Сроки хранения документов в организации

721
Деятельность любой организации сопровождается созданием значительного количества документов, практическое и научное значение которых может варьироваться в широком диапазоне. Часть бумаг создается в оперативных целях для решения текущих задач. Их ценность теряется сразу после использования. Хранить такие бумаги не целесообразно. Ряд документов не теряют своего значения в течение какого-то времени. Кроме того, существует отдельная категория деловых бумаг, содержащая информацию, ценную с научной и практической точки зрения — они должны храниться постоянно.

Сроки хранения архивных документов

Разная практическая значимость деловой документации определяет разный срок ее хранения. Он может быть временным и Сроки хранения документов в организациипостоянным. В свою очередь, временный срок хранения может ограничиваться 10 годами, а может быть длительным - более 10 лет.

После завершения дела, предназначенного для постоянного или длительного хранения, его в течение 2 лет держат в самом структурном подразделении для справочной работы, а потом осуществляют передачу в архив.

Не важно, в какой форме созданы документы – в бумажной или электронной – длительность хранения определяется не этим, а важностью и значением той информации, которую они содержат. Определить, какие именно деловые бумаги могут представлять ценность для отдельного предприятия, науки, общества и государства в целом, можно только с помощью специальной экспертизы – экспертизы ценности документов.

Для бумаг, предназначенных для временного хранения, необходимо установить срок, в течение которого они будут представлять значимость для предприятия. Определение временных границ сохранения документации является задачей вышеуказанной экспертизы.

Обобщая сказанное, можно выделить следующие задачи экспертизы ценности документов:

Отбор документов для передачи в государственные архивы РФ. К ним относятся бумаги, имеющие большое научное, политическое, культурное или хозяйственное значение.

 

Отбор документов для временного хранения. К ним относятся бумаги, имеющие практическое значение, но не представляющие научной или иной ценности.

 

Отбор документов для уничтожения. К ним относятся бумаги, не имеющие ни научной, ни практической, ни любой иной ценности

 

Установление и изменение сроков хранения деловых бумаг.

Местом проведения экспертизы могут стать делопроизводственные отделы организаций, архивы предприятий, а также государственные архивы.

В отделах делопроизводства экспертиза может осуществляться в следующих случаях:

  • при процедуре формирования дел;
  • при составлении номенклатуры дел;
  • перед сдачей дел в архив в случае завершения делопроизводства.

Хранение документов в организации

Уже на этапе составления номенклатуры дел определяется, какое время надлежит хранить бумаги. Это значит, что важность документации оценивается еще до того, как они будут оформлены в конкретное дело. Далее,  уже на этапе формирования дела следует дополнительно уточнять целесообразность отнесения его к определенному типу, на основе изучения содержания и назначения.

Для облегчения проведения экспертизы ценности документов существуют типовые или ведомственные перечни деловых бумаг. В них указывается срок хранения каждого типа или класса.

Типовые перечни – это нормативно-методические руководства, действие которых носит межотраслевой характер. Это значит, что их могут использовать все компании, организации и предприятия при проведении экспертизы ценности документов. 

Ведомственные перечни - нормативно-методические руководства, действие которых распространяется на предприятия или организации какой-то одной отрасли, например, образования или торговли.

Наличие перечней не отменяет необходимости тщательного изучения содержания и состава документов при проведении процедуры оценки необходимости их дальнейшего нахождения в архиве или возможности уничтожения.

Сроки хранения архивных документов в организации

Процедура отбора бумаг на хранение или уничтожение проводится в делопроизводстве любого предприятия раз в год. Данное мероприятие осуществляется самостоятельно работниками каждого отдела. Методическое руководство отбором осуществляют сотрудники архива предприятия. Данная процедура включает в себя изучение содержания бумаг, составляющих дело, оценку их ценности с научной и практической точек зрения.

На основе полученной информации дается заключение о сроках хранения материалов дела. Давать заключение об этих сроках, опираясь на заголовки дел, запрещено. Если деловая бумага должна храниться постоянно или длительное время, то ее содержание должно быть изучено особенно тщательно.

Данная процедура осуществляется методом полистного просмотра. Только этот метод позволят обнаружить ошибки, допущенные в момент формирования дела, и отделить бумаги, подлежащие постоянному хранению, от всех прочих.

Метод полистного просмотра применяется также при изучении дел с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия). Он дает возможность определить в их составе бумаги, которые будут храниться на постоянной основе. Разумеется, что только экспертно-проверочная комиссия имеет право принимать окончательное решение по делам, имеющих отметку «ЭПК».

Читайте также:

Подведем итог. Основными целями и задачами процедуры экспертизы являются:

  • отбор дел, которые будут постоянно или временно храниться в архиве;
  • отбор дел, которые будут временно храниться в структурном подразделении;
  • отбор дел, которые будут уничтожены.

Помимо этого, процедура экспертизы позволяет дать заключение о качестве ведения номенклатуры дел и оценить правильность установления времени, в течение которого должны храниться деловые бумаги организации.

Экспертиза электронных документов (ЭД)

В современном делопроизводстве на смену бумажным документам все чаще приходят их электронные аналоги – ЭД. Экспертиза ценности ЭД проводится одновременно и в тесной взаимосвязи с экспертизой традиционных деловых бумаг.

Методика проведения данной процедуры предполагает использование той же комплексной системы оценки деловой документации, а именно: релевантность и полнота информации, отсутствие повторяющихся блоков и т.д. Наряду с этим оценками целесообразность архивного хранения ЭД предполагает учет дополнительно ряда факторов.

Справка

К таким факторам относятся:

  1. возможные ограничения на прием ЭД;
  2. степень завершённости процесса создания ЭД;
  3. стоимость изменения формата ЭД перед сдачей в архив;
  4. наличие ограничивающих законодательных актов;
  5. наличие сопровождающей документации;
  6. соответствие типа оборудования режиму хранения ЭД;
  7. предполагаемые материальные затраты на хранение.

Наличие такого большого списка дополнительных факторов, ограничивающих использование ЭД, приводит к тому, что подавляющее количество деловых бумаг, хранится в архивах на постоянной и временной основе в традиционном бумажном формате.

Оформление результатов экспертизы ценности документов

Процедура экспертизы ценности деловых бумаг завершается составлением ряда итоговых документов:

опись дел, которые надлежит хранить постоянно;

опись дел, которые надлежит хранить временно;

опись дел, имеющих отношение к личному составу;

акт о передаче дел к уничтожению.

ЭД подлежат включению в отдельную опись.

Дела передаются в архив предприятия на основе вышеуказанных описей. Обратите внимание, что бумаги, которые должны храниться менее 10 лет, передаче в архив не подлежат.  Местом их нахождения может стать либо служба ДОУ, либо непосредственно структурные подразделения, в ведении которых находится данная документация. Уничтожение дел осуществляется после истечения установленного срока в порядке, определенном выше.

На заседании специальной экспертной комиссии (ЭК) происходит рассмотрение описей, после чего они передаются на утверждение генеральному директору предприятия. Экспертно-проверочная комиссия архива в свою очередь осуществляет утверждение дел, которые надлежит хранить постоянно, с ней же должны согласоваться описи дел, имеющих отношение к личному составу организации.

На этом же заседании экспертной комиссии происходит рассмотрение актов, регламентирующих перечень дел, чей срок годности признан истекшим и на этом основании подлежащих уничтожению. Важно иметь в виду, что предприятие может произвести уничтожение дел, указанных в акте, только после того, как он пройдет процедуру согласования и утверждения ЭПК.

Обратите внимание, что в указанный акт включают дела, у которых истекает срок к 01 января года составления акта. Поясним на примере. Дело было сформировано в 2013 году. Оно должно храниться три года. В 2017 году составляется акт, в который это дело должно быть включено.

Как правило, на дела всей организации составляется один акт. Дела разных отделов объединяются в группы, имеющие заголовок, совпадающий с названием отдела. Дела с одинаковым названием не перечисляются – просто дается их общее наименование, а потом указывается количество экземпляров.

Должностное лицо, проводившее экспертизу ценности деловых бумаг, подписывает данный акт и передает его на утверждение генеральному директору предприятия.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль