Подпись в электронном письме

381
Подпись в электронном письме – важный элемент современной деловой коммуникации. Правильная подпись в электронном послании свидетельствует о вас как о серьезном и ответственном партнере, уважающем правила этикета и нормы делового общения. В статье расскажем, как подписать письмо электронной подписью.

Артур Дабровски, основатель маркетингового сервиса Freshmail, разработал восемь правил, помогающих сделать хорошую подпись к электронному письму:

  • Подпись не должна быть длинной, оптимально – 3-4 текстовых строки;
  • Простой текст, без сложного HTML-кода, один цвет, один шрифт;
  • Можно упомянуть о предстоящем выходе продуктов или ожидаемых событиях;
  • Ссылка на подписку в социальных сетях обязательна;
  • Подпись должна соответствовать общему корпоративному стилю фирмы;
  • Не забывайте про обязательные для любой деловой переписки данные – юридический адрес, место регистрации и т.д.
  • Удобно использовать два варианта подписи – полный и краткий. Первый используется при установлении контакта, второй – в повседневной переписке.
  • Обязательно проверьте, как будет выглядеть финальный блок послания в разных браузерах и почтовых клиентах.

Как подписать письмо электронной подписьюПодпись в электронном письме

В зависимости от задач, которые выполняет электронная коммуникация в вашей компании, финальный блок послания может быть элементом рекламной деятельности, а может – просто указывать на специализацию фирмы и сообщать дополнительную контактную информацию. В любом случае, подпись должна выглядеть профессионально. Правильное оформление данной части сообщения может оказать существенное влияние на вашу репутацию и способствовать расширению деловых контактов.

Существует довольно распространенное заблуждение, что в письме главное – это содержательная часть, а приветствие и финальный блок значения не имеют. Разумеется, это не так. Содержание послания может быть любым – от рекламной информации о предстоящих акциях и событиях до простого поздравления с круглой датой. Важно понимать, что большинство получателей вашего сообщения начнет знакомство с ним именно с подписи. Если она их не заинтересует, то шанс, что ваше послание будет прочитано, минимален.

Справка

По объему информации подписи делятся на несколько типов:

  1. простая, содержащая название фирмы, имя и фамилию автора письма;
  2. рекламная, содержащая информацию о товарах и услугах;
  3. графическая, содержащая логотип компании;
  4. информационная, содержащая подробные сведения о деятельности фирмы;
  5. слоган.

Сфера деятельности вашей фирмы, целевая аудитория сообщения и цели письма определяют выбор нужного варианта финального блока. Иногда используется сразу несколько вариантов в одном и том же сообщении.

Важно при этом соблюсти баланс и пропорции – финальный блок не должен быть длиннее самого текста послания. И вообще – старайтесь не загружать ее излишней информацией. Причин этого может быть несколько:

излишне витиеватая подпись отвлечет получателя от основной темы;

обилие разных шрифтов, цветов и графики раздражает;

информационное сообщение превращается в назойливую рекламу.

Правильная подпись в электронном письме

Для того, чтобы создать правильный финальный блок послания, нужно с самого начала грамотно настроить почтовый клиент, который в дальнейшем поможет вам автоматизировать процесс вставки в послании данного блока.

Рассмотрим процесс настройки почтового клиента на примере Gmail.com. Это один из наиболее популярных и быстрых почтовых сервисов, и его настройки во многом схожи с настройками других сервисов.

Первый этап

регистрация. Разработчик почты Gmail – компания Google, поэтому если вы уже пользуетесь одним из сервисов данной компании, то можете для авторизации на сайте использовать свои прежние данные.

Второй этап

настройка вашего почтового ящика. Обычно настроек по умолчанию (способ отображения писем и контактов, антиспам, кодировка) вполне достаточно. Кроме них, почтовый клиент позволяет настроить автоматическую вставку финального блока. К настройке этого параметра нужно подойти особенно внимательно.

Третий этап

Настройка финального блока послания схожа с редактированием текстового сообщения:

  • настройте тип и размер шрифта;
  • выберите цвет текста и его параметры (курсив, жирный, подчёркнутый).
  • можно вставить ссылку на сайт компании;
  • можно вставить графический логотип компании;
  • произведите настройку отображения списков, форматирование, отступы и т.д.
  • произведите настройку цитирования.

О последней опции нужно сказать отдельно. Цитирование – это вставка в текст письма заранее подготовленных слоганов вашей рекламной компании. Они могут вставляться в начале текста сразу после логотипа и названия фирмы, а могут - в конце, после реквизитов.

Удобная опция почтового сервиса – привязка подписи к группе адресов. Что это значит? Вы можете подготовить несколько вариантов финальных блоков сообщения и привязать каждый вариант к конкретной группе адресатов или к одному конкретному адресу. Например, для всех клиентов - вариант с рекламными ссылками и слоганами, а для всех заказчиков – вариант с реквизитами и банковскими счетами.

Естественно, что любой вариант финального блока вы всегда сможете отредактировать в настройках. Не забывайте сохранять внесенные изменения.

Читайте также:

Ссылка на сайт или страницы в социальных сетях

В шаблон финального блока послания можно вставить ссылку на ваш официальный сайт или страницу в социальных сетях. Если вы настраиваете блок для клиентов и хотите заинтересовать их разными услугами вашей компании, сделайте ссылки на отдельные страницы сайта, где эти услуги подробно описываются или реализуются.

Справка

Графический логотип

Эффектной деталью вашего послания станет размещение в нем логотипа вашей фирмы. Если у вас нет такового, можно вставить изображение здания вашей компании с вывеской или просто графически оформленного названия фирмы.

Вопрос о том, стоит или не стоит размещать изображение в послании, является спорным. Безусловно, если вы рассылаете разовые послания большому количеству потенциальных клиентов и хотите, чтобы они запомнили название вашей фирмы, то графическая вставка поможет вам в этом. С другой стороны, при ведении длительной повседневной переписки с одними и теми же клиентами, вставка лишних деталей в сообщение не уместна.

Рукописная подпись

Еще одни вариант изображения – фотография рукописного автографа вашего руководителя или автора текста. Здесь тоже необходимо сразу расставить приоритеты. Если это первое письмо потенциальному партнеру или клиенту, то такой графический элемент сделает ваше послание оригинальным и запоминающимся, но если вы будет продолжать вставлять его постоянно при последующей переписке, это перестанет быть оригинальным и будет свидетельствовать об отсутствии у вас вкуса, такта и чувства меры.

Еще один нюанс – рукописный автограф в email может угрожать безопасности данных.

Завершающий этап настройки

Остался последний и очень важный этап настройки финального блока сообщения. Нужно проверить, как он будет выглядеть в реальном письме и на разных платформах. Для этого вам нужно послать сообщение на свой собственный адрес и постараться открыть его на максимально возможном количестве устройств, браузеров и почтовых клиентов. Проверьте, как будет выглядеть финальный блок на мобильном телефоне, планшете, ноутбуке, в разных браузерах и в разных почтовых клиентах, типа Microsoft Outlook.

При обнаружении даже малейших помарок и нестыковок тщательно переделайте блок. Помните, что он будет тиражироваться во многих письмах на протяжении долгого времени.

Справка

Подпись в электронном письме: пример

Стандартная корпоративная подпись – этот вариант, который уместен во всех ситуациях и для любых писем. Как она выглядит? Сооснователь издания The Next Web Борис ван Зантен рекомендует такой вариант:

С уважением,

Борис ван Зантен

Сооснователь The Next Web, Twitter Counter и некоторых других.

Follow me on Twitter

Follow me on Facebook

Follow me on Linkedin

Перед подписью нужно поставить разделитель. Это горизонтальная линия, отделяющая подпись от основного текста письма. В принципе, это оптимальный вариант, если вы не склонны рисковать и перегружать письмо лишней информацией.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль