Акт об уничтожении документов

225
Акт о уничтожении документов и дел подтверждает, что перед утилизацией все документы прошли экспертную оценку и специальная комиссия подтвердила нецелесообразность их дальнейшего хранения.

Когда потребуется оформить акт об уничтожении документов

Хозяйственно-экономическая, организационная и социальная деятельность предприятия, его взаимодействие с сотрудниками, заказчиками, партнерами и государственными органами осуществляется на основании документов и подтверждается ими. Поэтому все эти документы должны храниться в организации. По окончании календарного года они формируются и подшиваются в дела, в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел, и передаются на архивное Акт об уничтожении документовхранение.

Естественно, разные типы документов имеют неодинаковую значимость по важности и разные сроки хранения. В настоящее время в действующее законодательство, регламентирующее архивное хранение документов, вносятся поправки, ставящие сроки хранения в зависимость от степени важности документа.

А пока что такие сроки определяются в соответствии с перечнями. Перечни могут быть типовыми, имеющими межотраслевое значение и отраслевыми — регламентами, которые используются организациями, подчиняющимися какому-то одному ведомству. Чаще всего в практике архивного хранения используется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Этот регламент был утвержден приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года.

Перечни не являются государственными правовыми актами и сроки хранения, указанные в них не являются установленными законом нормами. Поэтому на практике решение о том, как долго должен храниться тот или иной документ, принимается экспертной комиссией в индивидуальном порядке. Именно комиссия определяет, следует ли хранить деловую бумагу и дальше, либо же она будет утилизирована по специальному акту об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. В таблице представлены сроки хранения некоторых кадровых и бухгалтерских документов.

Наименование документа

Срок хранения

Номер по Перечню

Акты выдачи, уничтожения и утраты пропусков и удостоверений

1 год

779

Акты о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями

5 лет

366

Акты о выдаче (изъятии) дел, описей

3 года

251

Ведомости аттестации рабочих мест

45 лет

602

Выписки из протоколов

75 лет

671

Графики предоставления отпусков

1 год

693

Личные дела сотрудников

постоянно

656, 900

Договоры возмездного оказания услуг

5 лет

443

Докладные записки о нарушении правил трудового распорядка

1 год

774

Заявления по трудовым спорам

5 лет

584

Личные карточки

75 лет

658

Книги выдачи командировочных удостоверений

5 лет

695

Книги выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

75 лет

695

Листки нетрудоспособности

5лет

896

Номенклатуры дел

постоянно, до замены новыми

199, 200

Аналитические обзоры

постоянно, до минования надобности

513

Экспертная комиссия, работу которой курирует, как минимум, городская архивная организация, создается на предприятии по приказу руководителя. В нее, как правило, включают специалиста, ответственного за архивное хранение документов в организации, главного бухгалтера, юриста, кадровика, а также представителей структурных подразделений. Образец приказа представлен ниже.

Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Справка

Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности каждого документа, как минимум, дважды:

  1. по окончании календарного года и формировании дел;
  2. по окончании установленного ранее срока хранения.

В зависимости от установленного для них срока хранения, документы могут подразделяться на те, что хранятся временно и те, что хранятся постоянно. Документы временного хранения, после того, как истек установленный срок, еще раз оцениваются с точки зрения исторической, культурной, научной или технической ценности. Не представляющие никакой ценности деловые бумаги включаются в акт о выделении документов к уничтожению.

Обратите внимание: Согласно письму Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83, утилизация документов, срок хранения которых истек, является правом, а не обязанностью предприятия.

Принятие решения об уничтожении документов — ответственная задача, поскольку восстановить преждевременно утилизированный документ будет очень затруднительно, а то и невозможно. Поэтому процедура обязательно оформляется соответствующими актами уничтожения архивных документов, которыми подтверждается правомерность утилизации.

Читайте также:

Порядок составления акта о выделении документов к уничтожению

Порядок утилизации всех видов и форм документов, а также составления акта о уничтожении документов и дел, одинаков. Алгоритм процедуры следующий:

Комиссия проверяет документы и дела, отбирая те из них, срок хранения которых истек, а также те, что уже утратили свою практическую ценность;

По результатам экспертизы отобранных документов оформляется протокол заседания экспертной комиссии;

Заполняется акт уничтожения документов бланк, в него вносится перечень тех документов, которые были признаны утратившими значимость;

Документы и дела, внесенные в акт утилизируются, о чем составляется отдельный акт.

Унифицированной формы протокола заседания экспертной комиссии не существует. Он заполняется по образцу, утвержденному локальным нормативным актом работодателя, регламентирующему процедуры делопроизводства на предприятии. Но существует типовая форма акта о выделении документов к уничтожению, образец которой приведен в приложении №4 к «Основным правилам работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Справка

Как заполнить акт уничтожения документов бланк

В акт об уничтожении документов необходимо внести все те деловые бумаги, которые признаны утратившими практическое значение и подготовленные на утилизацию. Кроме тех документов, срок хранения которых уже истек, в акт должны быть внесены, например:

  • копии и дубликаты хранящихся в делах оригиналов;
  • поврежденные или частично утраченные документы, большая часть текстового содержания которых уже не может быть восстановлена.

Акт уничтожения документов, бланк представлен ниже.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Скачать чистый бланк >>>

Основная часть акта об уничтожении документов — это нумеруемый перечень в котором указывается заголовок уничтожаемого дела или обобщенный заголовок группы утилизируемых документов. Кроме этого, в перечне необходимо указать крайние даты, подтверждающие, что установленный для них срок хранения уже превышен и истек.  В акте также приводятся номера описей дел и их индексы в соответствии с установленной на предприятии номенклатурой. Одно из полей предназначено для указания установленного срока хранения дела или документов со ссылкой на номер статьи по тому из перечней, на основании которого этот срок был определен.

Обратите внимание: Нельзя использовать документы, выделенные к уничтожению,для повторного использования, например, для черновиков.

Акт уничтожения документов образец содержит строку «Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК». Сведения в нее вносятся только когда организация передает свои архивные документы на последующее хранение в государственный архив.

Те компании, архив которых невелик, утилизацию документов могут производить самостоятельно. Этот процесс происходит в присутствии представителей экспертной комиссии и курирующей архивной организации. О том, что документы были утилизированы в полном объеме, составляется соответствующий акт. В его текстовой части может быть, например, указано: «Документы и дела в количестве 22 (двадцати двух) единиц хранения уничтожены силами ООО «Альфа», о чем составлен акт от 15.06.2017 №154 Руководитель архива Иванова Н.Е. Иванова 15.06.2017».

Но в том случае, когда документов слишком много, их утилизацию целесообразно перепоручить специализирующемуся на этом предприятии вторсырья. Для этого случая в акте о выделении документов к уничтожению предусмотрена отдельная строка, в которую и вносятся необходимые сведения: «Документы количестве _____________ ед. хр. весом ______ кг сданы в ____________ на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______ № _______». Предприятие, принявшее документы на уничтожение, должна выдать организации копию приемо-сдаточной накладной или квитанцию, подтверждающие факт передачи документов на уничтожение.

Как долго хранится акт о уничтожении документов и дел

Акты об уничтожении документов — подтверждение того факта, что документы не были испорчены или утеряны, но были уничтожены в установленные перечнями сроки. То есть, они являются свидетельством правильной организации работы с архивными документами на предприятии.

Поэтому установленный срок хранения актов об уничтожении документов не имеет ограничений, это документ постоянного хранения. То есть, если предприятие будет ликвидировано или закрыто, руководитель должен подготовить и передать эти акты вместе с другими документами постоянного хранения в Архивный фонд РФ, представителями которого являются государственный, городской или муниципальный архивы.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль