Как написать письмо уведомление

565
До того, как написать письмо-уведомление, необходимо ознакомиться с теми требованиями, которые установлены как к оформлению этого документа, так и к его содержанию. Эти требования, хоть и достаточно жесткие, но вполне логичные, именно их соблюдение позволяет сохранить юридическую значимость этого служебного письма. В статье рассказано о том, как написать письмо уведомление, образец которого также приведен.

В каких случаях пишется письмо-уведомление

Для классификации документов, составляющих деловую переписку, чаще всего используется такой показатель, как назначение. В зависимости от него, письма, как внутренние, так и внешние, могут подразделяться на:

распорядительные, содержащие указания и распоряжения;

информационные, в которых содержатся сведения, которые, по мнению отправителя могут представлять интерес для адресата;

инструктивные, содержащие указания к действию;

сопроводительные, которые прикладываются к основному пакету документов и содержат пояснения относительно его назначения и состава;

гарантийные, подтверждающие согласие на выполнение каких-либо обязательств;

рекламные,предназначение которых продажа или предложение каких-либо товаров или услуг.

Справка

Кроме этого документооборот предприятия может включать в себя:

  1. письма-требования;
  2. письма-просьбы;
  3. письма-подтверждения;
  4. письма-уведомления.

В группу писем-уведомлений также входят письма-напоминания и письма-извещения. Целью их составления является оповещение адресата о наступлении какого-либо события, приближении срока исполнения обязательств, предупреждение  о чем-либо. Таким письмом уведомляют о принимаемых отправителем решениях, которые так или иначе могут коснуться адресата.

Письмо-уведомление является обязательной составляющей деловой переписки — хорошим тоном и данью вежливости. Как написать письмо уведомлениеСовсем не обязательно что при этом отправитель сомневается в том, что адресат забыл или не хочет выполнять принятые на себя обязательства, но это предупредительная мера, которая позволит избежать форс-мажора или аврала, если выяснится, что по какой-либо причине адресат все-таки выпустил из виду наступление какого-либо события.

Как оформляется письмо-уведомление

Как всякое другое деловое письмо, письмо-уведомление является юридическим документом. То есть, вся информация, все сведения, которые в нем изложены, являются достоверными и подтвержденными. К оформлению документов, в том числе деловых и служебных писем, предъявляются общие требования, которые изложены в государственно стандарте - ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В текущем году этот регламент будет заменен  ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вводится в действие уже с 1 июля.

Справка

Реквизиты письма-уведомления

Согласно ГОСТ, который действует на сегодняшний момент, письмо-уведомление должно содержать некоторые реквизиты, обязательные для этого вида документов. К таким реквизитам относятся:

  1. логотип предприятия или герб, если составителем письма является государственная или муниципальная организация;
  2. общие справочные сведения о юридическом лице-отправителе: наименование компании, ее ИНН, ОКПО, расчетный счет в банке, адреса — почтовый и электронный, телефон секретаря руководителя;
  3. дата и место составления документа;
  4. почтовый адрес предприятия или физического лица, которому предназначена отправляемая информация. Если это юридическое лицо - должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
  5. исходящий номер, присвоенный документу в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел;
  6. краткое содержание текстовой части письма;
  7. текстовая часть письма-уведомления;
  8. подпись руководителя предприятия, подготовившего письмо документ;
  9. информация о должностном лице, исполнившем документ - его фамилия, инициалы и контактный телефон.

Вопрос о том, как написать письмо- уведомление и как его оформить, во-многом зависит от того, для внутреннего или внешнего использования оно предназначено. Если это внутренний документ, количество обязательных сведений-реквизитов, которые в нем должны быть указаны, значительно сокращается. В этом случае указывать наименование предприятия и присваивать документу исходящий номер уже не требуется, но заверяющие его подписи должны стоять обязательно. Внутреннее письмо-уведомление образец представлено ниже.

образец внутреннего письма-уведомления

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Как правило, для оформления внутренних извещений и уведомлений используются обычные стандартные листы писчей бумаги. Для внешних писем-уведомлений лучше использовать готовые бланки, на которых основные обязательные реквизиты уже напечатаны типографским способом. Это позволяет избежать ошибок при их заполнении и существенно сократить время оформления документа.

Как написать письмо-уведомление

Справка

Текстовая часть письма-уведомления в общем случае может включать в себя:

  1. вводную;
  2. основную;
  3. заключительную части.

Стиль изложения деловой, с использованием канцеляризмов и общеупотребительных штампов. При составлении таких писем используются стандартные, сложившиеся на практике языковые обороты. Необходимая информация хоть и излагается в произвольной форме, но исключает всякое проявление эмоций. Такой стили изложения используется независимо от того, кто является адресатом письма — организация или же частное лицо.

Вводная часть письма-уведомления может иметь поясняющий или мотивационный смысл, из нее адресату должны стать понятными те причины, на основании которых составлено данное извещение. Эта часть может начинаться со следующих ключевых фраз:  

  • В ответ на Ваше обращение...
  • В дополнение к нашему письму...
  • Согласно достигнутой ранее договоренности...
  • Согласно информации, поступившей от...
  • На основании телефонного разговора, состоявшегося...
  • В соответствии с достигнутой устной договоренностью...
  • Согласно Постановлению Главы муниципального образования...
  • Согласно просьбе, изложенной Вами в письме...
  • В соответствии с подписанным сторонами протоколом о взаимных поставках...
  • В целях выполнения Постановления Правительства РФ...
  • Для согласования  вопроса об участии представителей нашего предприятия...
  • Для согласования вопроса об участии в конференции...
  • Во избежание дополнительных вопросов и конфликтных ситуаций...
  • С целью  информирования Вас о.. высылаем Вам...

Вводная часть является необязательной. В некоторых случаях можно обойтись без нее. В таких случаях на первое место ставится глагол-действия. Если письмо-уведомление пишется от имени организации, используется глагольная форма первого лица единственного или множественного числа, например:

  • При этом уведомляем Вас, что...
  • Извещаем...
  • Сообщаем...
  • Информируем...
  • Доводим до Вашего сведения, что...
  • Ставим Вас в известность, что...
  • Считаем необходимым сообщить Вам …

Письмо-уведомление также может иметь этикетный характер. В некоторых случаях допускается использование таких ключевых фраз:

  • Нам приятно сообщить Вам, что...
  • С удовольствием доводим до Вашего сведения, что...
  • С радостью сообщаем Вам о...

Когда используется форма глагола в третьем лице, в письме должно содержаться указание на отправителя, например:

  • ООО «Альфа» уведомляет Вас об открытии нового торгового центра...
  • ОАО «Альфа» информирует клиентов о том, что...

Важно помнить о смысле этого вида документов. В письме-уведомлении также должна содержаться какая-то конкретная информация. Поэтому в нем обязательно должны быть указаны факты или сведения о дате, времени, месте проведения какого-либо мероприятия, события.

Как написать письмо-уведомление образец

Если предприятие ведет обширную переписку и часто составляет письма-уведомления, есть смысл разработать несколько шаблонов такой корреспонденции для наиболее часто используемых действий.

Так, например, ниже представлено письмо-уведомление образец, которое направляется военному комиссару при приеме или увольнении сотрудников-военнообязанных.

образец письма-уведомления

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Еще один образец письма-уведомления, направляемого в адрес физического лица — соискателя, который уведомляется об отказе в приеме на работу, представлен ниже.

образец письма-уведомления

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль