Правила деловой переписки по электронной почте

1010
Ведение переписки по электронной почте – неотъемлемая часть повседневной деловой практики современного секретаря. Умение убедить, оставаясь при этом вежливым и корректным, - навыки, которые необходимо развивать и оттачивать. Неумело составленное и безграмотное письмо может поставить крест на карьере и безвозвратно испортить деловую репутацию. В данной статье вы найдете свод простых и эффективных правил ведения деловой переписки по электронной почте, которые помогут вам доказать свой профессионализм и успешно добиться поставленных целей.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как использовать правила деловой переписки при составлении деловых писем;
  • как правильно составить деловое письмо;
  • какие распространённые ошибки допускаются при составлении деловых писем.

Деловая переписка по электронной почте: правила и примеры

Правило первое:

рабочий email используется только для служебной переписки

Данное замечание относится не столько к этикету деловых писем, сколько к деловой этике и сохранению вашей репутации. Всегда помните, что все письма, которые вы отправляете с рабочего компьютера, сохраняются на сервере, и ваш руководитель при желании может с ними ознакомиться.

Правило второе:

Правило определите круг адресатов вашего послания

Если вы пишите письмо руководителю, то и адресат должен быть один – руководитель, если пишите коллегам или подчиненным, то адресатов может быть несколько. Они вносятся через запятую в поле «Кому», все заинтересованные лица – в поле «Копия». Это могут быть третьи лица, упоминаемые в тексте послания. Старайтесь не рассылать лишних копий, особенно руководству. Подобострастие и желание угодить вас не украсит. Еще более плохую службу вам сослужит наличие «скрытых копий» письма.  Вы прослывете интриганом.

Правило третье:

цель письма должна быть прозрачна и для вас, и для адресата

Четко сформулируйте цель своего послания: каких действий вы ждете от читателя сообщения? Какая реакция должна Правила деловой переписки по электронной почтепоследовать. Эта цель должна быть прозрачна не только для вас, но и для адресата.

Цель послания предопределят форму и грамматику повествования:

  • изложение вашего мнения и вашей оценки ситуации предполагает использование 1 лица («я» и «мы»);
  • запрос, инструкция, побуждение к действию предполагает использование 2 лица («ты» и «вы»);
  • информирование о событиях с точки зрения стороннего наблюдателя предполагает использование 3 лица («он» или «они»).

Правило четвертое:

не оставляйте поле «тема» пустым

Большинство пользователей начинают знакомство с электронным сообщением с изучения поля «тема». Иногда этим и заканчивают. Чтобы ваше послание не было удалено еще до прочтения, стремитесь к тому, чтобы тема была максимально конкретной, информативной и краткой. Неопределенные темы вроде «Запрос информации», «из Москвы», «доработанный вариант» не допустимы. Примеры удачных тем:

«Список членов команды для олимпиады по математике в Москве»

«Перечень неисправного оборудования восьмого цеха от 01.06.17»

«Исследование рынка проекционного оборудования за 2017 год»

Если вы отвечаете на сообщение, то в поле «тема» появиться символ «Re», его рекомендуется удалить.

Правило пятое:

придерживайтесь традиционной структуры сообщения

Структура письма проста и понятна, но каждый элемент в ней обязателен:

  1. Приветствие и обращение;
  2. Основной блок;
  3. Резюмирующий блок;
  4. Подпись
  5. Контактная информация.

Правило шестое:

приветствие и обращение – ключ к взаимопониманию

Никогда в качестве приветствия не используйте выражение «Доброго времени суток». Это дурной тон. Используйте универсальные «Здравствуйте!» или «Добрый день!». Официальное письмо можно начать сразу с обращения «Уважаемый (имя и отчество)» или «Уважаемый господин (фамилия)». Какой вариант предпочтительнее – имя, отчество или фамилия? Правило здесь такое – если вы только устанавливаете контакт и пишите послание адресату в первый раз, то уместно обратиться по фамилии, когда контакт установлен, и вы пишите сообщение во второй раз, обращайтесь по имени-отчеству.

Если послание имеет несколько адресатов, то подходящим вариантом будет обращение «Уважаемые господа» или «Уважаемые коллеги», если вы обращаетесь к представителям близкой вам профессии. В конце обращения можно поставить восклицательный знак или запятую, а сам текст начать с нового абзаца, со строчной буквы. Какой вариант выбрать? В официальном письме или в послании, которому вы придаете большую значимость, ставьте восклицательный знак, а в простом рабочем сообщении - ставьте запятую.

Правило седьмое:

лаконичность – главное достоинство электронной переписки

«Максимум смысла – минимум слов» - золотой девиз деловой переписки.

Изложение мыслей должно быть:

  • конкретным;
  • последовательным;
  • лаконичным;
  • понятным.

Пишите короткими предложениями – и вам легче, и адресату понятнее. Разбивайте текст на абзацы, так его легче просматривать и находить нужную информацию.

Еще один совет: одна тема – одно сообщение. Если вы хотите рассмотреть несколько несвязанных между собой вопросов, осветить несколько разных идей, то посвятите каждой теме отдельный текст. Разумеется, что поле «Тема» должно содержать эту идею или вопрос в краткой форме.

Читайте также:

Правило восьмое:

не смешивайте стили

Сдержанный стиль изложения, никаких эмоциональных выражений – помните об этом.

Если вы хотите как-то выделить или подчеркнуть важность той темы, которую вы затронули в послании, делайте это с помощью подтекста, которым должен скрываться за нейтральным, корректным, даже скупым стилем. Воздействие на адресата он окажет куда большое, чем набор эмоционально-окрашенной лексики, междометий и усилительных частиц.

Правило девятое:

основная часть письма должна быть четко структурирована.

Согласно давней эпистолярной традиции, содержательная часть любого послания состоит из трех частей:

  1. Преамбула;
  2. Суть;
  3. Резюме.

В преамбуле излагаются причины или основания, инициировавшие написание послания. Обычно она очень короткая: «В ответ на ваш запрос…».

Далее последовательно излагается суть вопроса. Не забывайте разбивать смысловые блоки на абзацы, используйте нумерованные и маркированные списки, облегчающие восприятие текста.

Резюме подводит итог изложенному, содержит предложения, просьбы, варианты решения проблемы.

Правило десятое:

внешний вид письма не должен отвлекать от его содержания

Использование нескольких шрифтов в одном письме – это дурной вкус. Использование нескольких цветов – это полное отсутствие вкуса и профессиональная непригодность. Один шрифт и один цвет – это закон. Старайтесь не злоупотреблять курсивом,  жирным шрифтом и подчеркиванием. Это выглядит несолидно и очень утомляет.

И самое главное – ни в коем случае не выделяйте слова с помощью ПРОПИСНЫХ БУКВ и особенно – с помощью увеличенного кегля. Это также неприлично, как кричать во время разговора.

Использование большого количества восклицательных знаков и особенно – нескольких знаков подряд – также выдаст в вас малограмотного человека. Не пользуйтесь смайликами по той же причине.

Правило одиннадцатое:

проверяйте орфографию и пунктуацию, следите за выбором слов

Очевидно, что наличие в тексте ошибок и опечаток может раз и навсегда погубить вашу деловую репутацию. Присутствие в тексте просторечных слов, равно как излишне усложненной лексики и непонятных терминов также не приветствуется. Стиль изложения должен быть простым и ясным.

Правило двенадцатое:

используйте вложения для дополнительной информации.

Всю уточняющую, дополнительную и факультативную информацию можно прикрепить к тексту в виде отдельного файла. При этом необходимо соблюсти ряд условий:

  • В теле основного сообщения обязательно сообщите о вложении и дайте его название и имя файла. Кто-то может не заметить вложения, кто-то воспримет его как вирус и удалит.
  • Размер вложения не должен превышать 5 Мб.
  • Расширение вложенного файла не должно быть EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR. Его не пропустит антивирус адресата.

Правило тринадцатое:

не забывайте про подпись и контактную информацию

Подпись и контактная информация не должны занимать больше 5-6 строк:

  1. Фамилия и имя автора письма;
  2. Должность;
  3. Название компании;
  4. Телефон;
  5. Email и адрес сайта.

Перед подписью можно и даже нужно написать: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями».

Например:
C уважением,
Евгений Подольский,
Руководитель юридического отдела ЗАО «Коммуникативные технологии»
Тел.: (495) ХХХ-77-77 (доб. 14)
E-mail: podolsky-mail@mail.ru
www.communication-technology.ru

В случае длительной переписки, можно ограничиться словами «С уважением» и именем с фамилией.

Правило четырнадцатое:

старайтесь не пользоваться постскриптумом

Использование постскриптума допустимо в одном случае – если в момент написания письма произошло какое-то важное событие, имеющее к адресату прямое отношение.

Пример: P.S. Билеты на самолет доставлены час назад.

Правило пятнадцатое:

используйте уведомление о прочтении по назначению

Назначение данного уведомления заключается в том, что от адресата ожидают выполнения каких-то действий. Его используют только для внешних адресатов.

Правило шестнадцатое:

не злоупотребляйте флажком «высокая важность»

Помните притчу Льва Толстого о мальчике, который любил в шутку кричать «Волки!»? Все настолько привыкли к его шуткам, что когда на него действительно напали волки, на его крики никто не среагировал.
Когда вам потребуется действительно указать на важность письма, все нужные флажки уже будут использованы.

Правило семнадцатое:

перепроверьте все данные, цифры и фамилии

Возьмите себе за правило – перед отправкой обязательно еще раз перечитать письмо, проверить все цифры, уточнить фамилии и инициалы. Одна маленькая ошибка может стоит вам места.

Правило восемнадцатое:

отвечайте на письмо сразу

Если по каким-то причинам вы не можете ответить сразу – допустим, не располагаете всей информацией или просто не готовы, просто напишите, что письмо получено и вы ответите позже. В противном случае, адресат не будет уверен, что письмо получено или не было удалено по ошибке.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль