Работа с конфиденциальными документами

285
В современном информационном обществе защита коммерческой тайны от несанкционированного доступа, разглашения и распространения — основа устойчивого развития любой компании. Документы, в которых содержится коммерческая или служебная тайна, называются конфиденциальными.

Порядок работы с конфиденциальными документами

Законодательные акты определяют конфиденциальные документы как деловые бумаги, которые содержат данные и сведения, квалифицирующиеся как коммерческая или служебная тайна.

С свою очередь, коммерческая или служебная тайная определяется как информация с ограниченным доступом. Доступ Работа с конфиденциальными документамиограничивается в интересах лиц, которые обладают этой информацией и принимают меры к охране ее конфиденциальности.

В современном информационном обществе защита конфиденциальных данных от несанкционированного доступа, разглашения и распространения – основа устойчивого развития любой компании. Секретные данные представляют повышенный интерес не только для преступных сообществ, но и для конкурирующих организаций.

Важную роль в процессе создания, учета, и сохранения информации с ограниченным доступом играет секретарь-делопроизводитель. Он выступает в роли посредника между отправителями и получателями секретных данных. В его функции входит также контроль и ограничение доступа к сведениям, не подлежащих распространению.

При трудоустройстве каждый новый сотрудник должен подписать обязательство о неразглашении служебной и коммерческой тайны. Это означает на практике, что ни в момент осуществления трудовой деятельности, ни после увольнения он не имеет права передавать документы с ограниченным доступом третьим лицам. Он также не имеет права сохранять для личного пользования в полном или частичном виде эти бумаги. Нарушение данных обязательств повлечет наложение ответственности на виновного, поскольку сфера конфиденциального делопроизводства строго регулируется законом.

Разумеется, что речь идет не только о похищении бумажных вариантов документации, но и об электронных документах, которые могут быть похищены путем взлома системы безопасности фирмы и распространены по цифровым каналам. Защита секретных данных подразумевает не только защиту от похищения, но защиту от уничтожения вследствие возникновения форс-мажорных обстоятельств (пожара, затопления и т.д.)

Читайте также:

Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию

Все данные, содержащиеся в конфиденциальной документации, являются интеллектуальной собственностью компании. Неприкосновенность интеллектуальной собственности охраняется законодательством, локальными нормативными актами компании и товарным знаком.

Во внутренней документации компании, касающейся сохранения коммерческой тайны, определяется состав информации, уровень секретности, срок действия данного положения, а также перечень сотрудников, которые имеет доступ к секретным данным.

Порядок работы с конфиденциальными данными регламентируется Положением о коммерческой тайне, образец которого представлен ниже:

Работа с конфиденциальными документами

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Под составом информации имеется в виду перечень сведений, которые представляют повышенный интерес и находятся на особом контроле у руководства и службы безопасности фирмы. К таким сведениям относятся прежде всего стратегические данные по освоению рынка, продвижению и развитию продукции, инновационные технологии, ноу-хау, данные по ценообразованию и другая информация.

Организация работы с деловыми бумагами, содержащими конфиденциальную информацию, представляет собой систему закрытого документооборота и движения внутри компании документов с ограниченным доступом. Она контролирует все этапы существования деловых бумаг – от создания или получения до исполнения, отправки, передачи на хранение в архив или уничтожения.

В систему закрытого документооборота также входит работа по оперативному использованию и хранению данных, необходимых в текущей деятельности компании.

Правила работы с конфиденциальными документами

Правила работы с конфиденциальными бумагами подразумевают учреждение приказом руководителя компании специальной комиссии. В задачу данного органа входит мониторинг актуальности перечня секретной информации. При несоответствии перечня нуждам компании, комиссия вносит в него соответствующие поправки.

По сути, информация, содержащаяся в данном перечне, оформленная в бумажном или электронном виде, и является закрытыми данными компании. Они составляют предмет правил работы с конфиденциальными бумагами, защищенный соответствующими постановлениями и законодательными актами. В частности, Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 дает перечень видов конфиденциальной информации:

персональные данные сотрудников. К ним также относятся события, факты и обстоятельства жизни физического лица, которые однозначно его идентифицируют.

данные и материалы следствия, судебного производства и государственной тайны;

служебная тайна: адвокатская, нотариальная, врачебная.

тайна почтовых сообщений, переговоров по телефону и иных форм переписки;

коммерческая информация компании;

информация ноу-хау, новые технологии, изобретения, образцы производства, модели.

Технологии работы с конфиденциальными документами

Работу по учету, обработке и хранению документов с ограниченным доступом входит в круг обязанностей секретаря-делопроизводителя или другого ответственного сотрудника, назначенного приказом руководителя.

После издания приказа, либо сам руководитель, либо назначенный им сотрудник определяют круг лиц, обладающих правом доступа к закрытым данным. Перечень этих лиц также должен быть оформлен приказом, а сами сотрудники, получившие доступ к служебной тайне, подписывают соглашение о неразглашении информации.

В обязанности назначенного сотрудника входит своевременное проведение инструктажа вновь принятых сотрудников или сотрудников, получивших доступ к служебной тайне о технологии работы с конфиденциальными бумагами и способам хранения секретных и персональных данных.

Образец Приказа об утверждении перечня сведений, относящихся к коммерческой тайне:

Работа с конфиденциальными документами

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Лицо, назначенное руководителем компании ответственным за работу с конфиденциальной информацией должно следить за сохранностью данных, а также контролировать доступ к ним только тех лиц, которые входят в соответствующие списки.

Технология работы с данными ограниченного доступа предполагает учет и маркировку входящих бумаг соответствующим образом. В частности, в правом верхнем углу титульного листа ставится гриф "конфиденциально", "для служебного пользования" или "коммерческая тайна":

Image result for конфиденциально гриф

Кроме этого указывается срок действия и номер копии документа:

Image result for конфиденциально гриф

Сведения о секретном характере документа и способе его применения довольно часто содержатся в самом тексте деловой бумаги. Процедуру вскрытия секретного пакета проводит только ответственный сотрудник, назначенный руководителем. Оно же проверяет сохранность содержимого – сверяет количество страниц, проверяет наличие приложения и т.д.


Акт о нарушении целостности пакета должен быть незамедлительно составлен в случае несоответствия указанных на нем количества страниц и приложения с содержимым пакета. Копия акта направляется отправителю.


Все принятые и обработанные бумаги должны быть сформированы в дела. Обложка дела должна содержать гриф "Конфиденциальный документ". Нумерация страниц дела осуществляется карандашом. В конце дела должен содержаться заверительный лист и опись листов, подшитых к делу.

Завершенные дела хранятся в сейфе. Сейф должен быть опечатан, а ключ должен находиться у ответственного сотрудника. Все бумаги с ограниченным доступом подлежат внесению в номенклатуру дел предприятия. Обратите внимание, что для проверки наличия всех бумаг и передачи утративших актуальность в архив или на уничтожение должна быть создана специальная комиссия. Частоту созыва комиссии определяет руководитель, обычно это происходит раз в год.

Справка

Оригиналы в электронном виде

Бывают ситуации, когда оригиналы хранятся на электронных носителях. Распечатка документов осуществляется в специальном помещении с ограниченным доступом. Готовые копии должны иметь уникальный номер для контроля их распространения. Регистрацию копий осуществляет ответственный сотрудник. Черновики, используемые при копировании, подлежат удалению, о чем делается запись в учетном журнале. Дефектные копии также должны быть уничтожены.

Выдача оригинала производится ответственным работником. Он должен сверить данные по журналу, проверить наличие и сохранность листов и произвести запись в журнале.

Изъятие документа с ограниченным доступом происходит только по согласованию с руководителем. Недостача должна быть незамедлительно оформлена, о ней должно быть доложено руководителю и начальнику службы безопасности.

При увольнении ответственного работника или секретаря должна быть проведена инвентаризация и передача бумаг руководителю. Об это составляется акт, утверждаемый руководителем.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль