Как провести внутреннюю опись личного дела

203
До того, как провести внутреннюю опись личного дела, его необходимо правильно сформировать, убедившись, что все документы в нем являются документами длительного хранения. И обложка личного дела, и внутренняя опись документов личного дела заполняются в соответствии с требованиями, установленными государственными регламентами. В статье расскажем, как это правильно сделать.

Как формируется личное дело и зачем проводится опись документов в личном деле

С того момента, когда сотрудник считается официально принятым на работу, то есть, когда издан и подписан приказ об этом, на него формируется личное дело.  Это папка, в которую подшиваются все документы, касающиеся его трудовой деятельности на данном предприятии.

Оформление личного дела сотрудника, образец его, не регламентируется каким-либо общим для исполнения всеми работодателями нормативным актом. Обязанность кадровой службы вести такие дела установлена только в отношении Как провести внутреннюю опись личного делагосударственных предприятий федеральным законом «Об основах государственной службы Российской Федерации» № 119-ФЗ от 31 июля 1995 г. Но понятие «личное дело» является устоявшимся и такие дела ведутся на предприятиях любой формы собственности.

Это удобный и рациональный способ сформировать единый пакет документов, объединенный общим назначение — полные и достоверные сведения о всех фактах трудовой биографии данного работника,. И, чем больше в личном деле будет таких документов, тем более объективное представление о нем может составить кадровая служба и руководство предприятия. И, значит, тем более объективными будут кадровые и управленческие решения, принимаемые в отношении данного сотрудника.

Поскольку личное дело формируется из копий и оригиналов документов, представленных в бумажном виде, чтобы было удобно осуществлять их поиск, формируется опись личного дела сотрудника. Посредством описи эти документы в установленном в документоведении порядке нумеруются, классифицируются и индексируются. Это позволяет при последующем хранении учесть каждый документ, срок хранения которого превышает 10 лет.

Государственные организации ведут внутренние описси документов личных дел в соответствии с п. 3.6.17 Правил Росархива от 06.02.2002 г. - далее — Правила. Для остальных предприятий эти Правила являются рекомендуемыми. И, если компания ведет документооборот в соответствии с теми нормами, которые установлены Росархивом, внутренняя опись личного дела образец, может быть использован тот, что предлагается в приложении №10 к Правилам.

Читайте также:

Какие документы может содержать опись личного дела сотрудника

Все документы, хранящиеся в этом деле можно подразделить на три группы:

Документы, необходимые для оформления приема на работу;

Документы, отражающие этапы трудовой деятельности работника;

Документы, сопровождающие прекращение действия трудового договора с данным сотрудником.

К документам, относящимся к первой группе, необходимых для оформления сотрудника на работу и подтверждения его квалификации, относятся:

  1. резюме;
  2. анкета, автобиография;
  3. оригинал заявления о приеме на работу;
  4. оригинал трудового договора (экземпляр работодателя), подписанный обеими сторонами;
  5. копии документов, подтверждающие уровень образования, квалификацию;
  6. рекомендации и характеристики;
  7. справка о прохождении первичного и последующих медицинских освидетельствований;
  8. оригинал приказа о приеме на работу или выписка из него;
  9. выписки из протоколов об избрании на должность или об итогах прохождения конкурса на вакантную должность;
  10. личная карточка.

Другая важная группа документов, которые будет содержать опись личного дела, это те, что формируются в процессе трудовой деятельности сотрудника на данном предприятии. Сюда относятся документы из второй группы:

  • копии приказов по личному составу, касающихся сотрудника — о переводах, перемещениях, награждениях, дисциплинарных взысканиях, поощрениях и пр.;
  • копии документов, подтверждающих повышение уровня образования или квалификации — справок и свидетельств о прохождении курсов, тренингов, обучающих семинаров, дипломов о получении дополнительного образования и пр;
  • копии документов, подтверждающих семейный статус, в том числе свидетельств о заключении или расторжении брака, рождении детей;
  • выписки из протоколов аттестационной комиссии, аттестационные листы;
  • объяснительные, докладные и служебные записки;
  • личные заявления;
  • иные документы (акты, уведомления).

Справка

Документы, на основании которых сотрудник был уволен

Внутренняя опись документов личного дела также может включать в себя и те документы, на основании которых сотрудник был уволен с предприятия. К таким документам, например, относятся:

  • личное заявление работника с просьбой об увольнении;
  • уведомление о сокращении его должности;
  • акты, служебные записки, объяснительные — если сотрудником было допущено грубое нарушение правил внутреннего трудового распорядка, за которое на него наложено дисциплинарное взыскание в виде увольнения;
  • приказ об увольнении;
  • выписка из трудовой книжки с записью об увольнении.

Оформление личного дела сотрудника образец

При формировании личного дела сотрудника, которое происходит уже после его увольнения, перед тем, как документы будут сданы в архив, следует также учитывать, что они могут иметь разные сроки хранения. Эти сроки устанавливаются «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» далее – Перечень. Регламент утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558.

Перечень, приложение №10 которого используется при заполнении внутренней описи личного дела как образец, определяет сроки хранения кадровых документов в соответствии с установленной им классификацией. В соответствии с ней, кадровые документы могут быть подразделены на те, которыми сопровождаются трудовые отношения и трудовая деятельность сотрудника, например:

организация его трудовой и служебной деятельности;

тарификация и нормирование трудовой деятельности, система оплаты труда, действующая в отношении сотрудника;

охрана труда.

К другой группе Перечнем отнесены документы, которыми оформляется кадровое сопровождение трудовой деятельности сотрудника:

прием, переводы, перемещение, увольнение;

установление уровня образования и квалификации;

поощрения и награждения

взыскания.

Поскольку, согласно Перечню, для резюме и характеристик работника срок хранения определен всего в 5 лет, а сведения о его трудовой деятельности вносятся в личную карточку, эксперты считают необязательным включать во внутреннюю опись документов личного дела такие документы, как  копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д

Большая часть кадровых документов хранится 75 лет, в том числе:

  • трудовые договоры и соглашения (служебные контракты);
  • личные карточки постоянных и временных работников;
  • оригиналы личных документов - трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, если они не будут востребованы владельцами до истечения этого срока.

При оформлении личного дела сотрудника образец которого предложен Росархивом,следует учесть, что документы в него подшиваются в хронологическом порядке. Если это выписки и копии, они обязательно должны быть заверены работником кадровой службы. На титульном листе папки размещается обложка личного дела, внутренняя опись документов личного дела вклеивается на обложке с внутренней стороны.

Обложка личного дела образец

Обложка личного дела должна быть оформлена в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». Обложка личного дела образец, представлена ниже.

Обложка личного дела образец

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Внутренняя опись личного дела образец

Внутренняя опись составляется, когда дело уже сформировано, но еще не отдано в переплет. По своему назначению она является оглавлением, благодаря которому в папке быстро можно найти подшитый в нее документ. Если составлять опись в соответствии с тем образцом, который предложен в Перечне, она будет представлена в виде таблицы, графы которой сдержат следующую информацию:

Порядковый номер документа, в соответствии с тем порядком, в каком он был подшит в дело;
 

Индекс документа — это его регистрационный номер в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. В случае, когда такого номера документ не имеет, в этом поле проставляется пометка «б / н»;
 

Дата документа. За эту дату, как правило, принимается дата регистрации документа. В том случае, когда документ не был зарегистрирован, за его дату принимается дата подписания должностным лицом, она также является обязательным реквизитом;
 

Наименование документа и его краткое содержание, суть;
 

Примечание — в этом поле, в том числе, делаются пометки о состоянии документа, например: «включение», «изъятие» с обязательной ссылкой, на основании чего это включение или изъятие было произведено.

Опись личного дела образец представлен ниже.

Опись личного дела образец

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Таблица, представляющая собой внутреннюю опись документов личного дела сотрудника, имеет последнюю, итоговую строку. В ней цифрами и прописью указывается количество документов, пошитых в деле. Если количество таких документов велико, внутренняя опись может состоять из нескольких листов. В этом случае каждый из них должен быть пронумерован и их общее количество также указано в описи. Все эти сведения справочного характера заверяются подписью должностного лица, ответственного за ведение кадровых дел, составившего опись.

Обратите внимание: Нумерация листов описи личного дела сотрудника не сквозная. Листы должны быть пронумерованы отдельно от нумерации документов дела, поскольку она является научно-справочным документом и к ним не относится.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль