Единая система документооборота

128
Единая система документооборота для большинства российских предприятий давно уже является объективной реальностью. Это эффективный инструмент повышения производительности труда за счет повышения прозрачности бизнес-процессов и качества управления.

Зачем нужна единая система документооборота на предприятии

Сегодня под термином «документооборот» предприятия, учреждения или органа власти однозначно понимается организация создания, обработки, исполнения и хранения документов в электронном формате. Любое предприятие, даже самое небольшое, использует компьютеры для ведения документооборота и специальное программное обеспечение, позволяющее автоматизировать все его процессы и процедуры.

Любой документ, созданный в цифровом формате, будь то текст, электронные таблицы или графика, может иметь свои атрибуты — поля значений, в которые вносятся сведения, в том числе, о:Единая система документооборота

  • наименовании документа;
  • его авторе или организации, откуда документ поступил;
  • типе документа;
  • его кратком содержании, сути;
  • дате создания;
  • входящем или исходящем регистрационном номере;
  • фамилии лица, которому документ передан на исполнение;
  • сроках исполнения документа.

Все это позволяет регистрировать такие документы в общей базе данных — основе единой системы делопроизводства и документооборота предприятия. В такой базе данных каждому документу уже в момент создания или регистрации автоматически присваивается свой уникальный идентификационный номер, по которому он может однозначно определяться. Таким образом, каждый документ может быть в любой момент найден по своему идентификационному номеру или по совокупности признаков, формируемой в виде запроса пользователя.

Внедрение единой системы документооборота на предприятии при минимальных затратах позволяет получить существенную экономическую выгоду. Прежде всего, это достигается за счет:

значительного сокращения временных затрат на создание, поиск и обработку документов, в том числе, и за счет возможности доступа к документу одновременно нескольких пользователей;

повышения степени прозрачности бизнес-процессов — все их этапы легко контролируются и, при необходимости, оперативно корректируются с целью повышения эффективности;

экономии материалов и ресурсов - бумаги, канцелярских принадлежностей, организации архивного хранения бумажной документации;

повышения исполнительской дисциплины и снижения времени на обработку документов и их исполнение за счет возможности оперативного контроля всех процессов.

В настоящее время внедряется единая государственная система документооборота, к элементам которой можно отнести и повсеместно обсуждаемый сегодня переход на электронные больничные и электронные трудовые книжки. Но вопрос автоматизации документооборота не менее важен и для каждого предприятия, вне зависимости от объемов выпускаемой им продукции и сферы его деятельности.

Единая автоматизированная система документооборота, внедренная на предприятии, позволяет осуществлять мониторинг всех процедур и процессов. И что немаловажно, влияние субъективного, человеческого фактора при этом минимизируется, что позволяет избежать множества ошибок и почти исключить вероятность неисполнения установленных сроков обработки документов. Кроме того, разграничение доступа к документам позволяет не волноваться о сохранности конфиденциальной или представляющей коммерческую ценность информации.

Читайте также:

Основной функционал единой системы электронного документооборота

Если говорить о тех локальных системах документооборота, которые могут использоваться на предприятии, можно выделить следующие их виды:

  • кадровая;
  • производственная;
  • бухгалтерская;
  • управленческая;
  • складская;
  • технологическая;
  • архивная;
  • секретная и конфиденциальная.

Единая система делопроизводства и документооборота, внедренная на предприятии, позволяет объединить все перечисленные локальные составляющие. Это позволит упростить принятие управленческих и организационных решений за счет прозрачности бизнес-процессов и видения общей картины. В то же время, возможность разграничения доступа для пользователей позволит установить те рамки, которые будут соответствовать зоне ответственности каждого из них.

Справка

К основным функциям, которые может обеспечить единая система документооборота, можно отнести:

  1. создание и распознавание любых документов в самых различных электронно-цифровых форматах, а также перевод из аналогового в цифровой вид путем сканирования документов на бумажных носителях;
     
  2. ведение регистрационных журналов, справочников, классификаторов;
     
  3. формирование аттрибутивных карточек документов в соответствии со структурой базы банных;
     
  4. поиск документов в масштабе реального времени, однозначная их идентификация по минимальному набору признаков;
     
  5. контроль исполнения и прохождения деловой документации, своевременное уведомление пользователей о сроках исполнения;
     
  6. формирование разного рода отчетности как по задаваемым пользователями критериям, так и по готовым регулярно предоставляемым формам;
     
  7. формирование и автоматическое заполнение бланков унифицированных форм, а также тех форм, которые утверждены и используются на предприятии;
     
  8. маршрутизация документации, формирование уведомлений и заданий для исполнителей;
     
  9. создание баз данных, имеющих структуру, адаптированную под потребности и особенности управленческих, производственных и организационных процессов конкретного предприятия;
     
  10. интеграция с внешними источниками информации и электронной почтой;
     
  11. создание электронного архива документов, полностью исключающее их утрату или порчу;
     
  12. информационная поддержка пользователей на любом этапе работы;
     
  13. обеспечение информационной безопасности как за счет разграничения доступа, так и за счет использования шифровальных технологий.

Но, конечно, единая система делопроизводства и документооборота, которая будет внедряться на предприятии, не обязательно должна иметь все перечисленные функции. Их выбор будет зависеть не столько от финансовых возможностей компании, сколько от ее реальных потребностей.

Какую единую автоматизированную систему документооборота выбрать

На рынке программного обеспечения встречаются предложения как от зарубежных, так и от отечественных разработчиков. Но, поскольку внутренний документооборот российских компаний имеет свои особенности, логично было бы остановить свой выбор на тех программных продуктах, которые предлагают отечественные разработчики. В таблице представлены наиболее популярные автоматизированные системы электронного документооборота, разработанные в России.

Наименование СЭД

Востребованность на рынке, %

Описание

ДЕЛО ЭОС

30

Готовый пакет автоматизации всех процессов документооборота для предприятий разного размера. Полностью адаптирована к государственным стандартам и требованиям ведения документооборота

Directum

25

В программе реализован весь спектр бизнес-задач, решаемых в процессе управленческой и производственной деятельности крупных распределенных предприятий. Обеспечивает работу с неограниченными объемами данных.

DocVision

15

Полная автоматизация управленческой деятельности, процессов делопроизводства, организации архивного хранения документов, договорного документооборота

CompanyMedia

10

Модульная система, обеспечивающая документационное обеспечение управления, в том числе, управление документооборотом, деловыми и регламентированными процессами

1С:Документооборот

9

Реализация автоматизированного управления документооборотом, универсальный программный продукт, не имеющий отраслевой специфики, но с возможностью адаптации под конкретное предприятие

БОСС Референт

5

Система ориентирована на органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, а также коммерческие компании

Ефврат

3

Решения по автоматизации бизнес-процессов и документооборота для компаний всех типов

В каждом конкретном случае вопрос о выборе единой системы документооборота должен решаться в индивидуальном порядке с учетом таких параметров, как:

простота эксплуатации, установки, настройки и обслуживания программного продукта, «дружественный» интерфейс;

стоимость и соотношение «цена/функционал»;

возможность технической поддержки обучения персонала силами компании-разработчика;

«открытость» системы для адаптации, администрирования и изменению настроек;

соответствия тем стандартам и регламентам, которые установлены для данной отрасли;

интеграция с теми информационными системами, которые уже внедрены на предприятии.

В некоторых случаях для пользователя будет важным и такой параметр, как мобильность.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль