Порядок согласования документов

907
Утвержденный порядок согласования документов в организации позволяет не только упорядочить документооборот, но и существенно повысить качество принимаемых на предприятии экономических, организационных и управленческих решений.

Согласование документа — это не только подтверждение его юридической значимости

Согласно требованиям государственных стандартов к оформлению организационно-распорядительной документации, гриф согласования относится к числу реквизитов, являющихся обязательными для некоторых формуляров документов. В том случае, когда такой гриф является обязательным, согласование документа — это подтверждение правильности оформления и, следовательно, юридической силы документа.Порядок согласования документов

Но современная практика делопроизводства считает такой подход формальным и предлагает рассматривать порядок согласования проектов документов как гарантию качества излагаемых в них технологических, организационных и управленческих решений. Ведь по сути, согласование документа, при неформальном подходе, означает, что все заинтересованные лица, чье экспертное мнение должно быть учтено при его разработке, ознакомились с ним и согласились с его положениями.

Процедура согласования документа — это подтверждение его необходимости, а также юридической, финансовой, экономической, технологической и методологической актуальности. Согласующие подписи, поставленные ответственными специалистами в своих областях, позволяют свести к минимуму принятие неверных и неграмотных решений, обеспечивают обязательность исполнения положений документа.

При этом, согласование документа — это часть делопроизводства организации, ее документооборота. Эта процедура предусматривает постоянный контроль времени исполнения и маршрута движения документа. Все это должно быть учтено в локальном регламенте, устанавливающем порядок согласования и утверждения документов в организации. Такой комплексный подход к процедуре позволит не только ускорить процесс согласования, но и обеспечит качество реализуемых решений.

Наличие локального нормативного акта, регламентирующего порядок согласования документов в организации, позволит на практике реализовать системный подход к процедуре согласования, разграничить зоны ответственности между ведущими специалистами и упростить взаимодействие между структурными подразделениями предприятия.

Формы согласования документов

Справка

Существует две формы согласования документа — это:

  1. внутреннее согласование — при котором проект разработанного документа анализируется, оценивается и редактируется специалистами — руководителями служб и подразделений. Они проверяют содержание документа на соответствие нормам оформления и закона, корректность используемых формулировок и приведенных расчетов, правильности технологических или управленческих решений;
     
  2. внешние согласование — при котором согласующие подписи на документе должны поставить должностные лица сторонних организаций, чьи интересы затрагивает документ. Это могут быть как вышестоящие, так и подчиненные организации, контролирующие органы, общественные или научно-исследовательские организации, различные комитеты.

Мы более подробно остановимся на внутренней форме согласования документов, поскольку в этом случае организации самостоятельно следует разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок согласования и утверждения документов.

Читайте также:

Зоны ответственности подразделений и порядок согласования документов в организации

Согласованию подлежат разные типы документов, имеющие разное значение — финансовое, технологическое, организационное и т. п. Поэтому важно, чтобы каждый из типов документов проверялся и анализировался теми специалистами — руководителями служб и подразделений, к зоне ответственности которых можно отнести этот документ по его содержанию. Примерная таблица, в соответствии с которой можно определить состав тех отделов и служб, с которыми необходимо будет согласовать тот или иной документ, приведена ниже:

Наименование подразделения

Какие вопросы входят в зону ответственности

Бухгалтерия

  • все операции, отражаемые в бухгалтерском учете;
  • контроль движения средств по счетам и имущества;
  • обеспечение соответствия осуществляемых организаций хозяйственных операций требованиям законодательства;
  • контроль выполнения обязательств.

Финансовый отдел

  • финансовый контроллинг и казначейское обеспечение;
  • финансирование проектов;
  • планирование и анализ предлагаемых финансовых схем.;
  • нормирование;
  • контроль расходования средств;
  • анализ и обоснование экономической эффективности.

Юридический отдел

  • контроль соблюдения требований действующего законодательства, иных отраслевых и локальных нормативных актов;
  • оценка возможных правовых рисков;
  • контроль соответствия правоспособности должностных лиц, подписывающих документы.

Служба делопроизводства

  • контроль соблюдения требований к оформлению и срокам подписания документов;
  • контроль соблюдения сроков действия доверенностей и состава делегированных полномочий;
  • контроль наличия реквизитов, установленных формулярами документов;
  • контроль стилистики и грамматики текстового содержания;
  • проверка соответствия документа действующей системе государственных стандартов.

Информационная служба

  • методы и сроки реализации предлагаемых решений, предполагающих использование IT-технологий;
  • анализ, оценка, поддержка, внедрение и обновление программного используемого обеспечения;
  • контроль использования информационных систем и ПО;
  • обеспечение информационной безопасности.

Если документ инициативный, решение о том, какие службы будут его согласовывать, принимает главный исполнитель документа и руководитель того подразделения в котором он работает. Но в любом случае, порядок согласования проектов документов должен быть определен инструкцией по делопроизводству, разработанной и утвержденной на предприятии. Когда документ подготовлен как ответ, согласовывать его нужно с теми службами, которые перечислены в резолюции руководителя. Кроме того, необходимо ориентироваться и на содержание документа, чтобы включить в список согласующих все службы, имеющие отношение к данному проекту.

Порядком согласования и утверждения документов, принятом на предприятии, может предусматриваться как последовательное проставление согласующих виз на документе, так и одновременная его рассылка для ознакомления и согласования.

Сроки согласование документа, порядок оформления согласующих подписей

Сроки согласования документов определяются в рабочих днях. Как правило, в зависимости от объема документа и сложности представленных в нем расчетов, эти сроки могут варьироваться от одного до пяти дней. Иногда, если документ имеет пометку «незамедлительно» или «срочно», его необходимо будет изучить и согласовать в течение одного рабочего дня. В среднем, для согласования одним из исполнителей достаточно двух-трех дней.

При внутренней форме согласования гриф состоит из указания наименования должности согласующего лица, его собственноручной подписи с расшифровкой и указанием даты согласования документа. Порядок оформления согласующих подписей представлен ниже.

Порядок согласования документов

Если у кого-то из должностных лиц, чья подпись должна быть в грифе согласования, есть замечания и предложения, они оформляются на  отдельном листе. При этом подпись согласования будет иметь соответствующую отметку, как показано ниже:

Порядок согласования документов
Порядок согласования проектов документов определяется локальным нормативным актом с учетом их объемов и значимости. Очередность согласования не имеет большого значения, но целесообразно, чтобы именно служба делопроизводства ставила визу согласования последней, перед тем, как документ будет направлен на утверждение. При этом нормоконтроль служба делопроизводства должна осуществлять независимо от того, для внутреннего или внешнего утверждения и согласования подготовлен проект документа.

Гриф согласования размещается в зависимости от того, останется ли подлинник документа в организации или будет передан в другое учреждение. В том случае, когда он планируется к дальнейшей отправке, согласующие визы проставляются на левом поле последнего листа копии, которая будет храниться в организации. В соответствии с порядком согласования документов в организации, если оригинал документа остается на предприятии, согласующие визы проставляются на обратной стороне последнего листа первого экземпляра оригинала документа.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль