Виды штампов и печатей

382
Главным атрибутом организации, ее юридической подписью является печать. Она удостоверяет любую деловую бумагу и наделяет ее юридической силой. Назначение штампа более скоромное – он позволяет воспроизводить повторяющиеся записи.

Виды печатей

На сегодняшний день существует только две разновидности печати – основная и вспомогательная. Назначение оттиска Виды штампов и печатейосновной печати – удостоверять подлинность тех документов, на которых он ставится.

Законодательством установлен следующий состав информации, который должен быть на оттиске:

  • полное наименование организации на русском языке;
  • место нахождения организации;
  • дополнительно может быть указано наименование на иностранном языке или языке народов РФ.

По закону печать должна быть окружностью от 38 до 42 мм.

Для заверения справок, копий деловых бумаг, различных выписок и учетных документов может использоваться оттиск вспомогательной печати. Такие оттиски содержат также наименование организации, название отдела организации и назначение клише. Например, "Для справок", "Для счетов", "Бухгалтерия" или "Секретариат".

Виды штампов и печатей

Виды штампов

Штамп – это приспособление для получения оттисков прямоугольной формы. Назначение данных оттисков – заменять повторяющуюся рукописную надпись в типовых ситуациях для облегчения делопроизводства. По сути дела, данные клише являются формой реквизитов, придающих документу законченный вид. Они бывают разных типов.

В настоящее время многие организации для создания документов и писем используют готовые бланки со своим адресом. Они изготавливаются в типографии или при помощи офисной оргтехники. Если такого бланка нет, то для придания письму "официального" вида, а также для экономии времени, можно использовать угловой штамп. Его еще называют "адресным" по выполняемой им функции – он содержит реквизиты фирмы: название, адрес, телефон, электронный адрес, иногда – банковские реквизиты, ИНН, БИК, КПП, ОГРН и т.д.

Размер такого клише традиционно составляет 70х100 мм.

Виды штампов и печатей

Другой вид штампарегистрационный. Его назначение – оформление ответственности организации за документ. На данном оттиске содержится название компании, пустые поля для указания даты поступления бумаги и ее регистрационного номера (индекса). Обратите внимание, что на приложениях к документу оттиск не ставится.

Виды штампов и печатей

Существует ряд документов, содержание которых относится к области государственной тайны или конфиденциальной информации. Для маркировки таких бумаг используются специальные штампы ограничения доступа. Оттиск ставится в правом верхнем углу на каждой странице документа.

Виды штампов и печатей

Отдельную разновидность составляют бухгалтерские штампы:

Виды штампов и печатей

Существует отдельная категория клише, используемых для внутренних нужд предприятия, - маркировочные штампы. Их содержание, размер, форма и область применения никак не регламентированы.

Виды штампов и печатей

Справка

Важная информация

Специальным приказом руководителя назначается глава организационного отдела. Именно он несет ответственность за изготовление, учет, хранение, замену и уничтожение всех клише организации.

Отдельный приказ руководителя возлагает ответственность за использование и хранение печатей и штампов на получивших их сотрудников конкретных подразделений фирмы.

В учетном журнале производится регистрация выдачи всех видов клише.

Использование и хранение печатей и штампов

Местом хранения основной круглой печати организации является сейф руководителя организационного отдела. Если предполагается его отсутствие в течение длительного времени, то основная печать может выдаваться другим сотрудникам под расписку. Выдача под расписку также осуществляется в случае необходимости сделать оттиск в выходные дни или за пределами компании.

Все вспомогательные клише хранятся у сотрудников компании, которые их используют и отвечают за их сохранность. Местом хранения вспомогательных штампов может быть закрывающийся стол, а печати и угловой (адресный) оттиск должны хранится в сейфе с ограниченным доступом.

Читайте также:

Учет печатей и штампов

Сотрудник, который отвечает за хранение печатей, ведет соответствующий журнал. Он ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Это означает что каждый лист документа должен быть пронумерован, а сам журнал прошнурован. Обязательными атрибутами документов подобного рода является сургучная печать и подпись руководителя. Местом хранения журнала является несгораемый шкаф. Все поступающие в распоряжение фирмы оттиски первым делом регистрируются в этом Журнале.

Образец журнала учета печатей и штампов

Левая сторона разворота

п/п

Оттиск

Наименование, инициатор заказа

Дата получения от изготовителя

Предприятие –изготовитель, дата и номер сопроводительного документа

Наименование подразделения, должность и фамилия получателя 

Роспись работника в получении, дата

1

2

3

4

5

6

7

Правая сторона разворота

Дата возврата

Роспись работника

о возврате, дата

Отметка об уничтожении, номер акта и дата

Примечание

8

9

10

11

Справка

Утрата печати или штампа

Если по каким-либо причинам печать будет утеряна, нужно сразу обратиться в полицию с соответствующим заявлением. Дальнейшее развитие ситуации зависит от причин исчезновения печати. Если она была похищена в результате взлома и кражи в офисе, то работники правоохранительных органов должны будут осмотреть помещение. Если же клише было похищено вне офиса, например, из автомобиля вместе с личными вещами, то потребуется дать объяснения следователю. Это должен будет сделать тот сотрудник, который будет заявлять о хищении.

К заявлению о хищении можно приложить образец оттиска. Вы можете просто сделать копию любого старого документа, заверенного печатью. Факт предоставления копии необходимо зафиксировать. Например, в заявлении о хищении можно указать, что предоставлена копия оттиска или можно получить подпись работника полиции на сопроводительном письме, если копия была предоставлена позже, чем было подано заявление.

Почему заявление о краже нужно подать как можно раньше? Если злоумышленники попытаются воспользоваться вашим оттиском, то заявление позволит получить справку из полиции, подтверждающую кражу, и это даст возможность доказать невиновность фирмы в мошеннических операциях.

Сразу после подачи заявления в полицию, нужно сообщить о случившемся в банк. Это также помешает преступникам воспользоваться печатью для снятия ваших средств. Иногда получалось так, что именно сотрудники банка оказывали помощь в поимке злоумышленников.

Ваш следующий шаг после обнаружения факта хищения – размещение объявления о случившемся в СМИ. Это оградит вас от возможных претензий потенциальных жертв мошенников.

Штамп в электронном виде

Иногда есть необходимость добавить оттиск на страницу электронного документа. Например, для бухгалтерии на счетах, которые приходят от контрагентов в формате pdf-документов, нужно поставить стандартный оттиск. В нем обычно дается указание на дату оплаты счета. Для этого придется совершить ряд действий:

Распечатать счет на принтере

Поставить оттиск.

Заполнить поля от руки.

Отсканировать и подготовить электронный документ для отправки в бухгалтерию.

Существует еще один достаточно простой способ создания электронных копий часто используемых штампов.  Нужно отсканировать его оттиск. Разумеется он должен быть очень высокого качества. Теперь этот изображение можно вставлять в электронные документы.

Справка

Подведем итоги:

  1. Главным атрибутом организации, ее юридической подписью является печать. Она бывают основной и вспомогательной.
  2. Штамп не имеет юридической силы. Он используется для оттиска часто повторяющихся надписей и автоматизации рутинной работы.
  3. Штампы бывают угловые, регистрационные, бухгалтерские, ограничения доступа, маркировочные и другие.
  4. Учет и хранение всех печатей и штампов осуществляет глава организационного отдела.
  5. В случае хищения нужно подать заявление в полицию, сообщить в банк и дать объявление в СМИ.

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль