Экспертиза ценности документов

384
Экспертиза ценности документов — процедура определения исторической, научной, культурной или иной значимости документа на основании установленных критериев. Она проводится когда необходимо установить срок хранения того или иного документа. Как правильно провести экспертизу ценности документов, читайте в нашей статье.

Для чего необходимо проведение экспертизы ценности документов

Вся деятельность предприятия, каждая хозяйственная операция, каждое организационное изменение или корректировка, вносимая в технологический процесс, осуществляются на основании документов. Надлежащим образом оформленный документ, имеющий все реквизиты, установленные для него типовым формуляром, является подтверждением юридической значимости его содержания. Поэтому по окончании календарного года все документы в организации формируются в дела, Экспертиза ценности документовсогласно утвержденной номенклатуры, и хранятся в архиве предприятия.

При этом каждый документ вносится во внутреннюю опись, вклеиваемую в дело, с обязательным указанием сроков его хранения. Этот срок определяется назначением документа, его содержанием, ценностью той информации, которая в нем представлена, ее практическим значением. В зависимости от этого, документы по срокам хранения подразделяются на:

  • краткосрочного хранения (менее 10 лет);
  • долгосрочного хранения (более 10 лет);
  • постоянного хранения (вечно).

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится несколько раз. Изначально их ценность определяется при составлении номенклатуры дел и их формировании по окончании календарного года. Также экспертная оценка должна быть проведена и после того, как документы изымаются из делопроизводства в связи с окончанием сроков хранения, при подготовке их к передаче в архив предприятия.

Экспертиза ценности документов проводится сначала для того, чтобы установить, как долго необходимо будет хранить ту или иную деловую бумагу. Оценка производится на основании типовых или отраслевых перечней документов, которыми устанавливается срок хранения. Типовые перечни — регламенты межотраслевого значения, их положения действительны для всех учреждений и организаций. Отраслевые перечни используются предприятиями одного ведомственного подчинения. Так, например, есть такие перечни для учреждений образования, медицинских и пр. Но такие регламенты не являются догмой и, как правило, решение о продолжении хранения или необходимости уничтожения того или иного документа принимается в индивидуальном порядке — при проведении экспертизы ценности документов.

Когда сроки хранения документов истекают, до того, как они будут направлены на утилизацию, также проводится экспертиза ценности документов в архиве. Процедура эта является обязательной и призвана гарантировать, что безвозвратно будут уничтожены именно те бумаги, которые уже не представляют никакой ни практической, ни исторической, ни научной ни какой-либо иной ценности.

Справка

К основным задачам экспертизы ценности документов можно отнести:

  1. отбор на утилизацию тех документов, срок хранения которых истек;
  2. просмотр подлежащих уничтожению документов с целью установления их ценности и решения вопроса о целесообразности передачи их на хранение в муниципальный, государственный или в какой-либо иной специализированный архив;
  3. отбор тех документов, которые не имеют ни хозяйственной, ни политической, ни исторической ценности которые будут еще хранится на временной основе;
  4. отбор документов, подлежащих утилизации и передаче специализирующейся на уничтожении и переработке вторсырья организации- подрядчику;
  5. экспертная оценка оставшихся на хранении документов с целью установления и корректировки установленных ранее сроков их хранения.

Порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится:

когда составляется номенклатура дел;

когда документы формируются в дела по окончании календарного года;

когда дела готовятся к  передаче в архив и необходимо перед этим проверить, насколько правильно документы были отнесены к тому или иному делу.

Те документы, которые постоянно или временно хранятся в структурных подразделениях организации, экспертизу проходят ежегодно, по окончании календарного года. После оценки и определения сроков хранения каждого документа они сшиваются в дела. Занимаются экспертизой ценности документов в подразделениях лица, приказом назначенные ответственными за делопроизводство. В оценке принимает участие экспертная комиссия, созданная на предприятии, а методическое руководство осуществляют работники архива предприятия.

Дела формируются таким образом, чтобы сроки хранения документов, входящих в них, были одинаковыми. Это позволит в дальнейшем, при отборе документов, срок хранения которых истек, не расшивать дела и не формировать их снова, уже без изъятых для утилизации бумаг. В ходе проведения экспертизы ценности документов из тех дел, которые будут храниться постоянно, изымаются дубликаты, копии и черновики, а также второстепенные документы, которые хранятся недолго.

После проведения экспертизы ценности документов для каждого сформированного дела составляется опись и акты о выделении дел, предназначенных для утилизации. Утилизация может быть произведена только после того, как экспертная комиссия рассмотрит и утвердит описи уничтожаемых дел и акты на уничтожение. Образец акта уничтожения документов, выделенных для утилизации, приведен ниже.

Порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве
Скачать форму можно здесь.

Экспертиза ценности документов в архиве

Справка

В архивах экспертная оценка значимости единиц хранения производится, например:

  1. когда некоторые материалы готовятся к публикации;
  2. при создании тематических реестров, каталогов, справочников;
  3. для принятия решения о необходимости микрофильмирования или перевода документа в электронно-цифровую форму;
  4. при передаче документов в другие архивы.

Оценка в этих случаях производится на основании критериев экспертизы ценности документов, состав и характеристики которых зависят от целей и задач отбора. При этом участие в нем принимают не только сотрудники архива, но и специалисты, работающие в других областях. Основные критерии отбора при передаче в государственные архивы, это: системность, целостность, историческая или культурная значимость.

Состав критериев экспертизы ценности документов зависит от:

происхождения, в том числе от того, где, когда и кем был создан документ, его общественно-политическое значение и функционально-целевое назначение, типовая принадлежность и роль;

содержания, в том числе вид документа, значимость представленных в нем сведений, их уникальность и связь с другими источниками информации;

внешних характеристик, в том числе степени сохранности, формы передачи, оформления и заверения подлинности.

Кроме того, на ценность документа оказывают влияние и такие факторы, как его:

юридическая и историческая значимость;

автобиографичность;

языковые, культурные и художественные особенности.

Поскольку выбор критериев при экспертной оценке зависит от ее целей, их значимость в каждом конкретном случае будет различной.

Читайте также:

Организация экспертизы ценности документов

Для организации и проведения экспертизы ценности документов на предприятии приказом руководителя создается экспертная комиссия (ЭК), действующая на постоянной основе. На крупных предприятиях с большими объемами документооборота такие комиссии могут быть сформированы в отдельных структурных подразделениях. Образец приказа о создании экспертной комиссии представлен ниже.

Организация экспертизы ценности документов
Скачать образец можно здесь.

Кроме этого, в компании должен быть разработан отдельный локальный нормативный акт, регламентирующий порядок и методику  проведения экспертной оценки, функции и права экспертной комиссии. Это может быть положение, утверждаемое руководителем предприятия. Этот документ необходимо согласовать с курирующим работу ЭК на предприятии архивом. В качестве образца при разработке данного регламента можно использовать Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Методическое и организационное обеспечение работы ЭК также возлагается на экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) того архивного учреждения, которое курирует предприятие.

Справка

В задачи комиссии, занимающейся проведением экспертизы ценности документов в организации, входит:

  1. организация проведения и проведение экспертной оценки документов на стадии делопроизводства — составления номенклатуры и формирования дел;
  2. организация проведения и проведение экспертной оценки документов на стадии передачи дел в архив предприятия;
  3. организация проведения и отбор документов, срок хранения которых истек, на передачу в государственный или муниципальный архив и на утилизацию.

В функции экспертной комиссии в том числе входит:

  • ежегодная оценка и отбор архивных дел и документов для дальнейшего хранения или для утилизации;
  • разработка и согласование с ЭПК проектов номенклатур дел предприятия, внутренних описей сформированных на предприятии дел долговременного и постоянного хранения, а также актов с перечнем документов и дел, подготовленных на уничтожение;
  • разработка предложений для согласования с ЭПК по изменению сроков хранения некоторых категорий документов, установленных типовыми или отраслевыми перечнями, а также тех документов, которые в перечнях не упоминаются;
  • участие в подготовке и рассмотрении проектов регламентов и методик по вопросам ведения документооборота на предприятии и работы с отдельными видами документов.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль