Какие документы подлежат уничтожению

2261
Вопрос о том, какие документы подлежат уничтожению, определяется тем, какой срок хранения определен для данного типа деловых бумаг. Поскольку уничтожение документов — необратимое событие, к вопросу утилизации архивов и ее документальному подтверждению предприятие должно подойти очень серьезно. В статье рассмотрен порядок уничтожения документов не подлежащих хранению и организационные вопросы, связанные с этой процедурой.

Для чего производится уничтожение документов в организации

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, довольно рутинная процедура, которая проводится, как правило, раз в Какие документы подлежат уничтожениюгод на каждом предприятии. Вся производственная и организационная деятельность любого предприятия или учреждения должна осуществляться на основании документов и подтверждаться ими. Поэтому даже в небольшой компании количество этих документов, ежегодно получаемых извне и формируемых внутри предприятия, может превышать несколько тысяч. По окончании календарного года эти документы сшиваются в дела, в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии и передаются на архивное хранение. Для такого архива, как правило, выделяется отдельное помещение.

После того, как срок хранения документов истекает, они подлежат уничтожению. Уничтожение архивных документов — процедура означающая что после нее ни одна из этих бумаг уже не сможет быть восстановлена. Следовательно, перед этой процедурой необходимо со всей тщательностью и ответственностью убедиться, что уничтожаемые документы уже никогда не будут востребованы, что они не представляют собой никакой ни практической, ни исторической ценности. Их уничтожение или утилизация, позволяет избавиться от ненужных бумаг, освободив место в архиве для поступающих на хранение новых дел.

Порядок уничтожения документов, не подлежащих хранению

Справка

Эта процедура состоит из четырех этапов:

  1. Проведение экспертной оценки ценности документов;
  2. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  3. Утилизация отобранных к физическому уничтожению единиц архивного хранения:
  4. Составление акта об утилизации документов.

Чем регламентируются сроки хранения и уничтожения документов

 Каждый тип документов имеет свои сроки хранения. Уничтожение документов допускается только после того, как завершается срок их хранения. Для документов по организационному управлению, в том числе кадрового и бухгалтерского учета такие  сроки установлены «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» далее – Перечень. Этот регламентирующий документ утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558.

При уничтожении архивных документов в организациях, занимающихся научно-технической деятельностью, строительством или проектированием, необходимо руководствоваться «Перечнем типовых архивных документов образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Он утвержден Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 №1182.

Сведения о сроках хранения конкретных типов документов в этих перечнях можно найти, руководствуясь разделами их содержания. В соответствии с перечнями, ни один из документов, составляющих документооборот предприятия, не уничтожается сразу же, после того, как завершается календарный год и до того, как начинается формирование дел.

Обратите внимание: отсчет срока хранения документа начинается с 1 января года, следующего за тем, которым завершено дело.

При формировании дел, перед тем как они будут сданы на архивное хранение, для каждой папки составляется внутренняя опись, представляющая собой список всех, подшитых в нее, документов с указанием сроков хранения каждого из них. Уничтожение документов, не подлежащих хранению, производится на основании тех сроков, которые были указаны при составлении внутренней описи.

Оценка документов перед уничтожением

Перед тем, как произойдет уничтожение архивных документов, все они должны быть просмотрены и оценены специальной комиссией, создаваемой на предприятии по приказу руководителя. Образец приказа о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов представлен ниже.

Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Как правило, чтобы комиссия могла работать эффективно, в ее состав достаточно включить руководителя архива или главного делопроизводителя, главного бухгалтера, руководителя кадровой службы ли юридической. Каждый год, перед уничтожением документов не подлежащих хранению, комиссия оценивает хранящиеся в архиве дела и формирует перечень тех из них, которые подлежит уничтожению.

Обратите внимание: В случае, когда в деле имеются документы с различными сроками хранения, те, которые подлежат уничтожению, из дела изымаются, а само дело и внутренняя опись его формируются заново.

Члены комиссии должны быть достаточно компетентны, чтобы объективно оценить практическую или историческую ценность отобранных для уничтожения документов. В этой работе они могут руководствоваться некоторыми нормативными актами и указаниями Федерального архивного агентства РФ, другими регламентами, утвержденными тем ведомством, к сфере надзора которого относится предприятие.

В компании, чей документооборот достаточно обширен, целесообразно утвердить отдельным локальным нормативным актом Положение о работе экспертной комиссии. В качестве образца может быть использовано Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Читайте также:

Составление акта уничтожения документов, не подлежащих хранению

Документы, которые были отобраны для дальнейшей утилизации, проходят тщательную экспертизу, ведь некоторые из них могут представлять собой культурную, научную или историческую ценность. Те из них, которые решено было оставить для дальнейшего хранения, описываются и передаются в Архивный фонд.

Отобранные к утилизации бумаги вносятся в специальный акт. Форма акта уничтожения документов не подлежащих хранению образец представлена ниже.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Скачать чистый бланк >>>.

Акт, по сути, это перечень документов подлежащих уничтожению с указанием их количества и обобщенных заголовков. Одна из граф выделена для того, чтобы в ней указать ссылку на нормативный документ, его статью и пункт, на основании которого производится утилизация. Это, как правило один из тех перечней, которыми регламентируются сроки хранения архивных документов.

В форме акта уничтожения документов не подлежащих хранению строка « Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК» заполняется только в том случае, когда документы предприятия  передаются на хранение в государственный архив.

Как фиксируется в акте физическое уничтожение документов

Как правило, отобранные по акту документы передаются компании, с которой у предприятия заключен договор на утилизацию. Такие компании занимаются уничтожением офисных документов на профессиональной основе, они принимают вторсырье. В этом случае в акте необходимо заполнить соответствующие поля в строке: «Документы количестве _____________ ед. хр. весом ______ кг сданы в ____________ на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______ № _______» и внести в них нужные сведения. К акту также необходимо будет прикрепить копию приемо-сдаточной накладной или квитанцию, подтверждающую, что документы были переданы на утилизацию.

Когда архивных бумаг на предприятии образуется не очень много, уничтожение документов, не подлежащих хранению, может производиться своими силами. Процедура должна проводиться в присутствии представителя архивной компании и представителей самого предприятия. О чем также составляется соответствующий акт. Только в нем указываются, например, такие сведения: «Документы в количестве 12 (двенадцать) единиц хранения ед. хр., уничтожены силами ООО «Альфа», о чем составлен акт от 14.11.2017 №11 Руководитель архива Дежнева А.В. Дежнева 14.11.2017.

Обратите внимание: акт уничтожения документов не подлежащих хранению должен храниться на предприятии вечно.

Уничтожение архива документов

Если предприятие ликвидируется и при этом правопреемника у него нет, уничтожение архива документов не допускается — за это руководителя ожидает уголовное наказание. Все оставшиеся документы должны быть переданы по акту органам Росархива для дальнейшего учета. Ценные исторические документы организация может передать в собственность государства, они будут храниться в музеях, библиотеках или органах Росархива.

Если предприятие реорганизуется, передача архива правопреемнику также происходит по передаточному акту. Но органы Росархива в любом случае должны быть поставлены в известность об этом факте и извещены о том месте, где правопреемник будет их хранить.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль