Какие документы относятся к организационным

73
Документацию, создаваемую в ходе деятельности компании, крайне сложно классифицировать. Какие документы относятся к организационным, а какие к распорядительным и правовым? Как представить документооборот в виде самостоятельных систем?

Какие документы относятся к организационным: функциональная классификация

Каждый документ, участвующий в делопроизводстве компании, выполняет определенную функцию. Она определяет целевое назначение той или иной служебной бумаги, помогает установить ее роль в общей системе документооборота. Так, например, к документам организационной группы относится документация выполняющая функцию обеспечения управления.Какие документы относятся к организационным

Документ по своей сути является многофункциональным объектом. Он не только фиксирует и передает информацию, но может выступать роли средства управления, учета, регулирования правоотношений. Современная наука разделяет его общие и специальные функции. К общим относятся: информационная, коммуникативная, социальная и культурная. К специальным — управленческая, учетная и правовая. Отдельно, ввиду своей специфичности, наукой изучается функция исторического источника.

Функциональная классификация документации успешно применяется в административной отрасли. В качестве основания чаще используются прикладные функции, позволяющие точно определить общественно-практические задачи документирования. Для создания подобной классификации используется иерархический метод: документальный массив разбивают на группы, выступающие в качестве отдельных целостных систем.

Так, например, в управленческая документация образует организационно-правовую, распорядительную, справочно-информационную и плановую системы учреждения.

Справка

Каждая из них обладает всеми признаками системы:

  1. разделена на подсистемы;
  2. имеет внутренние и внешние взаимосвязи;
  3. характеризуется внутренней организацией;
  4. имеет автономные элементы;
  5. способна к развитию;

В административной деятельности наиболее важные позиции занимают организационно – распорядительные, отчетно-статистическая и плановая системы. В них, в соответствии с уровнем управления, можно выделить отдельные подсистемы, однако, их достаточно трудно разграничить из-за тесных взаимосвязей.

Любая функциональная система представляет собой документальный комплекс, обеспечивающий функционирование общих административных направлений. Выделяют следующие виды документации, образующие самостоятельные системы:

  • Организационно – распорядительная;
  • Плановая;
  • Первичная учетная;
  • Отчетно-статистическая;
  • Бухгалтерская;
  • Кадровая;
  • Финансовая и расчетно-денежная;
  • Ведомственная отчетно-статистическая;

Какие документы относятся к организационно – правовым?

Организационно-распорядительная документация — это система, обеспечивающая сферу управления. Она определяет функции, задачи и права компании, устанавливает ее структуру, организует штат подразделений, фиксирует кадровые решения, помогает осуществлять контроль подведомственных объектов.

Данная система состоит из двух самостоятельных подсистем: правовой и распорядительной документации. К первой подсистеме относятся организационные документы, включающие правила, положения и нормы деятельности учреждения. Они устанавливают его статус, компетенцию, выстраивают структуру, определяют численность штата и содержание деятельности.

Устав

Устав относится к числу важнейших организационно – правовых документов. Он является учредительным актом юридического лица, будь то ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) или товарищество. Именно устав регламентирует отношения между компанией и ее партнерами, государственными органами. Он же регулирует отношения участников внутри общества.

Устав — это положения и правила, помогающие четко определить устройство, права и обязанности, специфику деятельности юридического лица. Порядок его утверждения и регистрации определен законодательно. В уставе фиксируют наименование предприятия, его местонахождение и порядок управления.

Положение

Положение относится к организационным документам, устанавливающим правила организационной деятельности. Существуют типичные и индивидуальные положения. Первые утверждаются высшими административными органами, а вторые формируются на их основе. Выделяют Положение об организации и Положение о структурном подразделении. Первое относится к учредительным актам компании, второе — определяет статус ее организационных подразделений.

Регламент

Регламент — это специализированный нормативно-правовой акт, предназначенный для внутреннего применения. Он определяет порядок деятельности компании и ее руководства, коллегиального или совещательного органа. Регламент устанавливает порядок планирования работы, вынесения управленческих решений и порядок доведения их до исполнителей.

Штатное расписание

Данный внутренний акт относится к организационным документам предприятия, закрепляющим его должностной и численный состав, а также фонд заработной платы. Расписание отражает структуру компании и содержит перечень профессий и должностей ее штата. В нем прописывают общую численность работников, определяют размер оплаты труда и указывают ее составляющие.

Правила внутреннего распорядка

Правила внутреннего распорядка относятся к обязательным локальным нормативным актам учреждения. В них устанавливают правила найма и увольнения сотрудников, определяют права и обязанности коллектива и работодателя. Акт регулирует режим работы и время отдыха, назначает меры поощрения и взыскания.

Читайте также:

Учетная политика

Учетную политику разрабатывают в целях регламентирования способов и правил ведения бухгалтерского и налогового учета. Она включает методы первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и обобщения фактов бизнеса в аспекте хозяйственной деятельности. Кроме того, она позволяет достоверно оценить финансовое положение организации и движение ее финансовых потоков, измерить финансовые результаты.

Какие документы относятся к организационно – распорядительным?

К организационным документам распорядительного характера относятся все виды, регулирующие и координирующие деятельность компании. Они необходимы для реализации задач учреждения и получения максимального эффекта от бизнеса. Данная подсистема предназначена для документирования управленческих решений, направляемых от руководства к организационным подразделениям и сотрудникам. С юридической точки зрения официальные бумаги этой группы представляют собой правовые акты, содержащие юридически властные распоряжения субъектов управления. В круг их задач входит:

  • разрешение проблем и вопросов в сфере управления;
  • доведение административных решений до управляемых органов;
  • документирование административно-правовых отношений;

Приказ

Приказом считается правовой акт, издаваемый руководителем учреждения единолично в рамках его должностных полномочий и регулирующий деятельность предприятия. Он касается широкого круга лиц и обязателен для исполнения. Приказ затрагивает организационные, оперативные и кадровые вопросы деятельности компании. Его область применения ограничивается юрисдикцией учреждения, руководителем которого он подписан.

Постановление

Постановление принимается органами коллегиального управления высшей или центральной ступени административной иерархии в целях разрешения приоритетных и наиболее принципиальных задач и установления правил поведения.

Решение

Решение относится к организационно – распорядительным документам, издаваемым органами, в основе деятельности которых лежит принцип коллегиального управления (например, муниципальные административные органы, правления кооперативов, советы директоров, собрания акционеров и т.д.)

Распоряжение

Распоряжение относится к правовым актам, издаваемым лично руководителем предприятия, (филиала, подразделения или отдела). Целью его издания служит решение оперативных вопросов. В отличие от приказа, решение имеет короткий срок действия, действительно до момента исполнения, касается более узкого круга сотрудников.

Указание

Указание носит организационно-методический характер. Оно касается вопросов, связанных с процессом исполнения других организационных документов (приказов, инструкций, распоряжений и т.п.). Указание содержит предписываемые исполнителю действия, необходимые для решения вопросов информационно-методического характера.

Любой организационный документ выступает, прежде всего, носителем информации и является обязательным элементом управления любой компании, т.к. обеспечивает взаимодействие ее частей. Информация служит базой для принятия эффективных управленческих решений и является доказательством их исполнения, а также источником сведений для анализа и прогнозирования. Законодательство во многих случаях обязывает предпринимателей документировать свою деятельность. Это необходимо для укрепления законности и контроля. Понимая функции того или иной служебной бумаги можно структурировать весь информационно-документальный массив и максимально оптимизировать документооборот.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль