text
Секретариат

Дубликат документа

  • 8 июня 2017
  • 2101

Основанием для выдачи дубликата документа являются его потеря или повреждение. Дубликатом документа становится новый экземпляр юридического акта. Как осуществляется процедура выдачи дубликата, как он оформляется и что нужно для получения дубликатных учредительных документов фирмы, читайте в материалах данной статьи.

Создание дубликата документа

Для начала нужно определиться с терминами. Существуют понятия "оригинал", "дубликат" и "копия". Что общего в их определении и в чем принципиальная разница?

Общим компонентом значения всех трех слов является содержание документа. Оно общее у всех. Содержание оригинала Дубликат документаполностью повторяется в дубликате и копии.

Национальный стандарт ГОСТ определят подлинник или оригинал как единственный или первый экземпляр документа.

Повторный экземпляр оригинала является дубликатом. Он имеет другие реквизиты, но обладает совершенно такой же юридической силой, что и оригинал. Обратите внимание, что – в отличие от копии – дубликат может быть только один и выдается он взамен оригинала.

Другими словами, пока существует оригинал, необходимости в дубликатной бумаге нет, как только оригинал утрачивается, она его заменяет.

Копия же – это просто новый экземпляр подлинника, точно воспроизводящий все его содержание. Копия может быть бумажной или электронной, простой или заверенной. Копия обладает равной с оригиналом юридической силой только в весьма ограниченных случаях. Например, таковой обладает нотариально заверенная копия договора.

Количество копий может быть любым и определяется потребностями и нуждами обладателя оригинала. Законодательство никак не регламентирует этот вопрос.

Содержание дубликата документа

Как уже было сказано выше, основное назначение дубликатной бумаги – замена оригинала. Очевидно, что ее содержание должно быть полностью идентично содержанию исходного документа. Единственное отличие – реквизиты. Именно реквизиты позволяют отличить дубликатный документ от оригинального.

Характер точных реквизитов, а также порядок выдачи дубликата определяется конкретным государственным органом, осуществляющим данную процедуру, а также ситуацией, ставшей причиной выдачи дубликатных бумаг.

Справка

Оформление дубликата документа

  1. Формально дублирующий документ должен полностью повторять исходный. Это означает, например, что если подлинник был создан на основе бланка, то и дубликат должен быть создан сходным образом. В отличие от этого, копия может быть сделана на обычной бумаге.
     
  2. На дубликатной бумаге ставится штамп или делается надпись "Дубликат", в свою очередь, на подлиннике делается запись о том, что выдан дублирующий документ. Конечно, это делается в том случае, если оригинал имеется в наличии. Эта запись препятствует дальнейшему использованию оригинала, т.е. лишает его юридической силы.
     
  3. На дублирующей бумаге должен прописывается его порядковый номер.
     
  4. На нем же ставятся подписи и печати, необходимые по закону.

Дубликаты учредительных документов

Отдельного рассмотрения требует ситуация, когда возникает необходимость восстановить все учредительные документы. Это может быть связано с утратой или уничтожением деловых бумаг либо по причине халатности, либо по причине несчастного случая или воровства. Функционирование организации без документов невозможно, поэтому в любом случае их необходимо восстанавливать.

В общем виде процедура восстановления учредительных деловых бумаг состоит из нескольких этапов:

Уплата госпошлины;

Составление заявления о выдаче дублирующих документов. В нем необходимо указать требуемые Межрайонной ИФНС или территориальной инспекцией данные;

Подача готового заявления и оплаченной квитанции в налоговый орган;

Получение готовых бумаг.

Получение дубликата ИНН

Данную бумагу необходимо получать в налоговом органе, в котором зарегистрирован юридический адрес компании. Порядок представления заявления и требования к их оформлению в каждой налоговой организации свои. В некоторых заявление подает генеральный директор или главный бухгалтер, а в других - это сделать может любое физическое лицо, имеющее соответствующую нотариально заверенную доверенность. Тот же порядок распространяется и на процедуру получения готовых бумаг.

Справка

Что вам потребуется в налоговой инспекции? Вам нужно подготовить следующий пакет:

  1. Заявление. В нем нужно указать причину утраты прежнего свидетельства, а также номера ИНН и ОГРН вашей организации.
     
  2. Квитанция, подтверждающая оплату государственной пошлины;
     
  3. Если ИФНС осуществляет прием заявления по доверенности, то нужно подготовить и ее.

Обычно в качестве причины утраты прежнего свидетельства налоговый орган устраивает простая формулировка "в связи с утратой". Размер государственной пошлины в 2017 году составляет 300 руб. (600 руб. – в случае срочного оформления). Разумеется, что оплата производится по реквизитам, которые вы узнаете в налоговом органе.

Читайте также:

Получение копии устава

Следующий этап восстановления учредительной документации – получение копии устава организации. Эта процедура также осуществляется в территориальной ИФНС. Порядок действий аналогичен получению ИНН: подача заявления и квитанции об оплате государственной пошлины. Восстановление устава обойдется в 2017 году в 200 руб. при обычном порядке и в 400 – при срочном. Опять же в квитанции указываются реквизиты вашей ИФНС. Узнать адреса и реквизиты налоговых органов можно на сайте www.nalog.ru.

Получение дубликата ОГРН

Органом, который осуществляет выдачу дубликатных ОГРН, является та же налоговая, которая выдавала и оригинал. Заявление на его выдачу должен лично подать генеральный директор компании. Если такой возможности нет, то осуществить подачу заявления можно по доверенности, заверенной печатью и подписью директора. У этого способа есть один существенный недостаток – заявление будет принято, как почтовое отправление. Почему это недостаток? Дело в том, что в таком случае дубликатное свидетельство ОГРН также будет выслано почтой на юридический адрес вашей компании. На практике, ожидание почтового отправления может растянуться на месяц.

Документы, которые потребуются для восстановления свидетельства, следующие:

Заявление, составленное от имени генерального директора. В тексте необходимо указать номер прежнего ОГРН, дату, когда была сделана запись в ЕГРЮЛ, а также причину утраты свидетельства.

Квитанция, подтверждающая уплату государственной пошлины;

Если директор не может сам прийти в налоговый орган, то понадобится доверенность.

В течение пяти рабочих дней дубликатное свидетельство ОГРН будет готово. Размер государственной пошлины может быть разным. Он зависит о того, когда был зарегистрирована ваша компания. Если до 01.07.2002 г., то пошлина составит 200 руб., если после, то ее размер будет составлять 20% от той, суммы, которую вы платили в момент регистрации своей фирмы. Например, если вы платили 4000 рублей, то пошлина будет равняться 800 рублям. Разумеется, что оплата также производится по реквизитам, которые вы узнаете в налоговом органе.

В настоящее время во многих налоговых организациях установлен платежный терминал. Это не только сэкономит ваше время, но избавит вас от необходимости узнавать реквизиты ИФНС – они будут проставлены автоматически.

Справка

Получение дубликата свидетельства о внесении изменений ГРН

Наконец, последний этап процедуры восстановления учредительной документации – получение дубликатного свидетельства о внесении изменений ГРН. В общем виде данный этап аналогичен описанным выше. Выдачу этих документов осуществляет также налоговый орган.

От руководителя организации потребуется еще одно заявление. Вы также можете сделать это по доверенности, но в этом случае бумаги будут высланы вам на юридический адрес.

Нужно ли вообще получать свидетельства ГРН? Да, эту процедуру придется повторить, поскольку банки часто требуют предоставления данных бумаг. Причем вам придется платить госпошлину за каждое свидетельство. Ее размер составляет в 2017 году 300 рублей, платеж нужно произвести на реквизиты ИФНС, к которому прикреплена ваша компания. В течение пяти рабочих дней дубликатные свидетельства будут готовы.

Процедура выдачи дубликатных учредительных документов, к сожалению, не регламентирована на уровне законодательства. Многие компании по этой причине сталкиваются с рядом трудностей в процессе восстановления учредительных деловых бумаг.

Проблема состоит в том, что нельзя подать одно общее заявление на восстановление всего пакета документации. Приходится подавать заявления на каждую бумагу отдельно, о чем и было рассказано выше.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.