Что такое формуляр документа

241
Понимать, что такое формуляр документа, и уметь использовать его в практике делопроизводства необходимо, чтобы суметь обеспечить юридическую значимость составляемых организацией документов. В статье рассказывается о тех видах формуляров, которые используются в современном документообороте.

Что такое формуляр документа

Деятельность любой организации, точно так же, как и жизнедеятельность человека, сопровождается оформлением документов. Документ — определенного содержания информация, имеющая юридическое значение и силу. Содержание документа определяется его назначением и названием, а юридическая сила — наличием всех тех реквизитов, которые являются обязательными для данного типа документов. Кроме наличия установленных для данного документа реквизитов, Что такое формуляр документаего юридическая значимость подтверждается и тем, насколько соблюден порядок расположения этих реквизитов на стандартном листе бумаги. Формуляр — образец документа, определяющий состав и расположение его реквизитов.

Наличие типовых формуляров для каждого вида официальных документов — насущная необходимость. Поскольку правильное оформление документа является основным условием его юридической значимости, формуляр документа, реквизиты документа, их наличие и расположение, устанавливаемые им, позволяют сократить и устранить возможные ошибки при его составлении. Использование типовых формуляров сокращает время оформления и обработки документа — вся необходимая информация располагается на листе в установленных местах и найти нужные сведения не составляет особого труда.

Развитие формуляра документа

Правила оформления официальных бумаг, составителями и адресатами которых являлись ка физические, так и юридические лица, складывались на протяжении веков. Как бы ни относиться к разного рода бюрократическим требованиям и регламентам, действующим в отношении оформления и содержания документов, во многих случаях их применение является действительно оправданным.

Развитие формуляров документов, в том числе и в России, — интересный исторический процесс и тема отдельного исследования. Но еще при Петре I, в Генеральном регламенте, составленном в 1720 году, устанавливались общие требования к составлению определенных видов документов, к содержанию и расположению необходимых реквизитов.

Генеральный формуляр — образец документа уже тогда использовался при написании таких важных официальных бумаг, как патенты и дипломы. В качестве примера, образца оформления каждый формуляр складывался в течение длительного исторического периода. На его формирование большое влияние оказывала практическая составляющая делопроизводственных процессов, направленная на оптимизацию состава необходимых реквизитов и их более рациональное размещение на странице.

В окончательном виде формуляр современного управленческого документа, используемый сегодня, сформировался с учетом необходимости:

Закрепления правил и стандартов, позволяющих обеспечить документу юридическую значимость;

Облегчить идентификацию и поиск документа, контроль его исполнения.

Таким образом, развитие формуляра документа шло в направлении закрепления в практике делопроизводства документирования только той информации, которая необходима и достаточна для той функции, которую призван выполнять данный конкретный вид документов. То есть, фиксации только тех официальных сведений, которые делают документ достоверным и позволяют воспринимать его как руководство к действию или как подтверждение информации.

Читайте также:

Виды формуляров

Для каждого типа официальных документов к настоящему времени сформировался свой формуляр, который и используется в практике делопроизводства. В свою очередь, формуляр может быть отнесен к одному их трех видов:

типовой формуляр;

формуляр-образец;

индивидуальный формуляр.

    Типовой формуляр

Типовые формуляры сформированы для конкретного типа официальных документов. Так, свой типовой формуляр имеют деловые письма, приказы и распоряжения, акты, протоколы, заявления, уведомления и пр.

Обратите внимание: В зависимости от типа документа меняется состав обязательных реквизитов, но требования к их расположению на листе стандартной бумаги остаются неизменными.

Справка

Например, в типовой формуляр письма входят такие реквизиты, как:

  1. наименование предприятия и справочная информация о нем;
  2. дата и место составления письма;
  3. регистрационный исходящий номер;
  4. сведения об адресате;
  5. краткая суть письма;
  6. текст письма;
  7. подпись руководителя компании или лица, которому делегированы полномочия на подписание писем;
  8. сведения о наличии приложений;
  9. сведения об исполнителе;
  10. отметка об исполнении письма;
  11. сведения о том, где хранится электронный вариант письма.

Список обязательных реквизитов типового формуляра заявления включает в себя:

сведения от адресате:

сведения об отправителе (авторе);

наименование вида документа - «Заявление»;

текстовое содержание:

подпись и расшифровка подписи автора с указанием даты подписания.

    Формуляр-образец документа

Такой формуляр представляет собой схему расположения на стандартном листе тех реквизитов, которые используются для подтверждения юридической значимости документа в данной системе. Определение формуляру-образцу приведего в ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

  • это модель оформления документа, которая устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и расположение основных реквизитов.

Формуляр-образец делового письма приведен ниже.

Формуляр-образец делового письма

Расположение реквизитов в формуляре-образце не является случайным — оно сложилось в многолетней практике с учетом последовательности обработки и дальнейшего применения данного типа документов. В образце устанавливается и расположение, и границы поля каждого из реквизитов. Этот образец используется при составлении многих документов, объединенных в единую систему.

Так, формуляр-образец документа, входящего в систему организационно-распорядительной документации (ОРД) сформирован с учетом требований ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированная система документации. Требования к составлению формуляра-образца». Этот регламент рекомендован к применению для документов, формируемых на всех уровнях управления, но только в системе ОРД.

По своей структуре формуляр образец визуально может быть поделен на три поля, включающие в себя заголовочную, содержательную и оформляющую части документа. Заголовочная часть содержит те реквизиты, которые отражают сведения о составителе и адресате, наименовании документа. Содержательная часть включает в себя непосредственно текст документа и его краткий заголовок, отражающий содержание, суть, а также отметку о наличии приложений. Оформляющая часть включает все те реквизиты, наличие которых обеспечивает документу юридическую силу.

    Индивидуальный формуляр

Такие формуляры разрабатываются для отдельного подвида документов, например для разного рода приказов: о приеме на работу, о командировках, по основной деятельности.

Форма некоторых документов не регламентирована, поэтому они могут быть составлены в произвольном виде по индивидуальному формуляру или без использования формуляра, когда составитель документа не является официальным лицом и не знаком с правилами оформления деловой корреспонденции. Индивидуальные формуляры документов реквизиты документов могут содержать не в полном объеме. Но, например, такой реквизит, как подпись и сведения о составителе документа является обязательным — анонимные послания не рассматриваются и не принимаются в обработку.

Формуляр современного управленческого документа

То, как выглядит формуляр современного управленческого документа, какие реквизиты содержит и каким образом они располагаются, регламентируется ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие с 3 марта 2003 года. Но следует учесть, что его действие ограничивается 1 июля 2017 года.

Согласно приказу Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст, с 1 июля 2017 года вместо ГОСТ Р 6.30-2003 в действие вводится ГОСТ Р 7.0.97-2016. При этом, для его применения установлен добровольный порядок.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль