Журнал учета печатей и штампов

107
Какую форму должен иметь журнал учета печатей и штампов организации, и как его правильно заполнять, читайте в материалах этой статьи.

На предприятии может быть только одна основная печать и любое количество вспомогательных. Вспомогательная повторяет оттиск основной и имеет дополнительную надпись с указанием отдела, в котором она будет использоваться. Например: "Бухгалтерия" или "Отдел кадров" и т.д.

Основное назначение штампов – заменять часто повторяющуюся рукописную надпись на документах, например, название организации, адрес, реквизиты и т.д. Количество штампов в организации может быть любым.

Порядок хранения печатей и штампов

Основная печать фирмы хранится в сейфе начальника организационного отдела. В случае его длительного отсутствия, она Журнал учета печатей и штамповможет выдаваться другим сотрудникам под расписку. Иногда возникает необходимость использовать оттиск в выходные дни или за пределами организации. В таких случаях он также выдается под расписку.

Все остальные вспомогательные штемпельные изделия хранятся у тех сотрудников, которые используют их в своей повседневной работе и несут ответственность за их сохранность. Вспомогательные печати могут хранится в закрывающемся столе.  Основная круглая печать, а также угловой штамп с адресами и реквизитами компании хранятся в сейфе, доступ к которому ограничен.

Форма журнала учета печатей и штампов;

Вместе с основной печатью хранится журнал учета печатей и штампов. Его ведет сотрудник, ответственный за их хранение. Правила ведения этого журнал являются общими для всех документов строгой отчетности. Что это значит?

Это означает, что для данного вида деловых бумаг обязательным является наличие нумерации на страницах, страницы должны быть прошнурованы и скреплены сургучной печатью с подписью руководителя. Регистрация всей поступившей в организацию штемпельной продукции производится сразу же после поступления.

Справка

Кто ведёт журнал учета печатей и штампов организации

В 2017 году вопрос о том, кто на предприятии должен осуществлять учет штемпельных изделий остается не регламентированным специальными нормативно-правовыми актами. Это означает, что каждая фирма может подходить к решению данного вопроса самостоятельно с учетом особенностей и традиций делопроизводства, принятых в организации. В государственных учреждениях традиционно этим вопросом занимается служба делопроизводства.

Например, во временной инструкции по делопроизводству, принятой и используемой в Федеральной регистрационной службе, есть указание на то, что процесс изготовления штемпельных изделий для нужд учреждения происходит в централизованном порядке под руководством службы по управлению делами и делопроизводства. В эту службу руководители отделов подают заявки на изготовление штемпельной изделий и их эскизы. Сотрудники службы проверяют эскизы на соответствие ГОСТу и визируют их.

Это же управление осуществляет общий учет всех имеющихся в организации штампов. Для этого заводится специальный журнал, в котором проставляются образцы оттисков.

В самих же структурных подразделениях штемпельная продукция подлежит отдельному учету и регистрации в журнале. Все клише выдаются сотрудникам под расписку. В дальнейшем они будут использовать их в своей повседневной работе и нести персональную ответственность, как за обоснованность использования, так за сохранность. Это журнал также должен быть прошит, пронумерован и опечатан. На нем должна стоять пометка "Для служебного пользования".

Читайте также:

Журнал учета печатей и штампов: образец заполнения

N п/п 

Наименование, инициатор заказа, дата поступления 

Оттиск

Наименование отдела, должность и ФИО получателя 

Роспись в получении, дата 

Результаты ежегодной проверки наличия: оттиски и дата проверки 

Продолжение 

N
п/п 

Наименование, инициатор заказа, дата поступления 

Оттиск, возвращенных для утилизации, дата возврата 

Отметка об утилизации, номер акта и дата 

Примечание 

Справка

Утрата печати или штампа

В случае утери штемпельного изделия, независимо от причины этого события, необходимо подать в правоохранительные органы заявление об утери. Если клише было похищено из офиса в результате кражи или взлома, работники полиции произведут осмотр помещения. Если клише было похищено вне офиса, например, из автомобиля, то пострадавший должен подать заявление о краже и дать объяснения следователю.

Приложение 1

Приложение 1

Образец приказа о печати предприятия

Образец приказа о печати предприятия

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль