Виды распорядительных документов

448
Распорядительные документы оформляют и придают юридическую силу всем решениям руководства по управлению предприятием. О видах распорядительных документов и правилах их оформления, рассказывается в данной статье.

Распорядительные документы: современная классификация

Управленческие решения руководства оформляются с помощью распорядительных документов (далее по тексту - РД). Без их подготовки и издания не обходится деятельность ни одного предприятия, не зависимо от его юридического статуса и формы собственности.

Виды распорядительных документов

Задачи по управлению предприятием, поставленные руководством, передаются исполнителям посредством РД. Круг решаемых задач охватывает все сферы деятельности фирмы  - от административно-хозяйственной до кадровой и организационно-правовой.

Реализация решений, транслируемых с помощью РД, осуществляется с с опорой на существующую в любой компании вертикаль власти - на вершине находится генеральный директор, далее идут руководители структурных подразделений, а затем - непосредственные исполнители. Юридическая сила РД обусловлена тем, что они по сути являются правовыми актами. Вопросы управления организацией - основная область функционирования данных актов.

Непосредственными адресатами РД являются структурные подразделения фирмы, филиалы, дочерние предприятия, непосредственно должностные лица и рядовые сотрудники. Все они являются объектом административно-правовых отношений.

Разумеется, что РД разного ранга и статуса обладают разной юридической силой и разной сферой применения. В современном делопроизводстве принято делить РД на следующие категории,  в соответствие с их статусом:

РД федерального уровня. К ним относятся правовые акты, определяющие права и обязанности всех граждан страны, а также акты, устанавливающие правовой статус отношений между исполнительными органами и отдельными организациями и фирмами;

РД муниципального и регионального уровня;

локальные нормативные акты, регулирующие внутренние организационно-правовые вопросы в рамках одного предприятия.

В современной практике ДОУ наиболее часто встречаются РД двух основных групп: издаваемые единолично (т.е. президентом, директором, председателем и т.д.) и издаваемые коллегиально (т.е. муниципальным органом управления, советом директоров, общим собранием акционеров и т.д.). К первой группе относятся приказы, указы, распоряжения, а ко второй - постановления и решения:

Распорядительные документы

Издаваемые единолично

Издаваемые коллегиально

Приказы

Постановления

Указы

Решения

Распоряжения

Любой РД, независимо от своего статуса и сферы применения должен соответствовать нормам законодательства и не содержать положений, так или иначе вступающих в противоречие с законами Российской Федерации.

Читайте также:

Распорядительный документ: подготовка, составление, оформление

Инструкция по делопроизводству, которая должна быть в каждой компании, регламентирует процедуру подготовки, составления, оформления и издания РД. Каждая операция этой процедуры имеет формальные показатели ее завершенности, прописанные в данной инструкции. Кроме того, данный документ регламентирует требования к оформлению РД, обеспечивающее их юридическую силу.

Процедура подготовки и издания любого РД состоит из четырех последовательных этапов:

Этап № 1.

Формулирование задачи. На данном этапе происходит определение основного вопроса, который призван решить создаваемый документ. Очерчивается круг связанных с ним внутренних документов, изданных ранее, федеральных и региональных законодательных актов, дается определение основным терминами и понятиям.

Этап № 2.

Разработка проекта РД. В зависимости от сложности документа эту часть работы обычно берут на себя несколько специалистов или даже целый отдел. Этап проектирования РД - самый трудоемкий и ответственный. Целесообразно для выполнения этой задачи создание рабочей группы с привлечением необходимых специалистов из других отделов компании, а также ученых, политиков, практикующих политологов и социологов.

Этап № 3.

Обсуждение, внесение дополнений и утверждение проекта РД. В том случае, если разрабатываемый документ является коллегиальным, то на данном этапе в работе принимает участие весь коллегиальный орган. Если документ принимается на принципах единоначалия, то проект утверждается тем человеком, который будет его подписывать.

Этап № 4.

Иногда проект после утверждения требует внутреннего или внешнего согласования, который формально выражается в получении все необходимых согласующих виз (вышестоящих инстанций, организаций-партнеров или руководителей тех структурных подразделений, чьи интересы он затрагивает). После всех необходимых процедур РД подписывается, доводится до сведения заинтересованных сторон и вступает в силу.

Содержательная часть РД

Типовая структура содержательной части распорядительной деловой бумаги обычно сострит из двух разделов:

Преамбула или констатирующая часть. Здесь дается обоснование издания РД. Это может быть событие, факт или пересказ акта вышестоящей инстанции, во исполнение которого издается данный документ. В последнем случае в тексте преамбулы должна быть ссылка на этот акт.

Распорядительная часть. Это основная часть всего документа, она начинается следующими распорядительными словами:

  • в приказе: приказываю;
  • в распоряжении: предлагаю, обязываю;
  • в решении: решает (решил);
  • в постановлении: постановляет (постановил).

Далее с красной строки идет основной текст распорядительной части. Данная часть должна быть сформулирована особенно четко и не вступать в противоречие с ранее изданными документами.

Справка

В том случае, если распорядительная часть содержит указание на необходимость выполнения несколько действий разными исполнителями, то она разбивается на пронумерованные арабскими цифрами пункты, каждый из которых строится по следующей схеме:

  1. что сделать (подготовить, разработать, организовать);
     
  2. кому сделать (главному бухгалтеру, руководителям структурных подразделений, директорам заводов и т.д.)
     
  3. к каком сроку (должен быть указан срок, соответствующий объему планируемых работ, при определении срока необходимо включать в него время доведения распорядительных указаний до исполнителей). Иногда в РД указывается один общий срок для всех предписываемых действий, но чаще для каждой задачи устанавливается свой конкретный срок).

В последнем пункте решений, приказов и распоряжений следует дать указание на ответственного за исполнение данного РД.

Распорядительные документы: сферы применения

Содержание и процедура оформления РД определяет их юридическую силу. По своей сути любой РД представляет собой правой акт и в данном качестве обладает необходимой юридической силой. Сферой применения большинства таких актов являются организационные, административные и кадровые вопросы управления компанией.

Примерами таких управленческих вопросов могут быть создание, ликвидация или организация компании,  внесение изменений в устав, штатное расписание, должностные обязанности и др. Каждая из приведенных ситуаций предполагает издание РД соответствующей формы и обладающего необходимой юридической силой.  

Справка

Выше уже отмечалось, что РД не должен противоречить действующим нормативно-правовым актам, но, кроме того, он должен содержать весь набор необходимых реквизитов, в состав которых входят:

  1. для государственных организаций - герб РФ;
  2. для все остальных - логотип компании;
  3. название предприятие и его краткое наименование;
  4. название РД (приказ, распоряжение и т.д.);
  5. регистрационный номер РД;
  6. место составления;
  7. основной текст;
  8. подписи сторон;
  9. отметки о согласовании.

Еще раз следует подчеркнуть, что для многих РД обязательной процедурой для вступления их в юридическую силу является не только подпись, но и наличие всех необходимых согласующих виз.

Процесс согласования и визирования осуществляете до того момента, как РД будет подписан. Этим вопросом занимается непосредственно лицо, разрабатывавшее проект РД, а также руководитель структурного подразделения, отвечающего за разработку документа. Визу о согласовании должны поставить все заинтересованные стороны, вышестоящие инстанции и должностные лица, упомянутые в тексте.

Например, для реализации распорядительной части документа необходимо финансовое обеспечение. В таком случае, РД поступает на согласование к руководителю финансового отдела.

Иногда возникают ситуации, когда проект документа не получает согласия одной из заинтересованных сторон. В этом случае, на его первой странице должно быть дано заключение об отказе и дано его обоснование.

Содержание РД должно быть тщательно выверено на предмет актуальности и точности приводимых цифр, количественных данных, ссылок на нормативные акты, упоминаемых должностей, фамилий, имен и отчеств. В противном случае, документ не будет иметь юридической силы.

Выше уже отмечалось, что РД, издаваемые коллегиально, должны быть согласованы на соответствующих заседаниях тех органов, которые их разрабатывает. В ходе обсуждения текст проект может быть изменен или дополнен.

РД вступает в законную силу только после того, как его содержание будет доведено до всех заинтересованных сторон и исполнителей.

Такое ознакомления осуществляется путем тиражирования РД и рассылки адресатам.  В каждом рассылаемом экземпляре должно быть указание на дату вступления документа в силу и срок его действия.

Читайте также:

Виды распорядительных документов

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль