Порядок формирования личных дел

245
В 2017 году ведение личных дел сотрудников не является обязательной процедурой. Однако многие работодатели продолжают это делать. Действительно, личное дело – полезный инструмент кадровой работы и удобный источник информации о сотруднике. Как формируется личное дело, как его правильно вести и хранить, рассказывается в материалах данной статьи.

Личные дела сотрудников: общие вопросы

Ведение личных дел сотрудников в 2017 году не является обязательной процедурой для большинства предприятий. Однако из этого правила есть ряд исключений.

В частности, согласно законодательству, на работников, которые замещают должности государственной службы, введение личных дел является обязательным. В некоторых государственных предприятиях такая обязанность может быть возложена наПорядок формирования личных дел руководство соответствующим отраслевым нормативным актом. В отдельных случаях управляющая компания может отдать распоряжение по своим подразделениям об обязательном ведении личных дел сотрудников корпорации.

В остальных случаях руководитель каждого конкретного предприятия самостоятельно принимает решение, вести такие дела или нет. Даже если принято положительное решение, дела могут заводиться не на всех сотрудников, а только на отдельные категории. Например

  1. на руководящих работников (генерального директора и его заместителей, руководителей отделов, топ-менеджеров и т.д.);
  2. на материально ответственных работников (главный бухгалтер, его заместитель и т.п.)

Как показывает практика, в настоящее время руководители многих частных компаний отдают распоряжение продолжать ведение персональных дел в прежнем режим. Это понятно, ведь личное дело – полезный инструмент кадровой работы и удобный источник информации о сотруднике. Все копии документов, приказов и других бумаг, касающихся данного работника, собраны и структурированы в одной папке.

В случае принятия и утверждения решения о ведении персональных дел, на предприятии стоит разработать соответствующую инструкцию о порядке обращения с ними.

Читайте также:

Порядок формирования личного дела работника

Цель формирования дела – классификация и структурирование информации, которую передал в отдел кадров сотрудник при трудоустройстве на работу или при переводе на другую должность. Надлежащее обращение и персональную ответственность за это несет отдел кадров предприятия, а если такового нет, то сотрудник, уполномоченный на ведение и хранение персональных дел.

После приема сотрудника на руководящую должность или должность, на которой на него будет возложена материальная ответственность, происходит формирование его личного дела. Оно будет заведено также и в других случаях, если они предусмотрены инструкций, регулирующей процедуру обращения с персональными данными сотрудников.

Перечень документов, которые должны войти в состав персональной папки каждого сотрудника, определен Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ. Это документы, которые сотрудник предоставил при поступлении на работу и документы, которые образовались за время его работы на данном предприятии:

  • анкета или листок по учету кадров и дополнения к ним;
  • резюме или автобиография;
  • документы об образовании (копии);
  • второй экземпляр трудового договора;
  • для материально ответственных лиц – соответствующий договор;
  • рекомендательные письма и характеристики с предыдущих мест работы;
  • заявление сотрудника о приеме на работу;
  • выписки из приказов или копии приказов о приеме на работу;
  • в случае награждения или привлечения к дисциплинарной ответственности – документы, подтверждающие данные факты;
  • при прохождении аттестации – выписки или копии соответствующих документов.

Документы, составляющие дело, помещаются в отдельную папку и подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола. Это делается для обеспечения сохранности бумаг и удобства обращения с ними. В дело могут быть добавлены и другие бумаги, помимо перечисленных. Например, если сотрудник получил почетное звание или был награжден, то копии свидетельство этого могут быть подшиты в папку.

Также можно подшить документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, если таковые имеются. Не следует подшивать, но можно добавить различные справки и заверенные фотографии.

Справка

Первичное оформление личного дела производится при его формировании. Оно подразумевает ряд процедур:

  1. присвоение делу учетного номера;
  2. заполнение необходимых полей лицевой обложки и корешка дела;
  3. составление и добавление к делу внутренней описи документов дела.

Образец описи документов личного дела:

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов

Примечание

1

1-08/ТД

18.06.2017 г.

Трудовой договор

1-4

2

А № 123000

29.07.2012 г.

Копия диплома о высшем образовании

5

3

102

18.06.2017 г.

Копия приказа о приеме на работу

6

4

18.06.2017 г.

Личная карточка работника

7-10

5

18.06.2017 г.

Автобиография

11

Порядок формирования и ведения дел

Если личное дело заведено, то вестись оно должно с момента трудоустройства до увольнения. Ведение дела предполагает осуществление следующих операций:

внесение записей в необходимые разделы дела;

размещение подлежащих хранению бумаг в составе дела;

удаление бумаг, утративших актуальность;

мониторинг сохранности всех компонентов дела.

Внесение записей в бумаги происходит на основе заверенных копий документов. Если возникает потребность в уточнении каких-то деталей, то это делается во время личной беседы с трудоустраивающимся сотрудником. Обратите внимание, что все записи в бумагах, входящих в состав дела, осуществляются от руки, шариковой ручкой с чернилами синего, фиолетового или черного цвета.

Записи делаются разборчиво, исправления не допускаются. Если есть необходимость, то записи могут быть заверены подписью ответственного сотрудника отдела управления персоналом и печатью этого отдела или основной печатью компании.

Иногда для автоматизации рутинных операций используются штемпельные изделия установленного образца. Все бумаги, накапливающиеся по ходу ведения дела, классифицируются по тематическим разделам, в внутри этих разделов – сортируются по дате добавления.

Согласно установленному порядку, все листы дела нумеруются. Опись документов дела отражает не только предметный состав его компонентов, но и номера страниц, в пределах которых они располагаются.

Если какие-то персональные данные работника изменились, он должен своевременно сообщить об этом в отдел кадров. Обычно это делается в форме простого письменного заявления с приложением бумаг, подтверждающих изменения данных, включенных в состав дела. Напомним, что в деле хранятся только копии документов, все подлинники должны быть возращены сотруднику после снятия с них и заверения всех необходимых копий.

Порядок формирования и хранения личных дел

Основная цель хранения и учета дел – обеспечение возможности быстрого и эффективного поиска нужной информации, защита персональных данных работника от несанкционированного доступа и распространения.

В номенклатуре дел кадрового органа личные дела объединяются под общим заголовком "Личные дела" и указывается период их хранения. Согласно Перечню типовых управленческих документов, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г, срок хранения папок с персональными данными сотрудников составляет 75 лет с момента расторжения трудовых отношений.

В отделе кадров должно быть выделено и оборудовано специальное помещение для хранения личных дел. Они хранятся отдельно от других дел. Традиционно, дела действующих сотрудников хранятся непосредственно в отделе кадров, а дела тех работников, которые были уволены, помещаются на хранение либо в архив предприятия, либо в территориальный архив.

Защита от хищения персональных данных и их разглашения должна стать приоритетом при организации хранения дел. Документы подобного рода должны находиться на хранении в специальных сейфах, позволяющих располагать их в вертикальном положении, корешками наружу.

Сводные описи или перечни находящихся на хранении дел могут быть размещены на внутренних сторонах дверок сейфа. Только уполномоченные работники и непосредственные руководители имеют исключительные права на доступ к делам. Специальный реестр или журнал дел облегчает их учет и контроль в случае хранения большого количества единиц. Существует несколько способов систематизации папок с персональными данными:

согласно алфавитному порядку;

согласно порядковым номерам;

согласно штатному расписанию, т.е. по отделам организации, а внутри отдела – по алфавиту.

Иногда для сокращения общего количества единиц учета применяют метод хранения дел в составе нарядов. Наряд – это алфавитная группа хранения. Каждому делу, включенному в такой наряд, должен предшествовать пустой лист бумаги с единственной записью – именем, отчеством и фамилией работника. Все дела, входящие в состав наряда, сортируются по алфавиту, а в начало наряда вставляется сводная опись дел, включенных в данный наряд.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль