексте излагаются только проверенные факты и только те из них, которые непосредственно касаются темы служебного письма. Никаких отступлений и рассуждений, не подкрепляемых фактами, не допускается. Более того, желательно, чтобы текст содержал как можно больше устоявшихся канцеляризмов и общеупотребительных фраз-штампов. Это поможет избежать излишней эмоциональности и художественности, а также двусмысленности.

Справка

Структура текстовой части, как правило, состоит из:

  1. вступления, содержащего всю необходимую поясняющую суть дела информацию;
  2. основной части, в которой раскрывается суть проблемы и то, что именно требуется от адресата служебного письма. Эта часть может содержать объяснения, доказательства, рассуждения;
  3. заключения, в котором подводится итог сказанному выше и излагается просьба или требование.

Рекомендательное служебное письмо образец приведено ниже.

Скачать бланк или заполненный образец можно здесь.Рекомендательное письмо

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Многие предприятия и организации, особенно крупные или являющиеся подразделениями, ведут активную деловую переписку и составляют множество однотипных служебных писем. Такие письма содержат одинаковые обязательные реквизиты и различаются только заголовком и текстовой частью, да и то — не всегда.

В таком случае на предприятии целесообразно разработать и утвердить локальным нормативным актом бланк служебного письма. Такой бланк будет отпечатан типографским способом и воспользоваться им смогут все исполнители, составляющие служебные письма. Это позволит существенно сократить процесс их оформления и, кроме того, избежать ошибок, часто допускаемых при заполнении обязательных реквизитов.

Среди тех преимуществ, которые дает применение бланков служебных писем и то, что те поля, которые заполняются только в процессе оформления конкретного послания, например, поле с реквизитами адресата, поле с регистрационным исходящим номером, поле для размещения текстовой части имеют разметку в соответствии с ГОСТ. Это позволяет соблюсти  установленные регламентом правила размещения реквизитов на стандартном листе, используемом для написания деловых писем.

Образец служебного письма по ГОСТу

Требования ГОСТа в случае оформления служебных писем являются рекомендациями. Общая схема размещения реквизитов и текстовой части приведена ниже.

При использовании бланка, реквизит, содержащий справочные сведения о компании, как правило, размещается посередине в верхнем поле. Это не противоречит требованиям ГОСТ. Оформление служебного письма образец приведен ниже.Образец служебного письма по ГОСТу


Письмо об исполнении решений комиссии

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль