Конфиденциальное делопроизводство

26
Совокупность действий по обеспечению защиты экономических интересов организации составляет суть конфиденциального делопроизводства. Данный вид делопроизводства призван стоять на защите коммерческой тайны и других экономических данных, разглашение которых не допустимо.

Документы, в которых содержатся сведения, квалифицирующиеся как коммерческая или служебная тайна, называются конфиденциальными. Гражданский Кодекс РФ определяет коммерческую или служебную тайну, как информацию, к которой в интересах лиц, являющихся владельцами этой информации и принимающих меры по сохранению ее конфиденциальности, ограничен доступ.

Организация конфиденциального делопроизводства осуществляется в компании, когда возникает необходимость в Конфиденциальное делопроизводствосохранении коммерческой или служебной тайны. Правильная организация этой работы заключается в том, что доступ к закрытой информации будет дифференцирован, т.е. пользоваться ей смогут только те сотрудники и только в том объеме, который необходим им для выполнения своих служебных обязанностей.

Организация конфиденциального делопроизводства

Грамотно организованное ведение дел с ограниченным доступом подразумевает, что на предприятии будут созданы условия для составления, получения, изучения и обработки таких дел. Это также означает, что будут приняты все меры по предотвращению утери этих бумаг и утечки сведений, которые они содержат. Объем секретной информации зависит от специфики деятельности фирмы. Если он большой, то в организации создается специальный отдел для работы с данными подобного рода, если объем сравнительно не велик, то назначаются ответственные лица для ведения дел с ограниченным доступом.

Опять же спецификой деятельности фирмы определяется место, которое будет занимать этот отдел в общей организационной структуре. Это может быть отдельная структурная единица, а может быть – подразделение единой службы, занимающейся обеспечением информационной безопасности фирмы. Объем, вид и сложность выполняемых работ определяют численность и должностной состав работников данного подразделения.

Даже если предполагаемые объемы работ будут сравнительно небольшими, и ведение дел будет доверено одному ответственному сотруднику, следует иметь в виду, что в некоторых особых ситуациях ему может потребоваться помощник. Прежде всего это ситуации проверки наличия и уничтожения конфиденциальных бумаг. Рекомендуется в качестве помощника назначать одного и того же сотрудника. С ним можно оформить дополнительное соглашение, в котором в качестве его обязанностей прописать периодическое выполнение работ подобного рода.

Читайте также:

Инструкция по конфиденциальному делопроизводству

После создания отдела по конфиденциальному делопроизводству или назначения ответственных лиц руководству предприятия надлежит разработать и утвердить локальный нормативный акт – инструкцию или положение, регламентирующее деятельность этого отдела или сотрудников.

Справка

Инструкция по конфиденциальному делопроизводству будет являться базовым документом, регламентирующим порядок:

  1. регистрации и постановки на учет всех документов с ограниченным доступом, а также внос и вынос их из организации;
     
  2. движения бумаг внутри фирмы и  применения реестровой системы передачи бумаг данного типа;
     
  3. обработки бумаг с ограниченным доступом и работы с ними вне специальных служебных помещений;
     
  4. изготовления копий конфиденциальных документов;
     
  5. проведения экспертизы ценности, а также хранения и архивирования;
     
  6. в случае болезни сотрудника, ответственного за работу с документами – механизм получения, возврата и хранения бумаг;
     
  7. разработки и составления документов с ограниченным доступом, а также их последующего оформления, согласования и утверждения;
     
  8. передачи или пересылки конфиденциальных деловых бумаг за пределы фирмы;
     
  9. уничтожения бумаг с ограниченным доступом.

Ведение конфиденциального делопроизводства

Все операции по регистрации, распечатке, выдаче, копированию, систематизации, рассылке, хранению и плановой утилизации бумаг с ограниченным доступом должны осуществляться только сотрудниками соответствующего подразделения или специально назначенными сотрудниками. Данная рекомендация дается с целью обеспечения повышенного режима сохранности секретной информации. С этой же целью рекомендуется ограничить круг обязанностей исполнителей и пользователей только подготовкой, составлением и обработкой данных документов.

Делопроизводство, связанное с бумагами ограниченного доступа, в своей повседневной работе сталкивается с решением двух противоречивых задач:

Защита экономической информации от несанкционированного доступа. Сотрудники этого отдела должны не допускать распространение секретных сведений и разглашения коммерческой или служебной тайны.

Обеспечение сотрудников информацией, необходимой для выполнения служебных обязанностей. Сотрудники данного отдела должны оказывать помощь в поиске нужных сведений работникам, наделенных соответствующими полномочиями и правами.

Как совместить эти две противоречивые задачи? Правильно организованное ведение конфиденциального делопроизводства, четкое следование инструкциям и соблюдение режима повышенной сохранности секретной информации помогает успешно справляться с решением этих задач. Другими словами, дать возможность сотрудникам пользоваться полной и достоверной информацией в том объеме, который действительно необходим для решения поставленных задач и в соответствии с уровнем их доступа к базе данных и служебных полномочий.

Особенности конфиденциального делопроизводства

Делопроизводство, связанное с оборотом бумаг с ограниченным уровнем доступа, призвано стоять на защите коммерческой тайны и других экономических данных, разглашение которых не допустимо. Ситуация осложняется еще и тем что в современном мире носителями секретной информации являются не только бумажные документы, но другие материальные объекты – жесткие диски компьютеров, DVD-диски, USB-носители, карты памяти, фотопленки и др. В задачи отделов по обеспечению информационной безопасности входят также учет, хранение, обеспечение необходимого уровня безопасности и защита от несанкционированного доступа и преднамеренного уничтожения всех возможных носителей информации.

Особый порядок обращения с информационными ресурсами является характерным отличием конфиденциального делопроизводства от любого другого. Это порядок подразумевает использование особой номенклатуры дел, которая позволяет идентифицировать и выделять секретную информацию из общего потока. Также особенностью данного вида делопроизводства является ограничение доступа, запрет на несанкционированное изготовление копий и передачу данных по сети интернет.

Справка

Особенности

Особый режим работы с информацией ограниченного доступа предполагает наличие специальных технологических и организационных условий осуществления конфиденциального делопроизводства. К таким особенностям относятся:

  • Повышенные требования к условиям хранения носителей информации, обеспечивающими особый режим безопасности;
     
  • Проведение плановых и внеплановых проверок наличия документов ограниченного доступа у исполнителей;
     
  • Усиленный уровень контроля сроков обработки, исполнения и изучения носителей информации, а также строгая фиксация движения и местонахождения каждого носителя;
     
  • Строгий режим регистрации каждого информационного объекта в соответствующем журнале;
     
  • Режим учета каждого документа методом полистного и поэкзмеплярного контроля.
     
  • Жесткий регламент процесса осуществления печати, разработки, составления, обработки, а также уничтожения не только окончательных вариантов бумаг, но их черновиков и проектов;
     
  • Определение ответственности за регистрацию, учет, хранение и регламент использования всех носителей секретной информации;
     
  • Установка строгих границ уровня доступа и пределов обязанностей санкционированных сотрудников;
     
  • Контроль доступа к информации;
     
  • Нормативный порядок закрепления правил работы со всеми носителями информации и правил обеспечения безопасности.

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль