Образец печати для документов

127
В традиционном делопроизводстве для подтверждения подлинности документа и придания ему юридической силы используются печати и штампы. Печать для документов — один из наиболее распространенных оттисков в документации любой компании. Перечень заверяемых ею бумаг определяется соответствующим приказом.

Образцы печатей и штампов организации

Действующее законодательство определяет печать как механическое устройство для проставления оттиска на бумаге. Такой оттиск необходим, чтобы подтвердить подлинность подписи должностного лица. Требования к его содержанию, изготовлению и применению минимальны. В основном, они касаются обществ с ограниченной ответственностью (ООО) и акционерных обществ (АО).Образец печати для документов

  • ООО необходимо указать полное наименование общества на русском языке и данные о его местонахождении. Наименование может дублироваться на любом иностранном языке.
     
  • Требования закона к ОАО аналогичны (№208-ФЗ от 26.12.95 «Об акционерных обществах»).
     
  • Индивидуальным предпринимателям не обязательно иметь собственный оттиск, хотя, по необходимости, его можно разработать.
     
  • Обособленные подразделения крупных компаний используют клише головной организации с указанием собственного статуса: филиал или представительство.

Кроме того, существует госстандарт, регулирующий использование госсимволики (ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации»), применяемый теми организациями, которые право на изготовление таких устройств. Что касается остальных форм организаций, они имеют право самостоятельно разработать организационный штамп и определить порядок его применения.

Виды печатей и штампов

Все печати компании можно условно разделить на четыре группы: гербовые, основные (без госсимволики), принадлежащие структурным подразделениям и вспомогательные.

Гербовые

Ставятся на особо важных бумагах. Изготавливаются сертифицированными мастерскими и в обязательном порядке регистрируются. Правом их использования обладают органы власти, государственные предприятия и образовательные учреждения.

Образец печати для документовОсновные

Применяются для подтверждения подписи высшего должностного лица компании на документах, направляемых в сторонние учреждения (государственные органы, банки, контрагенты).

Образец печати для документовИзготовленные для организационных подразделений

Выполняют функции основной печати для документов в обособленных подразделениях и содержат указание на статус подразделения (филиал, представительство).

Образец печати для документовВспомогательные

По сути являются штампами для проставления справочных отметок, например, о получении, регистрации, исполнении и т.п. Могут иметь не только прямоугольную, но и треугольную или круглую форму.

Такая классификация сложилась в делопроизводственной практике довольно давно. Она обусловлена тем, что многие организации предпочитают не ограничиваться использованием одного штампа для всех разновидностей официальных бумаг. Они изготавливают дополнительные штампы, чтобы все ответственные сотрудники имели возможность оперативно заверять служебную документацию.

Юридическая сила всех штемпелей равнозначна, если они содержат наименование и адрес организации и имеют круглую форму, а также соответствуют сфере использования.

Читайте также:

Справка

Использование и хранение печатей для документов

Данный оттиск относится к вспомогательному виду. Ее используют для заверения внутрифирменных служебных документов и их копий, отчетов во внебюджетные фонды, письменных запросов в государственные органы, бухгалтерских справок “о предоставлении сведений”, распоряжений по учреждению. Если установленная законодательством форма документа предусматривает наличие основного оттиска, использовать вспомогательный оттиск нельзя (даже в том случае, если он содержит реквизиты компании). Проверяющие органы могут предъявить претензии за использование не соответствующего законодательству штампа.

Все дополнительные штампы организации должны в полной мере соответствовать установленным законодательством требованиям. Они должны применяться в соответствии с их назначением. Печать для документов имеет общее назначение, соответственно, может быть использована для любых видов документации, тем не менее, ее применение на договорах и актах приема-передачи (оказания услуг, выполнения работ) не должно противоречить тексту соглашения.

Оттиск заверяет подлинность подписи должностного лица. Он располагается в области, обозначенной буквами «М.П.». Если такого реквизита нет, оттиск ставят между наименованием должности и подписью. Он должен немного задевать данные реквизиты, вместе с тем оставляя их хорошо читаемыми.

    Учет печатей и штампов

    Как правило, все штемпели организации (основные и специальные) хранятся в ее канцелярии. Вспомогательные штампы могут быть переданы в структурные подразделения. Для того чтобы всегда иметь возможность оперативно их найти, используется Журнал учета дви­жения печатей. Он является рукописным, т.к. он содержит “живые” оттиски и собственноручные подписи ответственных сотрудников. Роспись работника означает, что он получил штамп и принял ответственность за его хранение.

    Хранение должно осуществляться с соблюдение норм безопасности, т.е. исключая возможность несанкционированного использования или хищения. Оптимально, если для хранения выделяется отдельный сейф, а их выдача осуществляется ответственным лицом под роспись.

    Приказ о вводе печати для документов: образец

    Порядок использования печати для документов определяется локальным нормативным актом. Это может быть отдельный приказ по основной деятельности или инструкция (порядок, правила), регламентирующая работу со штампами. В последнем случае выпуск приказа необходим, чтобы утвердить документ и ввести его в действие.

    Подобный локальный нормативный акт определяет:

    полный перечень используемых в компании штемпелей (их названия и количество экземпляров);

    места их хранения;

    порядок выдачи, пользование, хранения, уничтожения;

    ответственных должностных лиц;

    Регламент должен соответствовать инструкции по делопроизводству и табелю унифицированных форм организации. Он утверждается и вводится в действие приказом руководителя.

    Приказ о вводе печати для документов (см. образец) необходим, когда основной оттиск необходимо дополнить новым специальным штампом. Правила его оформления подразумевают наличие обязательных реквизитов приказа:

    • наименование организации;
    • юридический адрес;
    • эмблема организации, или товарный знак
    • наименование вида документа;
    • место составления или издания;
    • дата;
    • регистрационный номер;
    • заголовок к тексту;
    • основной текст;
    • визы согласования;
    • подпись;
    • отметка о контроле;
    • отметка об исполнении;
    • приложение с утвержденным эскизом;

    Приказ об использовании печати для документов: образец утверждения Положения

    В делопроизводственной практике допустимо оформление приказа об использовании печати для документов и приказа об утверждении основного оттиска организации в один документ. Это возможно, если в приказе имеется пункт об утверждении и введении в действие Положения об использовании печатей или аналогичного регламента.

    Данный локальный нормативный акт определяет порядок применения штампа в отношении документации разных видов, правила его хранения, срок действия. Положение также устанавливает порядок выдачи штампа и назначает ответственных за его хранение лиц.

    Справка

    В тексте данного акта необходимо указать:

    1. Основания для создания документа;
    2. Список основных терминов и их расшифровку;
    3. Опись с образцами оттисков;
    4. Перечень используемых документов и размещаемых на них оттисков;
    5. Список лиц, ответственных за хранение, учет и использование;
    6. Основания уничтожения клише;
    7. Порядок действий при уничтожении;
    8. Ответственность за фальсифицирование оттиска;
    9. Правила безопасности в отношении штемпельных изделий.

    Приказ о внедрении Положения должен быть подписан руководителем компании и иметь отметки об ознакомлении ответственных должностных лиц.

    Об утверждении положения о печатях.png

    Скачать чистый бланк >>>
    Скачать заполненный образец >>>

    Читайте также:

    Анонсы будущих номеров

      Подробнее о журнале


      Ваша персональная подборка

        Подписка на статьи

        Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

        Рекомендации по теме

        Мероприятия

        Мероприятия

        Проверь свои знания и приобрети новые

        Посмотреть

        Самое выгодное предложение

        Самое выгодное предложение

        Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

        Живое общение с редакцией

        Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
        Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

        Рассылка




        Вопрос - ответ

        Отвечаем на Ваши вопросы

        Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
        Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
        Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
        Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
        Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

        PRO Делопроизводство
        Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

        Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

        E-mail: document@sekretariat.ru

        
        • Мы в соцсетях
        Всего один шаг - и документ Ваш!

        Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

        У меня есть пароль
        напомнить
        Пароль отправлен на почту
        Ввести
        Я тут впервые
        И получить доступ на сайт Займет минуту!
        Введите эл. почту или логин
        Неверный логин или пароль
        Неверный пароль
        Введите пароль