Как написать докладную записку

131
Во многих компаниях сложные ситуации принято решать обычной беседой с руководством. Однако в некоторых случаях обращение к работодателю должно быть оформлено официально: в виде докладной. У большинства сотрудников возникают сомнения в том, как написать докладную записку и стоит ли ее писать? У многих она вызывает негативные ассоциации с доносом. Тем не менее, это важный инструмент внутренней коммуникации, позволяющий решить многие проблемы компании еще на уровне их зарождения.

Оформление докладной записки: виды и образцы

Чтобы написать докладную записку правильно, нужно, прежде всего, иметь представление о месте данного документа в общем документообороте организации. Он относится к информационно-справочной документации и, несмотря на наличие общих черт с другими видами записок, имеет ряд характерных особенностей.Как написать докладную записку

Докладная записка принадлежит группе информационных документов, направляемых подчиненными работниками вышестоящему руководству. В классификаторе управленческой документации ей присвоен код 0286041. Это оформленное в соответствии с правилами делопроизводства обращение сотрудника к руководителю, которое обеспечивает связь административных объектов на вертикальном уровне, по принципу “снизу вверх”.

Должностное лицо может обращаться к непосредственному руководителю с целью обстоятельно информировать его о сложившейся ситуации, изложить собственные выводы и предложения и побудить вышестоящее лицо оперативно принять управленческое решение по данному вопросу. Кроме того написать должностную записку необходимо, если требуется ознакомить руководство с ходом выполнения какой-либо работы. Подобный отчет сообщает о реализации планов и выполнении поручений.

Скачайте документы по теме:

Цели написания докладной записки

Многие специалисты, особенно работающие на государственных предприятиях, считают докладные формальностью, отголоском бюрократии, отнимающим время и место. Тем не менее, это распространенное мнение во многом ошибочно. В некоторых случаях соблюдение подобных формальностей может защитить сотрудника от несправедливости со стороны работодателя, помочь подстраховаться от возможных неприятностей.

Как показывает практика, устные просьбы не всегда воспринимаются всерьез и быстро забываются. Официальное обращение подтверждает сам факт взаимоотношений. Оно регистрируется как исходящий документ, поэтому менее вероятно, что оно потеряется. Кроме того, такой подход свидетельствует о серьезности намерений работника, его ответственном отношении к работе.

Каждый член коллектива может написать докладную записку, преследуя следующие цели:

Справка

Аттестация работников образования в 2017 году будет добровольной и обязательной:

  1. Повышение собственной эффективности (подчиненному что-то мешает выполнять свою работу качественно, и он ищет пути решения проблемы);
  2. Разрешение проблемной ситуации (человеку известны факты, мешающие стабильной работе, но не касающиеся его лично);
  3. Снятие претензий (сотрудник информирует вышестоящих должностных лиц, чтобы снять с себя ответственность за проблемный вопрос);
  4. Мирное урегулирование споров (работник хочет защититься от необоснованных претензий, не допустить ущемления собственных прав, изложить собственную точку зрения, он предпринимает попытку урегулировать инцидент);
  5. Получение информации (специалист хочет получить сведения о непонятном или спорном вопросе из первых рук);
  6. Выражение несогласия (подчиненный не согласен с решением своего начальника и пытается внести предложения по улучшению ситуации);

Виды докладных

Каждый сотрудник может написать докладную записку по собственной инициативе. Вместе с тем, он обязан сделать это по соответствующему распоряжению руководства.

В практике делопроизводства принято классифицировать докладные записки по следующим основаниям:

Адресат обращения

  • Внутренние — направляются непосредственным руководителям составителя в порядке прямого подчинения или напрямую первому лицу компании, ее директору.
  • Внешние — адресуются лицам за пределами учреждения: руководству вышестоящих органов или головных филиалов.

Содержание и назначение

Информационные

Составляются систематически с целью известить о деталях выполнения задания и способах проведения работ.

Инициативные

Содержат просьбу о принятии административного решения касаемо проблемной ситуации, рекомендации и предложения составителя. Побуждают к вынесению резолюции.

Отчетные

Информируют о результатах работ в конкретный период, выполнении поручений, реализации указаний.

Как написать докладную записку? Образец содержания разных видов обращений.

Информационная

Краткое содержание: О завершении первого этапа отбора претендентов на должность главного технолога.

В рамках проведения профессионального конкурса среди кандидатов на должность главного технолога прошел первых отборочный тур, в котором принимали участие 8 специалистов. Испытание успешно завершили 4 человека. Второй этап профессионального отбора в форме деловой игры состоится 19 июня 2017 года.

Инициативная

Краткое содержание:  Об увеличении штата

В связи со значительным ростом объема продаж рекламных площадей и возникшими затруднениями с оперативной обработкой заказов, прошу рассмотреть вопрос о расширении отдела на одну штатную единицу менеджера по продажам

Отчетная

Краткое содержание:  О завершении тестирования

Информирую о том, что запланированное на 22.05.2017 тестирование опытного образца радара в условиях пониженных температур прошло успешно. Запрошенный отчет технологического отдела прилагается.

Читайте также:

Докладная записка о поведении сотрудника: образец бланка

Негативное отношение к докладным во много сформировано тем, что при возникновении внештатных ситуаций работникам приходится просить вмешательства руководства. Написать докладную записку о неподобающем поведении работника, хамстве, пренебрежении служебными обязанностями может как непосредственный руководитель, так и коллега провинившегося. Это во многом напоминает донос, однако, может помочь избежать неприятных последствий в дальнейшем.

Подобное обращение должно быть составлено максимально точно, т.к. оно может являться поводом для финансового или дисциплинарного взыскания.

Как написать докладную записку. Образец оформления

Как написать докладную записку. Образец оформления

Обязательные реквизиты

Внутренняя докладная записка может быть оформлена на обычном листе формата А4, если правила делопроизводства в компании не говорят об ином. Тогда может использоваться общий бланк внутренних служебных записок. Если же документ предназначен для отправки за пределы организации, он относится к категории внешних и оформляется, соответственно, на отдельном бланке, имеющем другой состав реквизитов.

Докладная записка на работника: образец перечня реквизитов

Докладная записка на работника: образец перечня реквизитов

Структура докладной

Что того чтобы написать докладную записку, в полной мере отражающую суть вопроса и, вместе с тем, сделать ее легко читаемой для адресата, рекомендуется в основном тексте придерживаться следующей структуры:

Констатирующая часть

Объяснить причины написания, подробно описать обстоятельства и факты, аспекты вопроса, который требует принятия управленческих решений;

Аналитическая часть

Провести анализ ситуации, обозначить возможные в данных обстоятельствах последствия, предложить варианты решения проблемы;

Рекомендательная часть

Предложить и обосновать оптимальный вариант выхода из ситуации, дать рекомендации по решению вопроса, сформулировать выводы;

Образец докладной записки на сотрудника

В делопроизводственной практике встречаются два распространенных вида докладной записки на сотрудника. Их могут написать как непосредственные руководители, так и коллеги одного с работником уровня служебной иерархии. Подобные документы информируют работодателя:

Справка

О прогуле

Прогулом считается отсутствие на рабочем месте более трех часов. Если отсутствие было более коротким, человеку достаточно написать объяснительную. К работодателю необходимо обращаться только после получения от прогульщика письменных объяснений и документов, подтверждающих прогул. О них нужно упомянуть в основном тексте. Составитель вправе обратиться к руководителю с требованием наказания для нерадивого коллеги или, наоборот, попросить смягчить его (если проступок был первым за всю трудовую деятельность);

О нарушении дисциплины

Этот вид записки используется внутри организации. Его назначение — информировать о факте нарушения дисциплины непосредственного руководителя или директора учреждения. Необходимо максимально точно описать совершенные, по мнению составителя, проступки. Предварительно нужно потребовать объяснения случившегося от провинившегося работника, о чем впоследствии написать в основном тексте.

Докладная записка о поведении сотрудника. Образец.

Докладная записка о поведении сотрудника. Образец.

Образец докладной записки о невыполнении обязанностей

Данный документ информирует о невыполнении либо ненадлежащем выполнении трудовых обязанностей определенным должностным лицом. Как правило, в качестве административного решения составитель предлагает привлечь работника к дисциплинарной ответственности.

Оформление докладной записки о невыполнении трудовых обязанностей. Образец.

Оформление докладной записки о невыполнении трудовых обязанностей. Образец.

Отметим, что написать подобную жалобу может каждый член коллектива, однако, обилие докладных записок, поступающих к начальнику на стол, свидетельствует о нездоровой атмосфере в коллективе. Задача руководителя, в данном случае, внимательно отнестись к проблеме и попытаться наладить отношения между коллегами.

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль