Виды распорядительных документов

309
Делопроизводство любого современного предприятия не может обойтись без подготовки и издания распорядительных документов различных видов. В этой статье мы расскажем о существующих разновидностях таких документов и технологии их оформления.

Распорядительные документы

Издание распорядительных документов осуществляется во всех частных и государственных организациях, в которых ведется исполнительно-распорядительное производство.

Основная функция распорядительных документов – содействие реализации задач, поставленных руководством Виды распорядительных документовпредприятия. Спектр задач может быть самым широким – от совершенствования организационной структуры и способов управления производством до поставки материалов и организации отдыха. Распорядительная документация содержит решения, основанные на традиционной вертикальной системе управления: от генерального директора к руководителям отделов, а от них – к непосредственным исполнителям.

Распорядительный документ является правовым актом и в качестве такового имеет юридическую силу. Основная сфера реализации данных актов – вопросы управления предприятием.

Кто является адресатом распорядительной документации? Как правило, это отделы, структурные подразделения, филиалы, учреждения, сами работники или должностные лица, выступающие в роли объектов административно-правовых отношений.

Юридическая сила и действие различных распорядительных документов отличаются. В зависимости от этого они делятся на следующие виды:

правовые акты федерального уровня (к ним относятся акты, действие которых носит межведомственный характер, т.е. акты, регулирующие отношения между государственными исполнительными органами и отдельными предприятиями, а также акты, затрагивающие права и свободы граждан Российской Федерации);

правовые акты регионального и муниципального уровня;

локальные нормативные акты, действующие в пределах одной организации.

В современной деловой практике самыми распространенными распорядительными документами являются:

  • издаваемые на основе единоначалия: приказы, указы и распоряжения;
  • издаваемые коллегиально: постановления и решения.

Основное требование ко всем деловым бумагам – строгое соответствие действующему законодательству и отсутствие положений, вступающих в противоречие с законом.

Оформление распорядительных документов

В каждой организации, независимо от ее юридического статуса и формы собственности, должна быть разработана и утверждена инструкция по делопроизводству. В ней регламентируется порядок и последовательность действий по подготовке и изданию распорядительных бумаг. Каждый этап их производства имеет свою конечную стадию оформления. Инструкция содержит требования к этому оформлению, поскольку таким образом обеспечивается юридическая сила распоряжений и приказов.

Подготовка любого распорядительного документа представляет собой последовательность действий:

Постановка проблемы. На этом этапе необходимо всесторонне изучить вопрос, который стал причиной создания документа, определить ключевые понятия и вопросы, которые будут затронуты. Изучение законодательных актов, решений и постановлений исполнительных органов, а также аналогичных деловых бумаг, изданных ранее являются обязательной частью подготовительной работы, обеспечивая правовую базу будущего распоряжения, определяя его направленность и возможные пути реализации.

 

Подготовка проекта. Эту часть работы обычно поручают нескольким сотрудникам или целому отделу. Поскольку проектная часть подготовки деловой бумаги является наиболее сложной и трудоемкой, ее осуществление иногда поручают специально созданной рабочей группе, в которую привлекают ученых, общественных деятелей, практикующих высококвалифицированных специалистов.

 

Обсуждение и принятие проекта. Данная процедура осуществляется в случае подготовки коллективных деловых бумаг – постановлений и решений, в случае же подготовки приказов, распоряжений и указов их принятие осуществляется единолично.

 

Согласование проекта и его подписание.

Содержание всех видов распорядительной документации определяется их содержанием, но общая структура всех разновидностей состоит из двух базовых блоков:

Констатирующий блок.

В нем содержится введение в суть вопроса, перечисляются факты и события, которые имеют прямое отношение к рассматриваемой проблеме.

Распорядительный блок.

Это основная часть текста. Требования законодательных актов определяют характер изложения в данном блоке: здесь используется повелительное наклонение, четкие и непротиворечивые формулировки. Важный момент – они не должны вступать в противоречие с ранее изданными приказами и распоряжениями и не должны содержать выражений, допускающих различные варианты толкования: "повысить", "улучшить", "обратить внимание" и т.д. Использование указанных многозначных выражение впоследствии затруднит контроль исполнения приказа или распоряжения. Требования ГОСТа определяют использование форм глагола для бумаг, издаваемых на основе единоначалия. Это форма первого лица единственного числа глагола в повелительном наклонении: "приказываю", "предлагаю". Для деловых бумаг, принятых коллегиально, ГОСТ определяет использование формы третьего лица единственного числа глаголов настоящего или прошедшего времени: "постановляет", "принял решение" и т.д.

В тех случаях, когда в распорядительном блоке содержится указание на исполнение нескольких действий с разными исполнителями, он разбиваются на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Исполнитель каждого действия должен быть указан в этом блоке и здесь же указывается срок исполнения этого действия. Сроки должны соответствовать объему работ и включать в себя время, требующееся на доведение информации до исполнителя.

По сложившейся практике, конкретный срок исполнения устанавливается по каждому заданию, однако, может иметь и единый сводный срок исполнения всех пунктов, которые отмечены в тексте. В конце распорядительного блока дается перечень распоряжений, которые считаются утратившими силу или должны быть изменены по причине издания нового акта.

В решениях, приказах и распоряжениях, в последнем пунктом дается указание на лицо, которое будет отвечать за его исполнение.

Читайте также:

Юридическая сила распорядительных документов

Юридическая сила распоряжений или приказов определяется их содержанием и порядком оформления. Распорядительный документ является правовым актом и в качестве такового имеет юридическую силу. Основная сфера реализации данных актов – вопросы управления предприятием.

Например, типовые управленческие ситуации, требующие издания приказа о создании, ликвидации или реорганизации предприятия, внесении определенных изменений в устав компании, об изменении или перераспределении обязанностей предполагают использование типовой формы документа, которая предопределят не только содержание и форму документа, но и его юридическую силу.

Юридическая сила документа состоит в его не противоречии действующим нормативно-правовым актам, также в наличии всех необходимых реквизитов. 

Справка

Состав реквизитов должен включать в себя:

  1. герб;
  2. наименование организации;
  3. название деловой бумаги;
  4. номер и место составления;
  5. базовый текст;
  6. подписи;
  7. отметки о согласовании.

Для вступления проекта в юридическую силу его необходимо согласовать с со всеми заинтересованными лицами и подписать.

До того, как текст будет подписан, он проходит процесс согласования и визирования на первом экземпляре. Данную процедуру осуществляют автор проекта и руководитель отдела, который внес его на согласование. Кроме того, согласование производится со всеми исполнителями, ответственными лицами, юристами и должностными лицами, отмеченными в тексте.

Если для исполнения решения требуется финансовое обеспечение, то проект обязательно проходит процедуру согласования с финансовыми службами.

Если проект по каким-либо причинам оказывается не согласован, то мотивированное заключение об этом должно стоять на его первой странице. С целью обеспечения юридической силы документа его содержание подвергается тщательной проверке. Особого внимание требуется уделить цифровым данным, именам, отчествам и фамилиям всех лиц, упомянутых в тексте.

Проекты, принимаемые коллегиально (решения и постановления), проходят процедуру согласования на заседаниях, в ходе которых содержательная часть может быть изменена или дополнена.

Доработанный проект проходит утверждение на окончательном заседании, затем приказы и распоряжения подписываются руководителем организации; а решения и постановления -председателем и секретарем коллегиального органа.

Бумага вступает в юридическую силу с момента доведения информации до исполнителя или с момента подписания.

Тиражирование и рассылка – заключительный этап доведения до сведения исполнителей.  В каждом экземпляре в обязательном порядке указывается срок вступления в силу и срок действия данной бумаги.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль