Руководство по оформлению организационных документов

277
Организационные документы — это комплекс документации, регламентирующей все аспекты деятельности любой компании. Они устанавливают порядок ее создания и правила работы, определяют административную структуру, регулируют права и обязанности сотрудников, организуют их труд. Оформление организационных документов требует знания действующего законодательства. Только при соблюдении всех существующих требований они будут обладать юридической силой, необходимой для разрешения конфликтов.

Организационно правовые документы компании

Организационно правовые документы служат юридической основой деятельности компании. Они содержат обязательные для исполнения положения, базирующиеся на нормах административного права, а их составление и оформление требует юридической подготовки и знания действующей нормативной базы. При  их составлении и утверждении важно соблюдать все обязательные формальности. Переработка принятой редакции текста осуществляется крайне редко: в случае реорганизации фирмы или развития нового направления.

Принципы составления и оформления организационно правовых документовРуководство по оформлению организационных документов

Для оформления большей части организационных документов используется общий бланк компании. Состав обязательных реквизитов может варьироваться, но базовые правила остаются неизменными.

Разработка организационно правовой документации требует соблюдения следующих принципов:

  • Текст должен быть максимально лаконичным и, при этом, точным и ясным;
  • Не допускается возможность неоднозначного толкования;
  • Тон изложения должен быть нейтральным и вместе с тем убедительным;
  • Допускается использование только устойчивых, общепринятых словосочетаний и сокращений;
  • Текст должен соответствовать требованиям служебно-делового стиля речи;
  • В основе проекта должны лежать факты и конкретные реальные предложения;
  • Проект не должен дублировать другие организационно правовые акты и противоречить им;
  • Оформление должно соответствовать действующим государственным стандартам и законодательным нормам;

Виды организационно правовых документов

В современном делопроизводстве все организационно правовые документы разделяют на две группы в зависимости от их назначения и сферы применения.

1 группа.

Учредительные

Лежат в основе правовой деятельности юридических лиц. Создаются в момент образования компании и не имеют срока действия. Определяют название юридического лица, его местонахождение, порядок управления и форму собственности. Оформлением таких бумаг занимается юридическая служба, а их содержание в обязательном порядке согласовывается с учредителями. К этому виду относятся:

Учредительный договор

Устанавливает порядок деятельности учредителей при создании юридического лица, определяет условия передачи имущества и участия в совместной деятельности, распределяет прибыль и убытки между участниками, утверждает устав.

Устав организации

Регламентирует порядок образования учреждения и его компетенцию, определяет его структуру, устанавливает задачи, функции и права, а также порядок ее работы. Для некоторых организаций (например, банков) требования к содержанию и оформлению устава регламентируются законодательно. Положения об уставах юридических лиц различных форм собственности содержатся в Гражданском Кодексе РФ и соответствующих Федеральных законах.

2 группа.

Организационные

К этой группе причисляют документы, регламентирующие порядок работы учреждения, организующие труд ее работников.

Положение о структурных подразделениях

Данный акт устанавливает статус каждого подразделения, определяет его функции, права, обязанности и ответственность.

Штатное расписание

Содержит перечень всех должностей организации с указанием их количества, а также включает сведения о размере должностных окладов. Оформление соответствует законодательно установленной унифицированной форме Т-3.

Регламент

Данный акт устанавливает порядок деятельности руководства компании, ее коллегиального или совещательного органа. С помощью регламента определяют статус управляющего органа, а также порядок планирования, подготовки, оформления, рассмотрения материалов, принятия решений и их доведения до исполнителей.

Инструкции

Регулируют административные, финансовые, технологические, научно-технические аспекты деятельности предприятий, их структурных подразделений и должностных лиц

Должностные инструкции

Регламентируют правовое положение работника, его обязанности и ответственность. Служат инструментом для оценки работы предприятия и используются при подборе и расстановке кадров.

Скачайте документы по теме:

Организационные документы: действующие ГОСТы

В действующем законодательстве фигурируют 2 основных государственных стандарта, регламентирующих составление и оформление организационных документов:

ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

Действие данного стандарта распространяется на все виды служебных бумаг, включенных в УСОРД (Унифицированную систему организационно распорядительной документации). К ним относятся приказы, распоряжения, постановления, решения, акты, протокол, письма. В ГОСТе Р 6.3-2003 содержится перечень необходимых реквизитов, а также требования к их оформлению и образцы расположения. Помимо этого, стандарт определяет требования к официальным бланкам и приводит их образцы. Требования стандарта являются рекомендуемыми.

ГОСТ 6.10.5-87 "Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца"

Этот ГОСТ устанавливает требования к разработке унифицированных форм документации, учитывая возможность ее дальнейшей автоматизированной обработки, и изготовлению бланков. Его действие распространяется на любые акты, участвующие в реализации функций управления. Он определяет формат бумаги (А3 – 297х420мм, А4 – 210х420мм, А5 - 148х210мм, А6 - 105х148мм), используемой при оформлении бланков, размеры служебных полей (левое поле подшивки – 20мм, остальные – не менее 10мм), тип и кегль шрифта

(Times New Roman Cyr 13,5 – 14).

Читайте также:

Требования к организационно распорядительным документам

Организационно распорядительные документы фиксируют управленческие решения, административные вопросы деятельность учреждения. Они позволяют осуществлять основные функции управления, согласовывать работу подразделений. Их составление и оформление производится с учетом рекомендаций ГОСТов.  К данной группе относятся:

Постановления

Принимаются органами коллегиального управления для решения приоритетных принципиальных задач и установления правил поведения;

Приказы

Издаются руководителем на основе единоначалия для решения основных и оперативных вопросов;

Распоряжения

Издаются руководителем единолично для разрешения оперативных вопросов, ограничены по сроку действия и касаются узкого круга лиц.

Решения

Выносятся коллегиальным органом управления в целях разрешения основных вопросов в конкретной сфере деятельности.

Справка

Особенности распорядительных актов:

  • могут быть совместными, т.е. в оформлении принимают участие несколько компаний;
  • вступают в действие с даты подписания или даты, указанной в тексте;
  • могут обладать длительным действием или носить характер разового поручения;
  • нуждаются в обязательной регистрации;
  • содержат пункт о доведении до исполнителей;
  • устанавливают срок исполнения.

Состав реквизитов организационно распорядительной документации

Государственный стандарт определяет перечень реквизитов, используемых при оформлении организационных документов. Некоторые из них обязательны для придания акту юридической силы: наименование и код организации, название базовой формы и ее код, дата подписания, идентификационный номер, подпись ответственного лица.

Совокупность реквизитов в полной мере отражает форму документа. В состав реквизитов, необходимых для оформления распорядительных актов, входят:

  • Изображение Государственного герба РФ;
  • Изображение герба субъекта РФ;
  • Эмблема организации;
  • Коды компании по ОКПО и ОКУД;
  • Полное наименование в соответствии с уставом;
  • Справочные данные (адрес, номера телефонов, номера банковских счетов, адрес электронной почты и др.);
  • Наименование вида документа;
  • Дата подписания или утверждения;
  • Регистрационный номер;
  • Место составления или издания;
  • Гриф ограничения доступа;
  • Адресат;
  • Гриф утверждения;
  • Резолюция;
  • Заголовок к тексту;
  • Отметка о контроле (срок исполнения);
  • Основной текст;
  • Отметка о наличии приложений;
  • Подпись (наименование должности и Ф.И.О.);
  • Гриф согласования;
  • Виза;
  • Печать;
  • Отметка о заверении копии;
  • Отметка об исполнении;
  • Отметка о поступлении;
  • Идентификатор электронной копии.

Правила оформления и использования организационных документов должны регламентироваться инструкцией по делопроизводству компании с учетом положений учредительной документации; Правом подписи таких служебных бумаг обладает единоличный исполнительный орган (директор или президент). В некоторых случаях право подписи предоставляется другим должностным лицам, что прописывается в приказе о распределении обязанностей.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль