Регистрация документов: наши советы

225
Регистрация документов – необходимый компонент повседневной деловой практики любой современной организации. Главная задача и основной смысл работы по регистрации документов – придание им юридической силы. Еще одна задача регистрационной деятельности – обеспечение возможности учета, контроля и поиска бумаг, которые используются в процессе ДОУ. Благодаря грамотно организованной работе по регистрации документов значительно облегчается процедура выдачи справки о их местонахождении на всех этапах работы.

Регистрация документов организации

Организация, которая создала, получила или отправила документ, является ответственной за него. Для оформления этой ответственности документ должен быть надлежащим образом зарегистрирован: ему должен быть присвоен регистрационный номер (индекс), фиксирующий факт его создания, отправления или получения, что и придает ему юридическую силу.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Все бумаги, которые требуют учета, исполнения, а также те, которые предполагается использовать в справочных целях, подлежат обязательной регистрации. К ним относятся распорядительные, учетно-статистические, отчетные, финансовые, бухгалтерские и др. деловые бумаги. Это может быть документация, которая создается и используется внутри организации, Регистрация документов: наши советытак и направляемая в другие компании.

К последней относятся все поступления из вышестоящих и подведомственных органов, а также от частных лиц (т.е. обращения граждан). Регистрации подлежат вся деловая документация, не зависимо от того, каким способом и с помощью каких средств она произведена – рукописная, машинописная, электронная.

В отдельную категорию выделяют документы, которые принято называть «нерегистрируемые». Отдел ДОУ каждой организации самостоятельно составляет перечень бумаг относящихся к этой категории. Он должен быть приложен к инструкции по делопроизводству.

При составлении перечня бумаг, не подлежащих регистрации, следует иметь в виду, что некоторые из них не регистрируются в принципе. Это рекламная продукция, поздравительные письма, различные приглашения.

Есть и другие деловые бумаги, которые не регистрируются непосредственно службой ДОУ. Эту процедуру проводят в тех отделах, куда бумаги передают для исполнения. Например, в бухгалтерии – бухгалтерскую и расчетно-денежную, в плановом отделе – плановую и т.д.

Другими словами, перечень нерегистрируемых документов состоит из наименований, которые не подлежат регистрации службой ДОУ или секретарем, а не тех, которые не регистрируются в принципе.

В некоторых организациях принято учитывать все бумаги, в т.ч. и бухгалтерские, и плановые, и снабженческие. Такое положение дел возможно, но оно обязательно должно быть прописано в инструкции по делопроизводству. Такая практики позволяет контролировать службой ДОУ весь делопроизводственный процесс и даже создать единый банк данных, но нагрузка на сотрудников отдела неизбежно возрастет.

Регистрация документа в делопроизводстве

Главное правило процедуры регистрации – однократность. Что это значит? Это значит, что любая деловая бумага регистрируется только один раз. Входящая – в тот день, когда она поступила в организацию, внутренняя или исходящая – в тот день, когда она была подписана или утверждена. В случае передачи одной бумаги из одного отдела в другой, повторной регистрации она не подлежит.

Децентрализация – основной метод фиксирования документов в крупных компаниях, проще говоря, где они созданы или исполняются, там и регистрируются.

Приведем пример такой децентрализации. Документация, регулирующая деятельность предприятия в сфере материально-технического снабжения фиксируется в отделе снабжения. Распорядительная документация по основной деятельности предприятия, а также протоколы, постановления и письма на имя руководителя – в отделе ДОУ. Разумеется, что все места, в которых осуществляется регистрация бумаг, должны быть прописаны в Инструкции по делопроизводству.

В относительно небольших компаниях всю документацию регистрирует канцелярия или просто секретарь, если канцелярия в организации отсутствует.

Согласно правилам, учет деловых бумаг осуществляется по группам, которые формируются на основе вида документа, его автора или содержания. Например, отдельно регистрируются приказы, которые поступают из вышестоящих инстанций. В свою очередь, приказы, которые издаются внутри самой организации также фиксируются отдельно. Свой порядок учета имеют акты ревизии и бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и приказы по личному составу.

Порядковые номера присваиваются бумагам каждой группы на протяжении календарного года.

Читайте также:

Виды регистрации документов

Организационные документы оформляются на общих бланках. В них регистрационный номер бумаги ставится сразу после даты создания. К данном виду деловых бумаг относится положение о структурных подразделениях, различные инструкции и правила, которые создаются на самом предприятии, в т.ч. и должностные инструкции. Обратите внимание, что входящие бумаги учитываются отдельно от тех, что созданы внутри фирмы.

Предприятия, получающие и отправляющие факсограммы, должны вести их учет в специальном журнале входящих и исходящих факсограмм. В него заносится информация обо всех факсах, независимо от их наименования.

Справка

Структура индекса регистрируемой бумаги

Он включает порядковый номер, индекс, присваиваемый по номенклатуре дел и индекс по классификатору. Имеются в виду классификаторы корреспондентов, исполнителей и др.

Вопрос о структуре индекса, наличии или отсутствии в нем каких-то компонентов, а также порядок их следования законодательно не регламентируется, и каждая организация может решать его самостоятельно.

Как правило, компоненты индекса разделяются косой чертой: № 23/02-42/56. Если документ был составлен совместно несколькими организациями, то номера, присвоенные каждой из них, также разделяются косой чертой.

Регистрация обращений граждан имеет свою особенность: в учетный номер добавляется первая буква фамилии обратившегося.

Формы регистрации документов

В современных организациях используется три вида регистрации деловой документации:

журнальная;

карточная;

электронная.

Журнальная регистрация

В относительно небольших организациях, где документооборот измеряется 500-600 документами в год, используется журнальная регистрация. При данном виде учета запись информации о деловых бумагах ведется в простом хронологическом порядке.

Все данные заносятся в специальную книгу, в которой каждая страница представляет собой таблицу с графами. Названия граф и их количество определяется руководством самостоятельно.

Карточная регистрация 

После внедрения единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) большое распространение получила карточная форма ведения дел. Вся информация о входящей или создаваемой деловой бумаге заносится на отдельную карточку. Карточка представляет собой лист плотной бумаги формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Реквизиты документов заносятся в специальные графы.

Справка

Обязательные реквизиты

С целью обеспечения информационной непротиворечивости данных при переходе к автоматизированному учету государственной системы ДОУ, был регламентирован обязательный набор реквизитов, которые содержит такая карточка:

  1. автор;
  2. вид бумаги;
  3. дата создания;
  4. индекс;
  5. тема (краткое содержание);
  6. резолюция;
  7. срок исполнения;
  8. отметка об исполнении (содержит фиксацию решения существа вопроса, дату исполнения по факту и индекс ответа);
  9. номер дела согласно номенклатуре дел.

На каждом предприятии разрабатывается и утверждается своя собственная инструкция по делопроизводству, которая регламентирует набор и порядок расположения данных на учетной карточке.

Эта же инструкция содержит указания по количеству экземпляров каждой карточки. Традиционно их количество соответствует количеству справочных или контрольных карточек. Существуют организации, в которых входящая или создаваемая бумага сразу сопровождается одним экземпляром карточки. Таким образом число таких карточек возрастает на одну.

Приведем пример. На предприятии ведется две картотеки. Одна контрольная, вторая – справочная. На каждую бумагу заводится три карточки – для первой картотеки, для второй и третья карточка будет сопровождать бумагу к исполнителю. Существуют варианты, когда справочных карточек бывает три штуки, следовательно, их общее количество возрастет до пяти.

Электронная регистрация

Форма и внешний вид электронной карточки аналогичен бумажной, с той лишь разницей, что электронная представлена на экране компьютера. Такие карточки используют организации, в которых введены компьютеризированные комплексы по ведению учета документации. Количество граф, их названия и назначение абсолютно идентичны традиционной регистрационно-контрольной карточке (РКК), разница только в форме заполнения – в последнем случае он осуществляется с клавиатуры.

Единая локальная сеть организации дает возможность вести учет всей документации в каждом структурном подразделении отдельно, при этом будет автоматически создаваться единая база данных всей документации предприятия.

Журнал регистрации

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль